Nedostatok kvalifikovaných zamestnancov firmy donútil začať sa zaujímať nielen o spokojnosť svojich zamestnancov, ale aj o efektivitu náborových procesov či dôvody odchodu pracovníkov. Michal Musil, ktorý sa získavaniu spätnej väzby od zamestnancov venuje v rámci digitálneho produktu Arnold, vysvetľuje, že časom tradičných prieskumov odzvonilo. Namiesto toho by firmy mali využiť moderné nástroje, ktoré dokážu celý proces zefektívniť a zamestnancov viac rozhovoriť.
Prečo ste sa pustili do tvorby komunikačného robota, teda četbota Arnolda?
Pred štyrmi rokmi sme v rámci LMC, sesterskej spoločnosti Profesie, hľadali priestor pre ďalší nenáborový produkt. Počas tohto procesu sme sa rozprávali s personalistami v Česku aj v zahraničí a pýtali sme sa na to, aký nástroj im pri riadení ľudí najviac chýba. Jednou z často opakovaných oblastí bola spätná väzba od zamestnancov, ktorá je vzhľadom na súťaživosť na trhu práce čoraz dôležitejšia. Manažéri a personalisti ju totiž využívajú nielen pri hodnotení spokojnosti zamestnancov, ale aj pri budovaní firemnej kultúry či mapovaní dôvodov ich odchodu.
Firmy predsa od zamestnancov požadujú vypĺňanie dotazníkov.
Väčšinou však ide o veľké zamestnanecké prieskumy, ktoré prebiehajú tak, že zamestnancovi príde raz za rok povedzme 50 otázok. Ich vyplnenie trvá často aj pol hodiny, a to aj v prípade, že ide o online verziu. Aj personalisti považujú tento spôsob za nutné zlo, pretože sa im so získanými údajmi zle pracuje a výsledky nemajú praktický efekt.
A Arnold tieto nedostatky odstraňuje?
Áno. Už pri jeho vývoji sme chceli, aby nezisťoval spätnú väzbu iba raz za rok. Ak sa ľudí pýtate na témy z oblasti spokojnosti a rozvoja, môže sa stať, že od nich dostanete spätnú väzbu založenú na pocitoch z aktuálnych udalostí. Napríklad môžu celý rok hodnotiť negatívne len preto, že sa im v posledných troch mesiacoch stalo v práci niečo negatívne. Z tohto dôvodu sme chceli, aby firmy mohli pracovať so spätnou väzbou kontinuálne, napríklad raz za dva-tri mesiace, a mohli tak sledovať témy, ktoré ich zaujímajú. Okrem spokojnosti môžu hodnotiť napríklad zážitok kandidáta počas náborového a takzvaného preboardingového procesu alebo nováčikov či čokoľvek iné, čo ich v danom období zaujíma.
V čom sa ešte Arnold líši od klasických prieskumov?
Je časovo nenáročný, pretože trvá maximálne päť minút a obsahuje aj prvky takzvanej gamifikácie, ktorá zvyšuje záujem zamestnancov prostredníctvom prvkov herných nástrojov. Takisto nejde o klasický dotazník, ale o četbot, ktorý zabezpečuje vyššiu návratnosť údajov a dokáže reagovať na odpovede. Napríklad ak niekto uvedie, že nie je spokojný, empaticky reaguje a opýta sa ho, čo ho v práci trápi.
Takže to vyzerá, akoby ste sa rozprávali s kamarátom?
Presne tak. Ľudia dokážu byť vďaka tomu otvorenejší, pretože zber dát nevyzerá ako nejaké chladné vypĺňanie údajov u lekára. Výsledkom je 70-percentná návratnosť údajov, ktorá je kľúčovým parametrom prieskumu. Ak napríklad máte návratnosť len 30 percent, máte údaje len o tretine ľudí v spoločnosti a je ťažké stavať na dátach rozhodnutia.
Čo všetko dokáže Arnold o ľuďoch zmapovať?
