Digitalizácia sa stáva stále dôležitejšou aj v oblasti personalistiky. Tento proces prináša mnoho výhod pre personalistov, zamestnávateľov a zamestnancov. Dôležitou súčasťou digitálnej transformácie sú aj personálne systémy, ktoré je možné prispôsobiť potrebám konkrétnej spoločnosti.
O výhodách, úskaliach a nových trendoch v personalistike hovoril Peter Vilém, riaditeľ divízie mzdových a personálnych systémov Vema zo spoločnosti Seyfor.
Digitalizácia dnes vstupuje do rôznych oblastí. Čo priniesla do riadenia ľudských zdrojov?
Digitalizácia priniesla skutočne veľmi veľa. Momentálne sme v tejto oblasti na prahu relatívne veľkej revolúcie. Môžeme konštatovať, že sa zmenila paradigma, že personálne systémy sú pre personalistov. Teraz je to skutočne inak. Personálne systémy sú pre zamestnancov a až sekundárne pre personalistov.
Aké výhody priniesla digitalizácia do tejto oblasti?
Výhod je viac. Moderné personálne systémy skutočne strážia veľa vecí, o ktoré sa museli personalisti manuálne starať. Riešia veľmi veľa procesov. Sú to napríklad procesy nástupu nového zamestnanca, kedy treba schváliť pracovnú pozíciu, mzdu a podobne. Druhý krok pri nástupe zamestnanca je, že musí prevziať nejaké veci ako kľúče či výpočtovú techniku.
Musia sa to dozvedieť aj ľudia, ktorí mu to majú odovzdať. Všetko sa to deje elektronickou formou, všetci to vedia a všetko je zaznamenané. Keď zamestnanec odchádza, tak všetko sa deje opačným spôsobom. Procesy sú riešené elektronickou formou a personalistom to veľmi pomáha.
Sú v tejto oblasti ešte nejaké ďalšie trendy?
Dnes sú personálne systémy pre zamestnancov. Na jednej strane radových, ktorí na nejakom personálnom portáli vidia všetky informácie, ktoré systém o nich eviduje. Veľmi jednoducho dokážu informácie a údaje zmeniť. Napríklad nahlásiť novú adresu alebo číslo bankového účtu, na ktoré má chodiť výplata a podobne. Pre manažérov na všetkých úrovniach dáva personálny systém informácie o ľuďoch, ktorých riadia. Personálne riadenie sa presúva z personálneho oddelenia na manažérov, ktorí sú zodpovední za ľudí.
Niekoľkokrát ste spomenuli slovo systém. Aké systémy sa skrývajú pod názvom Vema?
V konečnom dôsledku je to čiastočne uzavretý personálny systém, ktorý má veľa integrácii na ďalšie systémy. V iných systémoch potrebujete mať zoznam ľudí, ktorí pracujú vo firme. Základom je dnes počítanie mzdy. Legislatíva je skutočne zložitá a dnes si nikto nevie predstaviť, že by to počítal na kalkulačke. Hlavne keď má niekto 5000 zamestnancov.
Navyše, dávať všetky hlásenia na inštitúcie je prakticky nemožné. Našťastie je doba, že nezamestnanosť klesla a situácia na personálnom trhu je taká, že firmy sa o ľudí bijú. Potrebujú mať o nich informácie, ako pracujú, aké majú podmienky, čo im poskytujú. Na to potrebujú informačný systém, ktorý by im v tom pomohol.
Kedy je vhodné v rámci firmy prejsť na takéto systémy?
Je to vhodné, respektíve nutné pre každú firmu a už od jedného zamestnanca. Funkcionalita systémov však záleží od počtu zamestnancov. Menším firmám stačí spočítať mzdy a nepotrebujú riešiť ďalšie veci. Ako firma rastie, potrebuje ďalšie evidencie a potrebuje sa o ľudí starať. Potrebuje riešiť benefity, stravné lístky, dochádzku a ďalšie záležitosti. Potom nabaľujú funkcionalitu personálnych systémov.
Aké výhody poskytujú systémy samotným personalistom?
Odbremenia ich od rutinných činností. Mnoho firiem funguje na úkolovej mzde. Príkladom môžu byť automobilky, ktorých je na Slovensku dosť. Vieme systému nastaviť funkciu, kedy na konci mesiaca len nahlásia, koľko vyrobil daný zamestnanec áut a automaticky sa mu to prepočíta na mzdu.
Toto je automatizácia rutinnej činnosti. Personalisti majú veľké množstvo dát o zamestnancoch, ako pracujú, aké majú benefity a v konečnom dôsledku, kto je ako výkonný. V systémoch vieme urobiť hodnotenia každého zamestnanca a vďaka tomu je potom možné nastavovať individuálne bonusy a podobne.
Firmy si hlavne dnes strážia výdavky. Aké investície sú potrebné do takýchto systémov a aká je ich návratnosť?
Investície sú skutočne rôzne. Začínajú od desiatok eur až po státisíce pri naozaj veľkých firmách. Tam to závisí od počtu zamestnancov a rozsahu funkcionalít. Návratnosť sa asi nedá priamo odmerať, no dnes je to nutnosť. Môžeme sa však baviť o tom, že návratnosťou môže byť veľmi veľa ušetreného času a informácie o zamestnancoch, ktoré sú dnes najdrahšie.
Firmy za systémy platia vo forme mesačného paušálu alebo jednorazového poplatku na určitú dobu?
