Leniví zamestnanci majú oproti usilovným jednu výhodu. Všimol si ju aj miliardár Bill Gates

Podľa prieskumu amerického pracovného portálu Zippia nemajú viac ako štyri pätiny ľudí žiadny systém, podľa ktorého by si manažovali svoj čas. Zväčša sa spoliehajú na jednoduchý zoznam úloh, ale niektorí v tomto smere nerobia vôbec nič. Iba 18 percent ľudí pristupuje podľa tohto prieskumu k organizácii času zodpovednejšie a systémovo.

Neznamená to však, že každý jeden z vyše 80 percent ľudí je zároveň časovo neefektívny. Pokiaľ ich spontánnosť funguje, dodržiavajú termíny, majú čas na seba a rodinu, je všetko v poriadku. Horšie je to v prípade, keď sa absencia pokročilejšieho time manažmentu prejavuje životnou nepohodou či stresom.

Prieskumov zameraných na time manažment sa už robilo viac a výsledky každého z nich ovplyvňovali konkrétne faktory. Preto je ťažké povedať, či je dnes neschopnosť riadiť si čas rozšírenejšia ako v minulosti. Pravdou však je, že možností, ako tráviť čas a čomu sa venovať stále pribúda. „Disponujeme nekonečným množstvom možností a záväzkov a preto je správne rozdelenie času kľúčové. Dennodenne nám do kontextu dňa vstupuje mnoho faktorov, ktoré vo veľkej miere prispievajú k tomu, že svoj čas nemáme pod kontrolou,“ hovorí Karin Vargová Ursínyová, senior manažérka pre oblasť sociálneho začlenenia a zamestnanosti centra Space.

Podľa prieskumu spoločnosti Asurion si priemerný človek skontroluje displej mobilného telefónu 96-krát denne. Vplyv technológií na súkromný i pracovný čas sa pritom môže prejaviť dvojako – technológie môžu viesť k väčšej a systematickej kontrole času, ale môžu mať zároveň aj opačný efekt. K tomu sú ľudia akosi náchylnejší.

Nie herec, ale režisér

Kariérová poradkyňa a lektorka celoživotného vzdelávania Zuzana Záhradníková poukazuje na to, že ak si človek plánuje svoje úlohy v čase, ešte to neznamená, že jeho time manažment funguje. „Veľa ľudí si aj niečo naplánuje, následne to však nedodrží,“ upozorňuje. Časový manažment si totiž okrem poznania úloh vyžaduje aj reálny časový odhad ich plnenia.

Niektorí ľudia si čas neplánujú vôbec a mnohí z nich sú s tým spokojní. Ak by neboli, usilovali by sa aspoň o základné plánovanie v podobe jednoduchého zoznamu povinností. „Často sa ich pýtam či chcú byť režisérom alebo hercom svojho života. Lebo režisér je ten, čo drží opraty času pevne v rukách. Herec sa necháva unášať scenárom a robí to, čo mu kto povie, pričom svoj čas nemá pod kontrolou,“ približuje Z. Záhradníková.

Stopercentným režisérom však nikdy nikto nebude. Myslieť si, že si človek dokáže naplánovať sto percent svojho času, je kontraproduktívne. Odporúča sa totiž naplánovať si maximálne 60 percent času. Zvyšných 40 percent má byť rezervou pre nečakané situácie, rozhovory a kreatívne myslenie.

Nie je to vrodené

Schopnosť alebo neschopnosť organizovať si čas a plnenie úloh sa zväčša prejavuje v pracovnej aj súkromnej oblasti. Málokedy je niekto dobrý v koordinácii pracovného života a slabý v organizovaní toho rodinného či osobného. Nezvládnutá rovnováha medzi súkromným a pracovným životom je pritom jedným z prejavov neefektívneho time manažmentu. K ďalším prejavom patrí prokrastinácia, nedodržiavanie dohodnutých termínov, slabá produktivita práce, pracovný stres či zlá komunikácia. Človek si pritom neraz musí sám pre seba rozanalyzovať svoj spôsob práce a zvládanie úloh. Je to v podstate prvý krok k tomu, aby si vo svojom čase urobil poriadok.

„Schopnosť mať dobre vyvinutý časový manažment nepovažujeme za vrodenú. Je to zoskupenie zručností, vedomostí a návykov, ktoré si počas života osvojíme a zdokonaľujeme,“ vysvetľuje K. Vargová Ursínyová. Isté predispozície človek mať môže a potom to pre neho môže byť o niečo ľahšie, avšak väčšina ľudí musí na tejto schopnosti cieľavedome pracovať. Prístup k rozvíjaniu schopnosti time manažmentu by pritom mal byť individuálny. Osobnosť človeka a jeho silné a slabé stránky môžu vo veľkej miere ovplyvniť jeho postoj k plánovaniu a organizovaniu času, pripomína odborníčka.

