Expertka na GDPR: Firmy bežne sledujú zamestnancov na sociálnych sieťach

V rozhovore sa dočítate:

- že firmy využívajú softvér, ktorý automaticky preveruje údaje o uchádzačoch o prácu na sociálnych sieťach,

- prečo súhlas zamestnanca nestačí na monitorovanie jeho dochádzky biometrickým systémom,

- že zamestnávateľ musí mať legitímny dôvod na spracovávanie pohybu svojich zamestnancov na internete,

- že najviac podaní na Úrad na ochranu osobných údajov tvoria susedské spory o nasadenie kamery na dom

Aká je aktuálna situácia medzi firmami v ochrane dát zamestnancov?

Väčší zamestnávatelia si dobre uvedomujú, že kontrola zamestnancov je právne regulovaná a pristupujú k nej zodpovedne. U menších firiem podľa mojich skúseností zväčša absentuje poznanie toho, čo môžu a čo nemôžu robiť. Zatiaľ sa mi nestalo, že by som u klienta nemusela riešiť vôbec nič, pretože má všetko v poriadku. Mala som len jediný prípad, keď sa zamestnávateľ vzdal akejkoľvek kontrolnej činnosti nad zamestnancami.

Softvér dnes dokáže z rôznych údajov o zamestnancovi vyhodnotiť aj to, či zvažuje odchod z firmy. Čím firmy odôvodňujú sledovanie zamestnancov?

Zákonným dôvodom spracovania dát o zamestnancoch je zväčša Zákonník práce. Umožňuje zamestnávateľovi zaviesť kontrolný mechanizmus, napríklad monitorovaním e-mailovej schránky, nahrávaním rozhovorov s cieľom kontrolovať dodržiavanie zavedených pravidiel alebo monitorovaním kamerami.

Mnohí zamestnávatelia si však neuvedomujú, že prediktívne modely nespadajú do kontrolného mechanizmu. Napriek tomu súvisiace dáta o zamestnancoch zbierať chcú. V takom prípade musia zabezpečiť zosúladenie s právnymi predpismi a identifikovať účely, pre ktoré chcú spracúvať osobné údaje.

Kontrolný mechanizmus a z neho plynúce dáta nie je možné použiť pre potreby prediktívnych modelov bez vopred stanoveného ďalšieho účelu len preto, že zamestnanci už sú aj tak monitorovaní.

Prečo?

Ide o odlišné účely spracúvania. Softvér, ktorý mapuje napríklad spokojnosť zamestnanca s pracoviskom, náchylnosť odísť z firmy alebo jeho produktivitu, vyhodnocuje osobné aspekty fyzickej osoby.

Výsledkom hodnotenia týchto údajov môže byť štatistický údaj užitočný pre lepšie pochopenie chodu firmy, ale aj rozhodnutie voči konkrétnemu zamestnancovi, ktoré zamestnávateľ urobí na základe výsledkov analýzy softvéru. Ak môže mať také rozhodnutie pre zamestnanca právny alebo obdobne závažný dôsledok...

Napríklad dostane výpoveď?

Áno, napríklad ak môže takto dostať výpoveď, pretože algoritmus vypočíta jeho slabú výkonnosť alebo názory v rozpore s kultúrou firmy, vtedy už má zamestnávateľ podľa GDPR povinnosť vykonať takzvané posúdenie vplyvu na ochranu údajov. Teda musí prijať celý rámec opatrení, aby obhájil, že je pre neho nevyhnutné také spracovanie dát vykonávať.

Na konci musí zamestnávateľ vedieť zodpovedne povedať – môj firemný záujem prevažuje nad právami zamestnancov, o ktorých tie osobné údaje spracúvam, zásah do práv zamestnancov je vo vzťahu k stanovenému cieľu primeraný a požadovaný cieľ neviem dosiahnuť menej