Vari ani nemožno spočítať, koľko má človek každý týždeň pracovných stretnutí, ktoré by sa dali nahradiť e-mailami. Nový výskum od spoločnosti Microsoft ukazuje, ako od čias pandémie extrémne narástla online komunikácia prostredníctvom platformy Teams.
Podľa výsledkov, ktoré zverejnil portál cnbc.com, sa od februára 2020 ľudia v práci zúčastňujú trikrát viac schôdzí a hovorov cez Microsoft Teams týždenne, čo predstavuje neuveriteľný nárast o 192 percent. Notorickí používatelia tohto nástroja tak na online stretnutiach strávia takmer osem hodín týždenne.
Práca na diaľku počas pandémie odobrala z príležitostí na spontánne stretnutia v kancelárii. Teraz, o tri roky neskôr, spoločnosti hľadajú spôsoby, ako zefektívniť osobné aj virtuálne stretnutia. Generálna manažérka Microsoftu 365 Colette Stallbaumerová hovorí, že stretnutia vo svojej podstate nie sú problémom, ak plnia základné očakávania, akými sú brainstorming nových nápadov, informovanie zamestnancov o dôležitých udalostiach v spoločnosti alebo ich zapojenie do rozhodovania.
Keď sú však stretnutia zdĺhavé, zle vedené a nemajú jasný účel, stávajú sa pre zamestnancov a ich manažérov zdrojom stresu. Podľa prieskumu spoločnosti Microsoft medzi 31-tisíc pracovníkmi na celom svete, ktorý sa uskutočnil medzi februárom a marcom 2023, sú neefektívne schôdze na pracovisku najdôležitejším dôvodom rozptyľovania, tlmiacim produktivitu.
Existujú alternatívne spôsoby
Takmer dvaja z troch ľudí, bez ohľadu na to, či pracujú na diaľku, prezenčne alebo v oboch formách, tvrdia, že pre stretnutia a hromadenie e-mailov nemajú na svoju prácu čas ani energiu, uvádza Microsoft. Cítia sa pod tlakom byť neustále online.
Pracovníci rôznych firiem odpovedali, že ich hlavnou motiváciou pre účasť na stretnutiach je získavanie dôležitých informácií, ktoré im môžu pomôcť podávať v práci lepšie výkony. Ďalej to bolo získavanie a poskytovanie spätnej väzby ľuďom, s ktorými pracujú. Napriek tomu viac ako polovica ľudí (58 percent) tvrdí, že je ťažké brainstormovať na virtuálnom stretnutí alebo pochopiť podstatu problému, ak sa k stretnutiu pripojíte neskoro (57 percent).
Aby boli stretnutia efektívnejšie, C. Stallbaumerová nabáda spoločnosti, aby využívali alternatívne spôsoby komunikácie, ako sú nahrávanie schôdzok, asistenti plánovania, okamžité správy či prepisy pomocou AI.
Zrušili väčšinu stretnutí
Niektoré organizácie si dokážu predstaviť budúcnosť bez stretnutí. Softvérová spoločnosť TechSmith bez nich v júli 2022 prežila celý mesiac. Zamestnanci firmy, ktorí v tom čase všetci pracovali z domu, hlásili 15-percentný nárast produktivity. Až 85 percent z nich uviedlo, že by zvážili nahradenie budúcich stretnutí asynchrónnou komunikáciou.
Mesiac trvajúci experiment viedol k trvalým zmenám, čo potvrdila generálna riaditeľka TechSmith Wendy Hamiltonová. Čoraz viac tímov ruší online stretnutia v prospech asynchrónnych aktualizácií, ako je napríklad distribúcia vopred nahraných prezentácií v Powerpointe. „Keď sa stretnutia zbytočne naťahujú, nikto neverí, že sú dôležité,“ povedala W. Hamiltonová. „Teraz ich ľudia berú oveľa vážnejšie.“
Ďalšie dôležité správy
