1. Keď niet inej cesty

„Dôležité je mať úplne jasno v tom, z akého dôvodu, prípadne z akých dôvodov, výpoveď niekomu dávate,“ vysvetľuje Martin Malo zo spoločnosti Trenkwalder. Ponúka sa hneď niekoľko alternatív – od nedostatočných pracovných výsledkov, cez nutnosť nového smerovania spoločnosti, až po zmeny v organizačnej štruktúre spoločnosti.

„Výpovedi z dôvodu neuspokojivého plnenia pracovných úloh musí predchádzať upozornenie zo strany zamestnávateľa, v ktorom sú popísané všetky nedostatky,“ upresňuje Ivana Kubašková z Grafton Recruitment Slovakia. „Zamestnanec má právo na ich nápravu a až keď tejto nepráve nedôjde, dochádza k samotnej výpovedi. Firmy majú tieto postupy zväčša zakotvené vo svojich interných predpisoch.“

Iná situácia pre zamestnávateľa nastáva, ak musí ukončiť pracovný pomer z organizačných dôvodov vo firme, napríklad z dôvodu reštrukturalizácie spoločnosti alebo presunutia niektorých funkcií do iných krajín.

„Prepúšťanie môže mať negatívne dôsledky aj na spoločnosť samotnú, môže sa to prejaviť na pracovnej atmosfére, firma a jej vedenie môže stratiť na pozitívnom imidži, často narastá v čase organizačných zmien fluktuácia, nehovoriac o možných súdnopracovných sporoch, ktoré sa môžu prejaviť aj veľkými finančnými stratami,“ upozorňuje HR manažérka Zuzana Kaňuchová z pracovného portálu Profesia.sk.

2. Dôležitý rozhovor pre oboch

Ak už je rozhodnuté, že sa s pracovným pomerom končí, je nanajvýš vhodné, aby sa vedenie firmy s odchádzajúcim zamestnancom porozprávalo a urobilo s ním takzvaný prepúšťací pohovor, hovorí Z. Kaňuchová. „Nie je veľmi vhodné a profesionálne, ak by sme ukončenie riešili len vybavením dôležitých písomných dokladov.“

Zamestnávatelia si neuvedomujú, aké sú dôležité stretnutia s odchádzajúcim zamestnancom, upozorňuje Z. Kaňuchová. Zamestnanec by mal odchádzať s pocitom, že si ho firma váži aj napriek tomu, že sa s ním musí rozlúčiť. „Iné je to v prípade vážnych prešľapov zo strany zamestnanca, kedy pohovor prebieha trochu inak. Rovnako, keď sú dôvody odchodu jasné a takéto interview by následne vyznelo veľmi formálne, nie je dobré ho siliť.“

Ako ďalej vysvetľuje, prepúšťacím pohovorom môže veľa získať naopak aj zamestnávateľ. Ak zamestnanec odchádza z vlastného rozhodnutia, veľakrát pri poslednom pohovore povie informácie, ktoré by  predtým ani len nenaznačil, pretože mal obavu, že by mohol prísť o miesto. Vďaka týmto informáciám je možné zamedziť ďalšiemu odchodu, napríklad kľúčového človeka v spoločnosti, pretože získaním otvorenej diskusie sa môže vedenie „poučiť“ z chýb.

„Zároveň je dôležité uvedomiť si, koho sa následky týkajú,“ hovorí Adriána Žaludová z personálnej agentúry Start People. Prepustením netrpí len samotný zamestnanec, ale strata práce znamená problémy aj pre ľudí v jeho okolí, samozrejme, aj pre jeho rodinu.

3. Žiadne zaváhania

Prepúšťací pohovor by mal mať dopredu pripravenú štruktúru, aby nevznikli zbytočné prestoje, ktoré druhá strana môže pochopiť ako nepripravenosť alebo neschopnosť postaviť sa k rozhodnutiu, radí Z. Kaňuchová.