V podstate všetky dôležité momenty v ich pracovnom živote, napríklad skúsenosti s výberovým procesom, s adaptáciou vo firme a dokáže zachytiť aj spokojnosť nováčikov. Dokáže realizovať krátke prieskumy v oblasti firemnej kultúry, rozvoja, spokojnosti a zistiť, prečo ľudia z firmy odchádzajú. V Arnoldovi máme k dispozícii viacero dopredu pripravených tém prieskumov k týmto oblastiam, ktoré sme vytvárali v spolupráci s tímom sociológov, psychológov a personalistov. Zároveň je ich možné s naším metodologickým tímom upraviť alebo vytvoriť vlastné, čo klienti často využívajú, aby si tému prispôsobili pre potreby svojej organizácie.
Neobťažuje predsa len ľudí ďalšia aplikácia v telefóne?
Nechceme, aby si zamestnanci inštalovali ďalšiu aplikáciu. Ľudom príde pozvánka e-mailom alebo v textovej správe. Potom stačí, aby klikli na poslaný link, a v zariadení sa im Arnold spustí vo webovom prehliadači. SMS kanál nám dobre funguje tam, kde ľudia nemajú firemný e-mail, ako sú predajne, sklad alebo výroba. Napríklad v jednej logistickej firme máme u skladníkov návratnosť 85 percent.
Ako vyzerá spolupráca s Arnoldom na strane firiem, respektíve personalistov?
Celým procesom ich sprevádza manažér, ktorý je na to vyhradený a ktorý najprv v rámci konzultácie zistí, čo tie firmy potrebujú. Na základe toho im potom pomôže vybrať témy, ktorým sa bude Arnold venovať. Chceme totiž, aby spätná väzba, ktorú získa, nadväzovala na reálne potreby firmy. Potom tento nástroj predstavíme jej manažérom, keďže ide o ľudí, ktorí uvedú tieto zamestnanecké prieskumy do tímu a zároveň pracujú s jeho výsledkami. Preto je dôležité, aby vedeli, v čom je pre nich Arnold prínosom, a dostali odpovede na všetky svoje otázky. Následne realizujeme kampaň v samotnej firme medzi zamestnancami.
Spätná väzba od zamestnancov je vzhľadom na súťaživosť na trhu práce čoraz dôležitejšia.
Takže keď im príde link, vedia, že nejde o spam alebo podvod.
Máme k tomu pripravený marketingový materiál, aby ľudia vedeli, o čo ide. Napríklad im posielame e-maily, poskytujeme firme informačné plagáty. Zároveň môžu kedykoľvek kontaktovať tím Arnolda a potvrdiť si tak, že ide o e-mail priamo od nich, alebo sa s dodatočnými otázkami obrátiť na svojich manažérov.
A tým sa to končí?
Posledným krokom pre firmu je nahrať do Arnolda zoznam zamestnancov. Potrebujeme pritom iba meno a e-mail, respektíve telefónne číslo zamestnanca. Následne informácie nahráme a firmy môžu prostredníctvom pár klikov realizovať prieskumy a čerpať informácie, ktoré sa automaticky spracovávajú do prehľadných reportov pre všetkých, ktorí ich potrebujú.
Aké prínosy môžu firmy pri využívaní vášho četbota ešte čakať?
Zamestnanecký prieskum je časovo veľmi efektívny, čo spoločnostiam umožňuje získať štruktúrované dáta v pomerne krátkom čase. Ukázalo sa to napríklad počas pandémie, keď firmy potrebovali bleskovo zistiť, ako títo ľudia zvládajú prácu z domu. Vďaka tejto forme prieskumu mali reálne informácie už v priebehu týždňa a mohli tak na situáciu rýchlo reagovať. Efektívne to môže byť aj pre firmy, ktoré chcú pravidelne sledovať vo firme nejaké parametre, napríklad spokojnosť ľudí, NPS (mieru lojality zamestnancov), úspešnosť adaptačného procesu a podobne.