Nepriateľom time manažmentu sú takzvaní zlodeji času. Okrem médií to môžu byť kolegovia či rodinní príslušníci, voči ktorým má človek slabosť. Často je tam citová nadviazanosť, ktorá bráni blízkych odmietnuť. Súrodenec môže žiadať, aby ste za neho vybavili lekáreň, kolega vás môže lákať na kávu či obed. V takýchto prípadoch je submisívne áno úhlavným nepriateľom time manažmentu. Kariéroví poradcovia a lektori zdôrazňujú potrebu asertívneho nie. „Je veľmi dôležité si uvedomiť, ktoré priority a úlohy sú moje, a ktoré sú niekoho iného,“ radí Z. Záhradníková.

Okrem externých faktorov však vôbec nie je zriedkavé, že si človek kradne čas sám, a to tým, že sa spochybňuje, neverí si a preto úlohy odkladá.

Imunita neexistuje

Imúnni voči problémom s time manažmentom pritom nie sú ani pracovití a pedantní ľudia. Zlý časový manažment totiž nemusí znamenať márnenie času či odkladanie úloh na neskôr. Jeho príčinou môže byť prílišný perfekcionizmus a nedostatočné mäkké zručnosti a predpoklady, ktoré sú pre schopnosť organizovať si čas rozhodujúce. Patrí k nim napríklad sebapoznanie, plánovacia zručnosť, prioritizácia úloh, flexibilita či schopnosť sústrediť sa.

Lepšie v time manažmente sú dominantné a analytické typy ľudí. Naopak, ťažšie to majú láskavé, submisívne typy. Submisivita a neschopnosť povedať nie vedú k tomu, že človek sa nechá manažovať niekým iným a nemusí to byť vždy len jeho nadriadený. Svoj čas preto nemá pod kontrolou.

Problémy s time manažmantom môžu mať podľa Z. Záhradníkovej aj takzvaní influenceri, ktorí sú v kolektíve obľúbení, no v organizačných schopnostiach nevynikajú.

Užitoční lenivci

Na prvý pohľad by sa mohlo zdať, že zamestnanec, ktorý má problém s manažovaním svojho pracovného času, nebude pre firmu užitočný. Nie je to však také jednoznačné. Zamestnanec môže mať veľa silných stránok, a to aj vtedy, ak jeho time manažment vôbec nefunguje. „Ak má zamestnanec odborné znalosti a schopnosti, je kreatívny, tímový hráč a vo svojej oblasti vie podať nadpriemerný výkon, je to z môjho pohľadu kompenzácia nedostatkov v time manažmente,“ domnieva sa K. Vargová Ursínyová.

Niektorí manažéri pritom zachádzajú ešte ďalej. Medzi nich patrí napríklad aj Bill Gates. „Na ťažkú prácu si vyberám lenivého človeka. Ten totiž nájde jednoduchý spôsob, ako ju zvládnuť,“ povedal spoluzakladateľ Microsoftu. Lenivým pracovníkom, ktorí nepotrebujú mať svoj časový harmonogram pod kontrolou, sa podľa Z. Záhradníkovej môže dariť automatizovať procesy a vymyslieť nápady, ako urobiť veci jednoduchšie. Nezvládnutý časový manažment by teda nemal zamestnanca automaticky diskreditovať.

Do úvahy však treba brať aj nevýhody. Patrí k nim aj to, že zamestnanec, ktorý si nedokáže svoje úlohy zorganizovať dostatočne efektívne, pracuje často nadčas a môže od zamestnávateľa následne požadovať preplatenie takejto práce.

Pri snahe organizovať svoj čas je podľa Z. Záhradníkovej dôležité uvedomiť si Paretovo pravidlo, ktoré hovorí, že za 80 percent výsledkov je zodpovedných len 20 percent aktivít. Zvyšných 80 percent aktivít je oveľa menej efektívnych. Je preto dobré si uvedomiť, ktoré úlohy sú skutočne dôležité a ktoré sú len naliehavé. „Medzi dôležitosťou a naliehavosťou je veľký rozdiel,“ zdôrazňuje poradkyňa.

Dôležité úlohy majú význam s ohľadom na výsledky, naliehavé ho nemusia mať, no čas pri nich človeka významne tlačí. Zlatým pravidlom účinného time manažmentu by teda mohlo byť nerobiť z dôležitých vecí naliehavé veci tým, že ich odďaľujeme. Na druhej strane, aj odkladanie úlohy na neskôr môže byť za istých okolností súčasťou účinného time manažmentu – avšak len vtedy, ak to u dotyčného funguje a nenarúša to jeho systém práce.

Zásady time manažmentu

1. plánujte 60 percent svojho času
2. identifikujte si priority
3. najdôležitejším úlohám sa venujte ráno
4. úlohy si rozdeľujte na čiastkové úlohy
5. aspoň začnite plniť úlohu, ktorú odkladáte (aj keď ju celú nedokončíte)
6. naučte sa povedať nie a strážiť si hranice
7. pracujte v blokoch – sústreďte sa vo vyhradenom čase na jeden problém
8. kontrolujte technológie a nedovoľte im kontrolovať vás
9. minimalizujte prerušenia
10. predvídajte

Zdroje: K. Vargová Ursínyová, Z. Záhradníková

Ďalšie dôležité správy