1. Jedna téma, jeden cieľ

Efektívna schôdza by mala mať predovšetkým jasný účel, zdôrazňuje Beáta Altansukh zo spoločnosti ČSOB. „Už z pozvánky by malo byť jasné, aká téma sa bude na stretnutí preberať. Je dôležité, aby účastníci už hneď vedeli, o čom to celé bude.“

Často pomáha usporiadať si myšlienky na papier, odporúča Zuzana Lajčiaková zo spoločnosti EY. „Majte jasno v tom, čo chcete komunikovať a nepreháňajte to s témami. Žijeme v rýchlom svete, a preto sa očakáva, že aj mítingy budú rýchle a efektívne.“

Dôležité je vopred si povedať, či pôjde o stretnutie s cieľom zdieľať informácie, vyvolať diskusiu na nejakú aktuálnu tému alebo pôjde o stretnutie, kde sa už snažíte nájsť riešenie na konkrétny problém, podotýka Zuzana Kaňuchová zo spoločnosti Profesia. Každý variant si totižto vyžaduje odlišný prístup.

„Trefné prezentácie, ktoré sú naozaj k veci s jasným výstupom, kde sa spoločne prejdú konkrétne projekty, problémy, výzvy a kde sa zároveň aj rozdelia úlohy,“ popisuje ideálny míting Mariana Turanová zo spoločnosti Target Executive Search.

2. Načo tu sedím?

Poznať program ešte pred stretnutím by mal nielen človek, ktorý poradu vyvolal a vedie, ale aj všetci účastníci stretnutia, zdôrazňuje Z. Kaňuchová. „Pokiaľ nejde o brainstormingové stretnutie, kde nechceme vopred účastníkom zadať úlohy, je dobré oznámiť, ako sa majú pripraviť a aké materiály si pozrieť pred stretnutím.“

Ak vopred účastník program nemá, môže sa stať, že príde nepripravený a až na mieste zistí, že sa ho téma porady netýka a nevie sa k nej zo svojej optiky vyjadriť.

3. Mítingy o deviatej večer

Porady, pokiaľ trvajú hodinu, dve či viac, je lepšie naplánovať na dopoludňajšie hodiny, kým sú účastníci ešte svieži a zároveň im nebude hroziť, že ak sa porada pretiahne, nebudú stíhať svoje mimopracovné aktivity, odporúča ďalej Z. Kaňuchová.

Okrem pravidelných a časovo náročných mítingov podľa M. Turanovej sa vcelku osvedčujú aj „ad hoc mítingy“, krátke 10- až 15-minútové sedenia ku konkrétnej veci, ktorá vznikne a ktorú treba riešiť okamžite.

Prezieraví organizátori mítingov dbajú aj na rozvrh kolegov a pracovný harmonogram všetkých zúčastnených. Bohužiaľ, ľudia nedokážu cestovať v čase ani paralelnými vesmírmi a zúčastniť sa tak dvoch rozdielnych mítingov v rovnakom čase je dosť komplikované. „Naplánovať míting na termín, ktorý koliduje s iným dôležitým stretnutím, je strata času,“ dodáva Z. Lajčiaková.

Ako ďalej dodáva, dohodnúť stretnutie na hodinu, kedy naša schopnosť sústrediť sa klesá, nemusí mať pridanú hodnotu ani pre jednu zo zúčastnených strán. „Na čom však vždy trvajte je príchod načas. Pokiaľ začnete stretnutie načas, máte istý predpoklad, že skončíte podľa plánu.“

Je možné, že niektorí účastníci môžu meškať, najmä z dôvodu pri presunoch z miesta na miesto, vysvetľuje B. Altansukh. „Preto treba zvážiť aj lokalitu porady, aby bolo miesto dostupné pre všetkých zúčastnených.“

4. Kombinácia oblekov a vakov je divná

Miesto mítingu by malo byť prispôsobené okolnostiam. „Vždy je vhodnejšie mať väčšiu miestnosť s presvetleným priestorom,“ vysvetľuje Z. Kaňuchová. „Ak ide o formálnu spoločnosť, kde sa bude pracovať s počítačmi, účastníci budú formálne oblečení, pravdepodobne pre nich nebude pohodlné sedieť na tulivakoch.“

Ak pôjde o menej formálnu spoločnosť, kde sa budú môcť účastníci zapájať, vymýšľať nové nápady, pravdepodobne budú uvoľnenejší, ak nebudú musieť sedieť za stolom v zasadačke, vysvetľuje ďalej.

Ak idete na míting, na ktorom budú všetci v obleku, bolo by nevhodné prísť v texaskách a teniskách, dodáva pre istotu Z. Lajčiaková.

5. Keď USB-klúč leží doma na stole

Pred stretnutím je dobré pripraviť a skontrolovať potrebnú techniku, takisto všetky pomôcky na znázorňovanie alebo zapisovanie poznámok a informácií počas stretnutia, odporúča Z. Kaňuchová.

„Efektívna je vizualizácia bodov, ktoré sa preberajú napríklad na projektore, aby sa účastníci zbytočne nevracali k už uzavretým prediskutovaným témam,“ súhlasí B. Altansukh.

Keď už sme nútení používať techniku a prezentáciu, pre stopercentnú istotu a dobrý pocit na duši je rozumné uistiť sa o funkčnosti a prístupnosti všetkých prvkov, aby to nakoniec neskončilo improvizačným fiaskom.

Nezabudol som si prezentáciu doma? Mám vôbec k dispozícii notebook? Funguje projektor? Nemusím úvodných 20 minút z mítingu stráviť sťahovaním a inštaláciou najnovšieho PowerPointu?

Na ďalšej strane: Uspávači hadov, Candy Crush a prázdne frázy bez zmyslu