Zverujú sa vám klienti aj so svojimi obavami?
Samozrejme. V prvom rade sa obávajú, že im to ľudia nebudú vôbec vyplňovať. V takom prípade riešime kroky, ktoré treba podniknúť, aby bola návratnosť čo najvyššia. Druhou najčastejšou obavou je to, či zamestnanci budú odpovedať úprimne. Vtedy riešime, ako nastaviť anonymitu. Zamestnanci si potom môžu vybrať, či chcú odpovede uviesť pod svojím menom alebo nie. A treťou obavou býva nedostatok času. Firmy si musia nájsť priestor na to, aby so získanými údajmi mohli pracovať. Preto poskytujeme konzultácie aj v tejto oblasti.
Kto s týmito výstupmi najčastejšie pracuje?
Veľa zamestnaneckých prieskumov je nastavených tak, že výsledky dostáva iba personalista. Tu by som chcel upozorniť, že Arnold takto nefunguje. Poskytuje súhrnný report jednak personalistom, ktorí riešia celofiremné témy, a jednak manažérom, ktorí vidia len výsledky svojho tímu alebo divízie a riešia problémy na úrovni tímov a jednotlivcov.
Ako je to s ochranou osobných údajov?
Bezpečnosť dát je pre nás veľmi dôležitá. Všetky informácie uložené v Arnoldovi sú v súlade s GDPR a zabezpečené. Robíme aj pravidelne penetračné testy treťou stranou. Tu by som však chcel dodať, že podľa platnej legislatívy má zamestnávateľ legitímny záujem zbierať od zamestnancov spätnú väzbu. Preto sa tam nerieši získanie súhlasu od zamestnancov. Občas však k tomu dochádza, ak ide o súkromné kontaktné údaje, pretože zamestnanec nemá pracovný e-mail alebo telefón a je potrebné získať súhlas s využitím súkromného kanála pre zamestnanecké prieskumy. Klientom s tým pomáhame a proces súhlasu môžeme aj digitalizovať.
Existujú firmy, pre ktoré sa Arnold predsa len hodí viac?
Väčší zmysel v používaní tohto nástroja vidíme pri firmách, ktoré majú 50 a viac zamestnancov. Personalisti v menších firmách dokážu spätnú väzbu získať napríklad formou osobných stretnutí. Pri väčšom počte zamestnancov však na získavanie spätnej väzby potrebujú určitý nástroj. Našimi klientmi sú takisto firmy, ktoré si uvedomujú potrebu spätnej väzby zamestnancov pri budovaní firemnej kultúry, znížení fluktuácie zamestnancov a chcú, aby ich pracovníci boli naozaj spokojní. Rovnako ide o organizácie, ktoré prechádzajú zmenou týkajúcou sa zamestnancov, napríklad firma zavádza novú organizačnú štruktúru alebo sa sťahuje.
Ako váš četbot doteraz firmám pomohol?
Narážame na situácie, keď Arnold pomohol objaviť témy, ktorými ľudia žijú a ktoré riešia. Ide napríklad o strach o prácu či plány zamestnancov firmu opustiť. Mali sme aj klientov, ktorí pri témach spokojnosti a lojality odhalili takzvaných ľudí v ohrození, teda tých, ktorí chceli odísť. Vďaka Arnoldovi sa to podarilo včas vyriešiť. Zároveň sa mu podarilo zdokonaliť proces takzvaného onboardingu počas prvých týždňov zamestnanca vo firme, zlepšil komunikáciu zo strany manažéra, doladil náborový proces alebo odhalil reakcie zamestnancov na zmeny vo firme.
- Arnold
Arnold je od roku 2023 na Slovensku aj v rámci spoločnosti Profesia, ako aj v Česku v rámci LMC, spoločníkom na celej ceste zamestnanca. Zmapuje zážitky uchádzačov, nováčikov a pomôže s adaptačným obdobím zamestnancov. Následne priebežne overuje ich spokojnosť a potreby, pričom v prípade výpovede zisťuje dôvody ich odchodu. Výsledky rozhovorov spracováva do prehľadných reportov. Vyskúšajte si Arnolda zadarmo v rámci spoločnosti alebo tímu na www.arnold-robot.com/sk/
Arnold upozorňuje na ľudí vyžadujúcich pozornosť?
