HR manažérka radí: Tri veci, ktoré by ste nikdy nemali uvádzať v pracovnom e-maile

Odhaľovanie osobných údajov alebo zbytočných detailov v e-maile môže mať nežiaduce následky, najmä ak ide o firemnú komunikáciu. Skúsená HR profesionálka Jackie Cuevasová na portáli Business Insider prezradila tri zásady, ktoré pomôžu vyhnúť sa bežným chybám.

1. Osobné informácie treba utajiť

Nikdy neuvádzajte osobné údaje, ako je vaše rodné číslo, číslo kreditnej karty či bankové informácie. Ak napríklad kupujete obed pre seba a kolegu, neposielajte mu číslo kreditnej karty e-mailom.

Internet nie je vždy bezpečný; dáta môžu byť zneužité. Chráňte sa pred phishingovými e-mailami a vyhýbajte sa otváraniu neznámych príloh či klikaniu na podozrivé odkazy. Slabé WiFi pripojenie môže zvýšiť riziko hackerského útoku. Citlivé informácie zdieľajte prostredníctvom zabezpečených firemných platforiem.

2. Kľúčové slová, ktoré môžu spôsobiť vyšetrovanie

Buďte opatrní pri používaní slov ako „šikana“, „obťažovanie“ a aj pri nadávkach. Tieto výrazy môžu spustiť hlbšie vyšetrovanie zo strany HR. V niektorých prípadoch môže ich použitie viesť k vážnym dôsledkom, ako je napomenutie alebo dokonca ukončenie pracovného pomeru.

Predtým, ako použijete takéto slová, zamyslite sa, či problém nevyriešite priamo s kolegom alebo s nadriadeným. Ak ide o závažný problém, môže byť vhodné kontaktovať HR, ale urobte to s rozvahou.

3. Informácie, ktoré nechcete, aby videla vaša firma

Je ľahké urobiť chybu a kliknúť na „odpovedať všetkým“ namiesto odpovede jednému adresátovi alebo napísať správu na čete bez uvedomenia si, že ju vidia všetci účastníci.

Majte na pamäti, že firma má prístup k vašim e-mailom, správam na čete či na Slacku. Nejde o to, že by vás chceli priamo kontrolovať, ale ak potrebujú prístup k určitému dokumentu, môžu naraziť aj na iné informácie, ktoré ste nezamýšľali zdieľať.

Ak píšete niečo nevhodné, ako napríklad komentár na adresu kolegu, môže to byť zachytené a potenciálne využité v internom vyšetrovaní. Dokonca aj keď e-mail zmažete, príjemca ho môže stále mať, a niektoré firmy dokážu obnoviť vymazané správy z archívov. Ak nechcete, aby vaša firma videla určitý obsah, je najlepšie ho vôbec nezdieľať online alebo udržať komunikáciu na profesionálnej úrovni.

Ďalšie dôležité správy