„Pokiaľ svojej hlave pomôžeme od balastu (v zmysle od vecí, ktoré v nej naozaj nemusíme nosiť), urobíme prvý krok k tomu, aby sme boli efektívni,“ vysvetľuje pre TREND.sk odborník na GTD, Lukáš Gregor. Ten sa problematike osobného rozvoja a efektivity venuje viac ako šesť rokov a zároveň ju aj vyučuje.

Základom metódy je odkladanie si vecí do takzvaných schránok a prehľadného systému, pomocou čoho uľahčíme svojej hlave. GTD vraj vychádza zo sedliackeho rozumu a predstavuje postup, ako si veci utriediť – nie len úlohy, ale napríklad aj rozostavenie kancelárie či vecí v dielni. „Dá sa povedať, že sa GTD hodí pre každého,“ hovorí ďalej L. Gregor.

Zároveň dodáva, že metódu je možné popísať ako sadu krokov, logicky poskladaných na sebe, aby došlo nie len k uvoľneniu hlavy, ale tiež k vybudovaniu funkčného systému projektov a úloh. Tieto rady Lukáš Gregor pripravil pre čitateľov TREND.sk.

Ako začať

Začiatočníkom odporúča, aby si vyhradili dve až tri hodiny úplného pokoja. Počas toho si vziať papier a na neho pomocou odrážok či myšlienkových máp vypísať všetky projekty, na ktorých práve robia.

„Možno pomôžu aj takzvané oblasti záujmu, role, ktoré ja rád využívam. Napríklad zamestnanec, manžel, otec, športovec a k nim potom jednotlivé projekty alebo skupiny či zoznamy úloh,“ hovorí.

1. fáza: Zaznamenávanie

Prvá fáza je o zaznamenávaní položiek, ktoré na nás plynú, ktoré si aj sami vytvárame. Ide o úlohy, ale tiež nápady, postrehy, poznámky z komunikácie... To všetko do schránky môže spadať. Najčastejšie je odkladanie úloh, a je pritom jedno, či pracovných, alebo osobných.

2. fáza: Spracovávanie

Pochopiteľne, keď na nejaké miesto (do schránky) položky odkladáte, je potrebné ich pravidelne pretriediť a spracovať ich. Na to je trocha zložitejší proces, ale veľmi rýchlo sa zautomatizuje.

Objavuje sa tu napríklad pravidlo dvoch minút. Ak som schopný niečo urobiť za tento čas, nemá zmysel to niekam triediť. Urobím to. Pokiaľ mi to zaberie viac času, prichádzajú na rad špeciálne zoznamy – tie vznikajú podľa projektov alebo napríklad spomínaných rolí. Tento druhý krok metódy ale rieši aj plánovanie, delegovanie a s ním spojený zoznam „čakám na...“

3. fáza: Vybudovanie systému

Tretia fáza sa viac sústredí na vybudovanie práve onoho systému – na zoznamy, na priehradky, do ktorých môžeme pri triedení jednotlivé položky vkladať. Rieši sa tiež prehľadnosť, aktuálnosť projektov. Objavuje sa zoznam Niekedy/Možno, špecializovaný na veci, ktoré momentálne nie je možné/nutné robiť.

4. fáza: Revízia

Tento krok je dôležitý, lebo v sebe nesie revíziu – kontrolu systému, pravidelné prechádzanie, čistenie, rozloženie tých položiek v čase a (seba)reflexiu.

5. fáza: Realizácia

Posledný krok sa označuje jednoducho – ide o realizáciu, o dotiahnutie vecí do konca. Aby veci, ktoré sa niekam pekne uložili a naplánovali, boli tiež kvalitne a včas urobené.

Kde sa dozvedieť viac

Ak by ste sa chceli o metóde dozvedieť viac, L. Gregor odporúča knihy Mať všetko hotové alebo pokročilejšiu Aby všetko klapalo od autora Davida Allena. „Odporučil by som aj web mitvsehotovo.cz. Nie preto, že ho vediem, ale pretože za niekoľko rokov nazbieral mnoho informácii, skúseností, tipov aj trikov. A to nie len o metóde, ale aj o nástrojoch, ktoré môžu pomôcť.“