1. Nekonečné záplavy papiera a kartotéky

Pri pohľade na nekonečné stohy vytlačených dokumentov, zmlúv, príručiek, manuálov, spisov či interných kódexov zaplače nejeden ekológ. Vzhľadom na súčasnú dobu, kedy je možné previesť do elektronickej podoby prakticky úplne všetko, by sa počet kartoték vo firmách mal zmenšovať.

„V elektronickej dobe sa snažíme dokumenty digitalizovať. Zapratávanie pracovného priestoru kopou nepotrebného nábytku na ukladanie papiera je zbytočné,“ dodáva Matej Štepianský z poisťovne Dôvera 

Zlepšovanie digitálneho prostredia firmy v mnohých ohľadoch urýchli pracovné postupy, zjednoduší a skvalitní prácu, čo zároveň vedie aj k minimálnemu používaniu papiera, vysvetľuje Gabriela Petrasová zo spoločnosti Aegon.

„Využívame zdieľanú tlačiareň pre celé poschodie, čo považujeme za nákladovo efektívne a ekologické,“ dodáva ďalej. Tým, že nemá každý zamestnanec tlačiareň na stole, sa čiastočne zaistí, že pracovníci mesačne nespotrebujú nadmerné množstvo papiera a toneru.

2. Odrezaní od sveta a svetla

Ako pripomína M. Štepianský, už pri návrhoch priestorov a sídla firmy by zamestnávateľ spolu s architektom mal zároveň myslieť aj na to, aby sa zamestnanci necítili až príliš odrezaní od sveta a aby mali počas prestávok v dosahu práce rôzne služby, obchod na malý nákup či oddychové zóny.

„Aby pracovníci skutočne nemali pocit, že sú celý deň zavretí v jaskyni, je potrebné, aby do ich miestnosti, kde pracujú, prúdilo aj denné svetlo. To tvorí jeden zo základov nášho biorytmu,“ dodáva M. Štepianský.

Funkčnosť má prednosť pred vzhľadom, dodáva G. Petrasová, kancelárie by mali byť zariadené v tlmených farbách, presvetlené veľkými oknami, pričom je možné vetrať a zabezpečiť prísun čerstvého vzduch.

3. Preč s firemnými hangármi

Trend otvorených kancelárií, keď jednu obrovskú miestnosť zdieľa niekedy aj stovka zamestnancov, zachvátil v predchádzajúcich desaťročiach celý svet, vrátane Slovenska. Časom sa prišlo na to, že to nie je až taký vynikajúci nápad a open space priestory si vyslúžili zo všetkých strán viac nadávok ako pochvál.

„Zmenu takzvaných open space priestorov na uzatvorené kancelárie s menšími počtami zamestnancov na útvaroch považujeme za efektívnu,“ vysvetľuje Gabriela Petrasová. „Výhodou je lepší pracovný komfort a menej rušivých elementov, čo si zamestnanci len pochvaľujú.“

4. Práca ide cez žalúdok

Ako podotýka G. Petrasová, na žiadnom pracovisku by nemala chýbať kuchynka. To však neznamená, že sa do nevyužitej komôrky prinesie mikrovlnka, rozkladací stolík, niekoľko „cibulákových“ tanierov a už to môžeme nazývať kuchynkou.

Kuchynka by v tomto prípade mala byť útulné miesto, v ktorom sa dokážu normálne a dôstojne pohybovať viac ako dvaja ľudia, čomu okrem iného zodpovedá aj dostatočný počet stoličiek.

Ako ďalej odporúča M. Štepianský, v súčasnosti by mali firmy myslieť nielen na parkovacie miesta pre autá, ale vyčleniť vo firme aj miesta na odkladanie bicyklov, ktoré sa využívajú stále viac. Samozrejme, v takomto prípade je nevyhnutné plánovať aj s inštaláciou firemnej sprchy.

5. Ergonomicky dokonalá balada

Neobyčajnú pozornosť si zasluhuje pracovný priestor zamestnanca a všetko okolo neho. Uvažovanie o pracovnom stole by malo byť podobné ako dizajnovanie palubnej dosky auta, vysvetľuje Silvia Jeleníková zo spoločnosti Dell. Ani šofér by nedokázal efektívne jazdiť, ak by sa volant nachádzal na podlahe a prevodová páka niekde na kapote auta.