Je to rôzne. Ponúkame dva modely využívania systému. Firmy si to môžu prevádzkovať na vlastných serveroch. Druhá varianta je prevádzkovanie v našom cloude, kedy nemusia mať žiadny server. Potrebujú len pripojenie na internet a všetko prevádzkujeme u nás. V prípade cloudu je to forma služby, ktorá sa platí mesačným paušálom podľa rozsahu využívania aplikácií.
Cloud je vo svete absolútny trend. Keď zoberiem referenčne Ameriku, ktorá je z pohľadu systémov možno päť rokov pred nami, tam už drvivá väčšina firiem je na cloude. U nás je konzervativizmus hlavne pri menších firmách. Myslia si, že keď majú dáta u seba, tak sú lepšie chránené. Netušia však, že je to veľký omyl. V súčasnej dobe väčšina väčších firiem prechádza na cloud.
Digitalizácia pomáha okrem iného šetriť čas. Do čoho ju ale personalisti nechcú púšťať?
Povedal by som to trochu inak. Personalisti sú väčšinou ženy a skôr ide o staršie dámy. V súčasnej dobe už prebieha z tohto pohľadu obmena. Mladí ľudia majú úplne iný pohľad na digitalizáciu. Vôbec sa jej neboja. Naopak, mnohé veci vyžadujú, ktoré potom ešte dorábame. U starších je konzervativizmus veľký a my ich musíme presviedčať o veciach, ktoré im pomôžu zjednodušiť prácu.
Dostávate teda pravidelnú spätnú väzbu o tom, čo všetko by ešte systémy mohli poskytovať, prípadne čo môže fungovať inak?
Určite áno. Používame elektronický systém, do ktorého zákazníci nahlasujú akékoľvek požiadavky. Máme obrovskú databázu námetov, ktoré pravidelne vyhodnocujeme a z nich vyberáme tie, ktoré by sme chceli zapracovať do našich systémov. Žiaľ, námetov je tak veľmi veľa, že ich nestíhame všetky zapracovať tak rýchlo ako si predstavujeme.
Seyfor ako firma vidí aj to, ako v oblasti digitálnej komunikácie funguje štátna správa. Je to stále v negatívnom duchu?
V štátnych a súkromných firmách je skutočne rozdiel. Niektoré veľké štátne firmy sú na tom z pohľadu personálnych systémov slabo vybavené. Máme veľa zákazníkov najmä zo zdravotníctva či školstva. Vybavenosť je tam naozaj veľmi slabá.
Existuje v tomto smere nejaké riešenie?
Je to otázka na štát, ktorý v tomto musí udať nejaký trend či koncepciu. Bolo by dobré, keby štátne firmy začali dobiehať tie súkromné.
Seyfor dlhodobo komunikuje s platformou Slovensko.Digital, ktoré tiež vidí do tejto sféry. Aké návrhy na zlepšenie zatiaľ padli?
Členom Slovensko.Digital sme necelý rok a začali sme vnímať, čo všetko Slovensko.Digital rieši. Aktívnejšie sme sa vsadili do riešenia komunikácie so Sociálnou poisťovňou. Sociálna poisťovňa prezentuje, že im krásne fungujú elektronické PN. Ono to však funguje len z jednej strany. Lekári už zadávajú elektronické PN, no žiaľ druhá strana nie, teda Sociálna poisťovňa ich nedokáže automatizovane posielať do personálnych systémov organizácií. Sociálna poisťovňa v tomto naozaj zaspala dobu.
Naši zákazníci to chcú a pýtajú sa kedy to bude. Musia sa prihlásiť na portál, opísať si veci z elektronických PN a zaznamenať to do svojho systému. V Čechách to už funguje dávno. Tam sme to aktívne zavádzali. Stále čakáme, kedy Sociálna poisťovňa dotiahne systém a pomôže zamestnávateľom túto vec riešiť. Snažíme sa tiež trochu rozprúdiť debatu o tom, ako funguje štátna správa. Niekedy dostaneme zo Sociálnej poisťovne spätnú väzbu, že toto sa nás nepýtajte, spýtajte sa ministerstva, lebo my sme sa ich pýtali, no nevedeli nám odpovedať.
Komunikácia medzi štátnymi organizáciami je aj v legislatívnej stránke naozaj biedna a každý používa iný výraz na rovnakú vec a potom sa nevedia zhodnúť. Potom nie je jasné, ako to interpretovať práve v našich mzdových systémoch. Vďaka tomu vzniká veľmi veľa nejasností a komplikácii.
Kam sa uberá svet personalistiky a aké budú trendy?
Svet personalistiky sa uberá kompletne do webu a na cloud. Trendom je tiež automatizácia personálnych procesov, ktoré šetria čas a zásadne odbúravajú papierovú komunikáciu. Prináša to veľké benefity hlavne v tom, že kompletné informácie o zamestnancoch sú v jednoduchej forme dostupné online 24 hodín denne pre manažérov na všetkých stupňoch riadenia. Umožňujú presne plánovať ľudské zdroje a operatívne reagovať na zmeny.
- Peter Vilem
Pracuje v spoločnosti Seyfor Slovensko, a.s. na pozícii riaditeľa divízie Mzdové a personálne systémy a je členom predstavenstva spoločnosti. Informačným systémom sa venuje viac ako 20 rokov, na začiatku na strane zákazníka, 18 rokov ako dodávateľ viacerých systémov. Pre značku Vema pracuje 14 rokov. Prešiel riadením mnohých implementácií u zákazníkov malých aj veľkých firiem, pozná problematiku štátnych a verejných organziácií a aj privátnych firiem v oblasti výroby, služieb aj obchodu.
