Rozvrh a štruktúra pracovného dňa či týždňa v mnohom závisí od spánkových zvyklostí, biorytmu jednotlivca a špecifickosti profesie. Namodelovať každú hodinu dňa pre konkrétnu pracovnú činnosť je pre jedinečné ;osobnostné vlastnosti a biologické hodiny človeka ťažké, aj keď ide o konkrétnu pracovnú pozíciu, upozorňuje psychológ Ľuboš Ďurdiak z personálno-poradenskej agentúry Psychotrend.
Práca v neprebudenom stave
Kedy prísť do práce tak, aby podával zamestnanec adekvátny výkon, to je otázka, nad ktorou možno polemizovať (ideálne so svojím šéfom). Viaceré štúdie však naznačujú, že nútiť zamestnancov chodiť do práce pred desiatou hodinou ráno sa rovná fyzickému aj psychickému mučeniu.
Pokiaľ človek nemá iné záväzky, napríklad starostlivosť o deti či vozenie detí do školy, mal by ráno venovať hlavne sebe. „Ranné cvičenie, prípadne ranné rituály vedúce k mentálnemu naštartovaniu sa, sú veľmi prínosné,“ hovorí pre TREND.sk Mária Rusková, HR manažérka a konzultantka zo spoločnosti Quick'n'Smart Solutions.
Okrem rannej hygieny odporúča Ľ. Ďurdiak takisto zvážiť krátku meditáciu, strečingové cvičenia alebo aj ranný beh. „Naladiť sa na myšlienky, ktoré sú nabité pozitívnou energiou. Je to psychohygiena, ktorá dodá človeku viac elánu a energie do nového dňa. Väčšina ľudí zabúda na tento fakt a po zazvonení budíka vyskočí z postele, stereotypne vykonáva svoje hygienické potreby, oblečie sa a ide do práce, kde neraz pokračuje v ‚neprebudenom‘ stave.“
Počas prvých oficiálnych minút za kancelárskym stolom sa netreba hneď vrhať priamo do najzložitejších procesov, ideálne je štartovať pozvoľnejším vybavovaním pošty, organizačnými či administratívnymi záležitosťami.
E-mailové rána
Skoré ráno je ideálnym časom na posielanie a riešenie e-mailov a ďalších úloh, ktoré nevyžadujú interakciu s inými ľuďmi, vysvetľuje Klára Javorská z personálnej agentúry Matching. „Skoré ranné hodiny poskytujú priestor, kedy nás nerušia telefonáty ani kolegovia.“
Názor podporuje aj analýza spoločnosti zaoberajúcej sa elektronickou komunikáciou Yesware, ktorá naznačuje, že ráno zaslané e-maily sú zároveň aj efektívne. V prípade e-mailov odoslaných v skorých ranných hodinách, teda približne medzi šiestou až siedmou hodinou, je šanca zastihnutia adresáta vyššia. Rovnako rýchlejšej odozvy sa môžu dočkať aj ľudia, ktorí e-maily posielajú vo večerných hodinách, teda približne o 20:00. V obidvoch prípadoch sa pravdepodobnosť zastihnutia a odozvy pohybuje na úrovni 45 percent.
Spoločnosť vyvodila závery na základe údajov z viac ako 500-tisíc e-mailov, pričom poukazuje najmä na to, že v daných ranných a večerných okamihoch nezahlcuje e-mailové schránky príliš veľa správ, ako to býva počas poludňajších hodín. Ako však dodáva portál amerického magazínu The Atlantic, šesť hodín ráno je skôr čas na čítanie e-mailov, nie na okamžité odpisovanie.
Čítaniu e-mailov sa treba venovať systematicky, odporúča Mária Rusková. „Stanovte si čas, kedy sa e-mailom venujete, tak aby to aj zodpovedalo náplni práce a systém aj naozaj dodržiavali, napríklad ráno od 8:00 do 9:00, potom od 11:00 do 12:00 a nakoniec od 14:00 do 15:00.“
Za horizontom čítanosti
Zamestnancom, ktorí nijako výrazne nerozlišujú pracovné dni a víkendy, sa takisto ponúkajú aj soboty a nedele. Analýza vysvetľuje, že úspešnosť otvorenia e-mailu druhou stranou počas víkendov je oproti pracovnému týždňu percentuálne vyššia.
Najhorší čas, kedy sa človek rozhodne posielať e-maily, je o štvrtej popoludní. Portál HubSpot zaoberajúci sa online marketingom vo svojej analýze odôvodňuje nižšiu čítanosť e-mailov posielaných o 16:00 aj tým, že v daný čas množstvo pracovníkov z kancelárií už odchádza domov.
Predobedný nápor a kreatívne chvíľky
Vypozorovať na sebe, či patríte k ranným vtáčatám, alebo k nočným sovám, netrvá dlho. Tí, ktorí inklinujú ku skorému vstávaniu, dosahujú pomyslený vrchol svojej produktivity v doobedňajších hodinách.
Rastúca telesná teplota napomáha koncentrácii a pamäti, vysvetľuje The Atlantic. Vo všeobecnosti, najzložitejšie veci by si ľudia mali vybaviť doobeda, dodáva M. Rusková.
To ale neplatí, keď ide o tvorivú prácu. Kreatívne myslenie vyžaduje odlišný prístup na riešenie problémov. V úplne oddýchnutom stave sa človek uchyľuje k najlogickejšej voľbe, ktorá však v prípade kreativity nie je žiadaná. Portál Fast Company naznačuje, že skutočne inovatívne nápady prichádzajú až vtedy, keď je mozog unavený.