„Tam hrá primárnu úlohu intuitívnosť. Jednotlivé prvky sú rozmiestnené tak, aby ich človek nemusel hľadať, ale pracoval s nimi podvedome,“ vysvetľuje S. Jeleníková.

Ako ďalej dodáva, podobné je to aj s pracovnou stanicou, notebookom, monitorom, klávesnicou či myšou. Čím lepšie sú prispôsobené na prácu, tým je práca rýchlejšia a zamestnanci produktívnejší.

6. Počítač s 10-minútovým štartom

Kancelárska technika má zamestnancom uľahčovať prácu, nie ich zdržovať. Ak ľudia trávia viac času riešením technických problémov, hľadaním súborov, alebo čakaním, kým sa im niečo naštartuje, je načase kanceláriu predizajnovať, vysvetľuje S. Jeleníková.

V zásade platí, že ak trvá zapnutie počítače dlhšie ako desať minút, je potrebné prehodnotiť jeho existenciu vo firme.

Digitálny dokument je ľahšie skladovateľný a bezpečnejší ako papier. „To znamená, že aj zariadenia, na ktorých si ľudia v kancelárií otvárajú, prezerajú a editujú dokumenty, musia byť optimalizované pre prácu s digitálnym papierom,“ vysvetľuje ďalej.

Tablet nikdy nebude plnohodnotný nástroj na prácu, ak sa nebude dať pripojiť ku klávesnici. Ak sa ale používa s perom, dajú sa s ním dokumenty napríklad podpisovať, alebo robiť ručne písané poznámky, uvádza príklad.

7. Keď sa pracuje v Bratislave a kolega je v Košiciach

Kancelárie by mali ľudí povzbudzovať ku kolaborácii, medzi sebou navzájom aj na diaľku. To platí pre mnoho súčasných firiem, kedy sa zamestnanci nemôžu fyzicky stretávať pre nedostatok času alebo fyzickú vzdialenosť, zdôrazňuje S. Jeleníková.

„Preto by mali byť kancelárie vybavené technológiami, ktoré umožňujú prácu vo virtuálnych tímoch, napríklad cloud, alebo komunikáciu na diaľku, napríklad vlastnú sieťovú infraštruktúru.“

8. Plávajúce miesta

Najmä vo veľkých mestách sa ceny kancelárskych priestorov neustále zvyšujú a to znamená, že firmy sa snažia šetriť aj na štvorcových metroch. „Trendom je rušenie pevných pracovných miest a vytváranie takzvaných plávajúcich,“ tvrdí S. Jeleníková.

To znamená, že firma má napríklad sto zamestnancov, no pracovných miest je 70. V kancelárii sedia iba ľudia, ktorí tam potrebujú byť fyzicky, pričom môžu sedieť vždy inde. Každý stôl je vybavený všetkým potrebným – monitorom, dokovacou stanicou, perifériami. Stačí položiť notebook na stôl a začať pracovať.

„Ostatní zamestnanci sú v teréne alebo majú home office. Všetko potrebné vybavia vďaka tomu, že celá kancelária je v cloude,“ dodáva S. Jeleníková.

Ako ďalej podotýka, zamestnanci sú v súčasnosti viac v teréne alebo pracujú v domácej kancelárii. „To vytvára nové požiadavky na pracovnú mobilitu. Zariadenia musia byť prenášateľné a odolnejšie a zároveň sa tak kladie dôraz aj na bezpečnosť, aby neboli firemné údaje zneužité nepovolanou osobou.

9. Depresívna sterilita

Popri všetkých technológiách a vymoženostiach netreba zanedbávať ani jednoduché materiálne vylepšenia, naznačuje G. Petrasová s tým, že pracovisko má vytvárať príjemné prostredie, v ktorom sa zamestnanci majú cítiť dobre.

Preto by sa podľa nej nemali hanbiť za kvetiny ani fotografie rodiny či blízkych. Pracovňa s neosobnou a sterilnou atmosférou pôsobí príliš depresívne a zároveň podkopáva produktivitu aj kreativitu.

„Naposledy niektorí zamestnanci skrášlili celú chodbu oddelenia administratívy detskými kresbami na vianočnú tému,“ dodáva na záver G. Petrasová.

Poznámka: Dôvera patrí skupine Penta, podobne ako vydavateľ TREND.sk, spoločnosť News and Media Holding