„Manažéra, ktorý prepustenie oznamuje, by nemala zaskočiť žiadna otázka zamestnanca. Ak sme sa raz ako manažéri rozhodli, že ukončíme pracovný pomer, máme si za tým rozhodnutím aj stáť,“ vystríha Z. Kaňuchová. „V žiadnom prípade nesmieme zhadzovať na niekoho vinu, rozhodnutie tlmočme ako naše rozhodnutie.“

M. Malo taktiež nabáda k otvorenosti a pravdovravnosti, zamestnanca by sme nemali v tomto náročnom okamihu klamať či zavádzať. Dôvody by mali byť jasné, zrozumiteľné a racionálne. Pripravené argumenty ako napríklad štatistika splnených, respektíve nesplnených pracovných úloh sú podľa neho dobrým základom. Ďalej dodáva, že pohovor by nemal skĺznuť do hypotetickej roviny, v ktorej by sa preberalo „Čo by bolo, keby...“.

„Stretla som sa s mnohými profesionálne a ľudsky nezvládnutými situáciami, keď zamestnanec zvládal danú situáciu oveľa lepšie a profesionálnejšie ako manažér,“ dodáva Mária Rusková, HR manažérka zo spoločnosti Quick´n´Smart Solutions. „Pokiaľ sa manažér nepripraví a spoľahne sa na improvizáciu, v takejto situácii to len málokedy zvládne.“

Čo sa týka začínajúcich manažérov, tým M. Rusková neodporúča ukončovať pracovný pomer bez podpory skúsenejších manažérov. „Takú vážnu situáciu by mal začínajúci manažér najskôr zažiť len ako svedok, až neskôr ju môže viesť sám.“

4. Dochvíľnosť, mobil, káva... detaily pomôžu

Prepúšťací pohovor má prebiehať v dôstojnej atmosfére, manažér by mal zabezpečiť vhodné a pokojné miesto a hlavne si vymedziť dostatok času, zdôrazňuje A. Žaludová. Na pohovor si treba vyčleniť radšej viac času, aby sme v prípade potreby nechali zamestnanca rozprávať, vypočuť si jeho názor, dodáva Z. Kaňuchová.

Ideálne by bolo, keby si manažér pred pohovorom vypol aj mobil, aby prepúšťací pohovor zbytočne neprerušoval, upozorňuje Z. Kaňuchová. „Nie je vhodné sedieť v pozícií nadriadený – podriadený ponad stôl, je lepšie zvoliť partnerskú pozíciu. Vhodné je pripraviť minerálku alebo kávu, aby sme čiastočne odbúrali stres.“

Úplnou samozrejmosťou zo strany manažéra je presný termín tejto zásadnej schôdzky aj dodržať, prízvukuje M. Malo.

5. Skrotenie zlých emócií

Výpoveď dokáže človeka poriadne vykoľajiť, otriasť jeho sebavedomím, môže sa cítiť pre spoločnosť nepotrebný. Dokonca to môže brať ako útok zo strany zamestnávateľa na svoju osobu, varuje Z. Kaňuchová. Vždy existuje pravdepodobnosť, že prepúšťaný zamestnanec sa v návale emócií rozhodne ponúkanú kávu radšej vychrstnúť manažérovi do tváre.

Škála negatívnych reakcií po prepustení je veľká a rôznorodá, upozorňuje A. Žaludová. Pocity hnevu, nepochopenia sú často spúšťačom krivdy, ktorá môže ako z hľadiska zamestnanca, tak aj z hľadiska zamestnávateľa napáchať veľké škody.

„Od hnevu prepusteného nie je ďaleko k pomste. Je dôležité, aby prepustený zamestnanec správne pochopil, prečo sa nehodí do súčasnej štruktúry firmy. Firma tak predchádza nechceným následkom a eliminuje tým riziká prípadných udaní, kontrol či auditov,“ dodáva A. Žaludová.