Narážame na situácie, v ktorých Arnold pomohol objaviť témy, ktorými ľudia žijú a riešia ich. V jednej logistickej firme cez Arnolda zistili, že v jednom tíme majú ľudia strach o prácu kvôli brexitu. HR vyriešilo situáciu rýchlo presnou komunikáciou, čo zamestnancov upokojilo. V jednej banke zase zistili, že ľuďom naprieč divíziami chýba lepšia predstava o vízii a stratégii banky z úst vedenia. Na základe toho usporiadali pravidelné stretnutia, kedy rada hovorí so zamestnancami a oboznamuje ich so strategickými plánmi a víziami.
Ukazuje aj slabšie miesta v náborovom alebo adaptačnom procese?
Áno, napríklad u jedného klienta v retaile pomohol zlepšiť náborový proces, pretože vďaka sťažnostiam uchádzačov odhalil pomalú komunikáciu zo strany personalistu ako aj veľké množstvo úloh. U iného klienta zase poukázal na horšie skúsenosti zamestnancov počas prvého dňa v práci alebo sa mu podarilo upozorniť na klesajúcu spokojnosť nových zamestnancov.
Rastie počet firiem, ktoré si uvedomujú dôležitosť spokojnosti svojich zamestnancov?
Určite áno. Keď som sa o týchto témach rozprával pred desiatimi rokmi s firmami v Česku a na Slovensku, tak som pozoroval menší počet podnikateľov a manažérov, ktorí by to vnímali ako dôležitú tému. Dnes už väčšina z nich ľudí vníma ako jeden z nevyhnutných atribútov úspešného biznisu.
Firmy môžu prostredníctvom pár klikov realizovať prieskumy a čerpať informácie, ktoré sa automaticky spracovávajú do prehľadných reportov.
Plánujete ešte rozšíriť nástroje Arnolda?
Klienti si budú môcť rýchlejšie a jednoduchšie sami vytvoriť metodologicky kvalitný zamestnanecký prieskum a obratom ho spustiť. Medzi nové funkcionality patrí aj analýza kľúčových slov. Pomocou umelej inteligencie pomáha efektívnejšie spracovávať informácie z odpovedí na otvorené otázky, ktoré poskytujú viac užitočnejších informácií, avšak ich klasické spracovávanie bolo doteraz časovo náročné. Odstraňuje to algoritmus kľúčových slov, ktorý umožňuje efektívne prechádzanie jednotlivých komentárov. V budúcnosti by sme radi využili Arnolda v oblasti hodnotiacich pohovorov.
Máte na mysli hodnotenie zamestnanca počas pracovného pomeru?
Presne tak. V súčasnosti ide o pomerne náročné a drahé nástroje, pričom hodnotenie často prebieha len medzi zamestnancom a jeho manažérom. Nás by zaujímalo takzvané 180 alebo 360 stupňové hodnotenie, v rámci ktorého by zamestnanec dostal spätnú väzbu nielen od svojho nadriadeného, ale napríklad aj od kolegov a zákazníkov. Tak isto by sme našim klientom chceli dať možnosť porovnať svoje výsledky medzi sebou, respektíve so situáciou na trhu.
- Michal Musil
- Desať rokov sa ako konzultant podieľal na projektoch v rámci štrukturálnej zmeny firemnej kultúry, tvorby hodnoty a posilnenia zmyslu práce v organizáciách. Aktuálne spolupracuje so spoločnosťou LMC a Profesia na medzinárodnom produkte Arnold, kde pomáha s obchodom a implementáciou produktu v oblasti novej generácie zamestnaneckých prieskumov do väčších organizácií v Česku a zahraničí.