Morálna dilema
Čo sa týka rozhodnutí, výskumníci z Harvard University a University of Utah poukázali na súvislosť medzi popoludňajšími hodinami a zvýšenou tendenciou inklinovať k nemorálnym rozhodnutiam.
V štúdii prostredníctvom sérii experimentov odhalili, že ľudia majú medzi 8:00 a 12:00 menšie sklony k nečestnému správaniu sa ako medzi 12:00 a 18:00. Výskumníci si „efekt rannej morálky“ vysvetľujú tým, že v pokročilejšom štádiu dňa človek postupne stráca sebakontrolu a zvyšuje sa riziko neetického správania sa.
Smartfón – vysávač energie
Zamestnanci by si mali vždy nájsť čas na jedlo a obedovú prestávku, zdôrazňuje ďalej Mária Rusková. „Kto ju nestíha, ide sám proti sebe. Rovnako sa mi osvedčilo robiť si každých 90 minút krátke prestávky, kedy sa napijem čaju alebo vody, prejdem sa či sa krátko porozprávam s kolegami o iných ako pracovných veciach.“ Ak je to vo interných možnostiach firmy, netreba sa hanbiť ani za krátky „šlofík“, dodáva K. Javorská.
Práca, obedová prestávka, obed, kolegovia Zdroj: SITA / AP
Veľkým problémom v súčasnosti sú aj smartfóny, ktoré robia človeka dostupným a zastihnuteľným prakticky v ktoromkoľvek čase a kdekoľvek na svete, upozorňuje Ľ. Ďurdiak. „Tento fakt však narúša pracovný rytmus človeka a môže zbytočne mrhať jeho energiou telefonátmi v čase, kedy má napríklad podnikateľ najviac energie pre náročné úlohy.“
Ako ďalej odporúča, treba si vedieť zmanažovať to, kedy bude podnikateľ zastihnuteľný a kedy nie. „Môže si dať tichý režim a počas dňa sa pozerať na správy a prípadne zmeškané hovory v určitých intervaloch, ktoré si zvolí sám a nie vtedy, keď si to vyžadujú iní. V opačnom prípade hrozí, že celý deň bude roztrieštený, uponáhľaný, rýchlo sa dostaví dekoncentrácia a nízka efektivita práce.“
Nová vlna energie
Krátko po 13:00 a po obede sa odporúčajú robiť skôr rutinnejšie, mechanickejšie, automatizovanejšie úlohy, na ktoré už zamestnanci sú zvyknutí a nevyžadujú si extra porciu energie, vysvetľuje K. Javorská.
Energia človeka začína po druhej hodine poobede opäť postupne stúpať, preto vzniká čas na naplánovanie stretnutí s klientmi, obchodných rokovaní, práce na projektoch, odporúča Ľ. Ďurdiak.
„Približne medzi 15:00 a 17:00 je organizmus pripravený realizovať náročné úlohy, čiže opäť sa nám otvára priestor pre pracovné činnosti, ktoré si vyžadujú sústredenie a zdravý úsudok,“ dodáva ďalej K. Javorská
Porada, na ktorú tretina ľudí nepríde
Okrem výkonnostného kolísania v rámci jedného dňa existujú výkyvy aj v rámci celého pracovného týždňa.
Pondelky sa u ľudí nevyznačujú prílišnou produktivitou a pracovným nasadením, poukazuje Ľ. Ďurdiak. Práceschopnosť človeka sa mení počas celého pracovného týždňa, pričom v pondelok je úroveň najnižšia, najmä v prvých hodinách.
V utorok a v stredu sa dosahuje maximum výkonnosti človeka. Práve počas týchto dvoch dní by sa mali v rámci firmy vykonávať dôležité rozhodnutia. Vo štvrtok badať najhlbší pokles produktivity človeka. „V piatok však úroveň práceschopnosti mierne stúpa vplyvom kladnej motivácie v podobe víkendu a voľných dní,“ dodáva psychológ.
V mnohých firmách sa zaužívali práve pondelkové mítingy, ich načasovanie na prvý pracovný deň však nie je najšťastnejšie. Pracovné porady v pondelok často sprevádza nízka účasť. Je pravdepodobné, že sa ich nezúčastní každý tretí zamestnanec, ktorý by tam mal byť prítomný, poukazuje portál Fast Company.
Ak sa schôdzka koná v pondelok o deviatej ráno, účastníci sa musia pripraviť ešte počas víkendu, ktorý obvykle mnohí trávia radšej oddychom a prípravu zanedbávajú. Výsledkom často býva rozhodnutie, že sa nepripravení zamestnanci firemnej porady radšej ani nezúčastnia. S nižšou účasťou strácajú firemné porady význam.
Napríklad noviny The Washington Post hovoria (ak vyslovene nejde o neodkladnú záležitosť) o 14:30 až 15:00 ako o ideálnom čase mítingov.
Ako si neodniesť prácu domov
Vždy pred ukončením pracovnej doby a odchodom domov M. Rusková odporúča sumarizovať si, čo sa stihlo dnes urobiť a čo nás čaká na ďalší deň, v prípade piatku napríklad aj budúci týždenný prehľad. „Pomáha to nevenovať sa práci doma. Večer by sa už mal človek venovať len sebe a svojej rodine.“
Z hľadiska výkonnosti v práci je vhodné večer brať do úvahy znova svoje biologické hodiny, dodáva Ľ. Ďurdiak. „Ak cítime, že sa nám dá spať, netreba odďaľovať odchod do postele, pretože premeškáme začiatok spánkového cyklu, ktorý sa nám potom môže posunúť do neskorých nočných hodín, výsledkom čoho bude ťažké zaspávanie.“