„Nenechávajme príliš priebeh emóciám, ktoré často bývajú súčasťou takéhoto typu pohovoru,“ varuje Z. Kaňuchová. „Počas pohovoru treba zamestnanca usmerniť, aby sa na danú vec pozeral realisticky a pomôžte mu riešiť jeho situáciu. Majte pripravené nápady na to, ako by mohol situáciu riešiť.“ (Viac v bode 9) Takisto odporúča, aby sme sa skúsili vcítiť do úlohy prepusteného a nechali ho „vydýchať sa“ z danej situácie, nechali mu priestor aj na jeho vyjadrenie.

6. Poďakovanie nič nestojí

Veľkú úlohu pri prepúšťaní zohráva aj ocenenie za pôsobenie vo firme. „Poďakovanie nič nestojí a často sa naň zabúda,“ poukazuje A. Žaludová. Prepúšťací pohovor navrhuje Z. Kaňuchová začať pozitívne, poďakovať sa za to, čo dobrého človek priniesol do firmy, zvlášť ak pracoval v spoločnosti niekoľko rokov. Odporúča zhodnotiť aj to, ako sa zamestnancovi darilo, ako plnil úlohy, aké úspechy dosiahol, ale tiež vyzdvihnúť jeho pracovné správanie.

7. Zbabelá SMS-ka

„Najhorším a, bohužiaľ, nie ojedinelým javom je, že sa výpoveď oznámi zamestnancovi anonymne, a to cez e-mail, SMS-ku alebo list,“ zdôrazňuje A. Žaludová. Dodáva, že ide nielen o neosobný, ale zároveň aj o zbabelý prístup k vyriešenie problému.

8. Majte so sebou svedka

Prepúšťací rozhovor je ideálne viesť len vo dvojici, v samostatnej miestnosti, prípadne v prítomnosti personalistu, podotýka Z. Kaňuchová. M. Malo upozorňuje, že pokiaľ oznamujete výpoveď zamestnancovi sám, pričom dotyčný zamestnanec odmietne výpoveď prevziať, je nutné mať v blízkosti svedka, ktorý svojím podpisom dosvedčí, že zamestnanec odmietol výpoveď prevziať. Podpis manažéra a svedka tým pádom stačí na to, aby sa výpoveď stala platnou.

Ako M. Malo ďalej podotýka, o skončení pracovného pomeru s daným zamestnancom je vhodné bezodkladne informovať aj ostatných kolegov, vo väčších spoločnostiach informovať aspoň oddelenia. „Zamedzíte tým možným špekuláciám vnútri spoločnosti a šíreniu nepravdivých verzií.“

9. Outplacement

Zahraničné spoločnosti často siahajú po outplacement programoch, v rámci ktorých je zamestnancom ponúknutá odborná pomoc, kedy im špecialisti pomôžu s celkovou orientáciou na pracovnom trhu, s vypracovaním životopisu alebo aj s prípravou na pracovný pohovor, hovorí I. Kubašková.

„Takéto programy majú veľmi dobrý ohlas nielen u samotných zamestnancov, ktorých sa výpoveď dotkla, ale aj v rámci pracovného trhu, kedy spoločnosť vysiela signál, že napriek zložitej situácii má snahu postarať sa o svojich zamestnancov,“ dodáva I. Kubašková.

Ide o programy, ktoré ošetrujú veľké organizačné zmeny a do ktorých spoločnosti investujú nemalé finančné prostriedky, upresňuje Z. Kaňuchová. „Školia zamestnancov na prepúšťacie pohovory, učia ich, ako pracovať s ľuďmi z ohrozených pozícií, uzatvárajú zmluvy s externými personálnymi agentúrami, poskytujú im rekvalifikačné kurzy, aby sa ľahšie a rýchlejšie uplatnili.“

Ako vysvetľuje ďalej, konkrétna realizácia outplacementu sa vždy prispôsobuje danému procesu a je individuálne odlišná. Táto poradenská činnosť nie je však hľadaním nového zamestnania. Bežnou praxou ale je, že náklady súvisiace s poradenstvom hradí zamestnávateľ.