Nábor, školenia aj odmeňovanie: Ako softvér pomáha riadiť ľudí

Obdobne môžu personalistov vnímať vlastníci malých firiem, ktorí si sami počítajú mzdy, vyberajú nových ľudí a organizujú firemné „žúry“. Frflanie zamestnancov rastie, ak majú pocit, že im personalisti namiesto podpory pridávajú prácu. Pri veľkých firmách to bez personalistov nejde – buď si zamestnanci rozdelia medzi seba aj nábor a počítanie výplat, alebo HR úlohy efektívne splní tím odborníkov na ľudské zdroje. Situáciu menia informačné technológie.

Roboty v personalistike

Počítať mzdy, posielať výkazy úradom, podieľať sa na nábore, zabezpečovať komunikáciu... To všetko už dokáže softvér, ktorý si postupne razí cestu od veľkých korporácií k menším podnikateľom. „Komplexné ERP programy dnes riadia celú paletu systémov vo firme – mzdy, účtovníctvo, správu majetku, skladu, logistiky, komunikáciu s bankami, existujú moduly na riadenie výroby či prípravu technickej dokumentácie,“ hovorí finančný riaditeľ IT spoločnosti Softip Martin Vlčko.

Pre firmu môže mať takýto softvér významný prínos. Počet členov HR tímu môže byť nižší, alebo rovnaký počet personalistov urobí prácu lepšie a rýchlejšie, alebo HR tím popri doterajšej práci zvládne aj nové úlohy.

Ďalší fenomén, ktorý IT v HR prináša, je meranie výsledkov. „Informačné technológie spôsobili, že sa charakter práce v oblasti ľudských zdrojov zmenil z administratívneho na biznisový, zameraný na výsledky a výkon, či už v oblasti trvania a nákladov náboru, vzdelávania, výpočtu miezd či sledovania dochádzky,“ hovorí manažérka konzultačnej spoločnosti PwC Ľudmila Guerin, ktorá sa dlhodobo venuje oblasti HR a jej digitalizácie.

Dlhodobé sledovanie parametrov, ktoré priniesla digitalizácia firemných procesov, umožňuje porovnávanie všemožných ukazovateľov v čase. A to predstavuje základ pre snahu o ich zlepšovanie. Súčasne to znamená zvýšený tlak na výkon personalistov, keďže ich prácu možno oveľa lepšie hodnotiť na základe exaktných výsledkov. Podobne ako v prípade obchodníkov predávajúcich produkt firmy.

Cena nepustí

Aké IT nástroje teda firmy na Slovensku využívajú v HR oblasti? „Zjednodušene môžeme povedať, že sa vyprofilovali dve skupiny firiem,“ vysvetľuje Ľ. Guerin. Prvú tvoria veľké spoločnosti, zväčša pobočky nadnárodných korporácií, ktoré nasadzujú komplexné a drahé ERP systémy vybrané materskými spoločnosťami v zahraničí, napríklad Workday, SAP alebo Taleo.

„Druhá skupina, ktorá si nemôže dovoliť tieto nákladné globálne korporátne riešenia, využíva softvéry od lokálnych IT firiem, ako sú Hour, Softip či Vema,“ dodáva Ľ. Guerin. S tým, že aj lokálne riešenia sú na vysokej úrovni, ponúkajú veľa možností na ich modifikáciu a nastavenie modulov podľa potrieb používateľskej firmy.

Rozdiel v cene IT produktov sa môže pohybovať v rádoch. Vzhľadom na komplikovanú cenovú politiku, ktorá zohľadňuje množstvo faktorov ako napríklad počet zamestnancov, spôsob aktualizácie, dĺžku licencie či využívanie jednotlivých funkcií softvéru, je náročné ich navzájom porovnávať. Opäť zjednodušene povedané, najdrahšie zahraničné programy, ktoré používajú napríklad tunajšie centrá zdieľaných služieb, môžu vyjsť ročne sto eur na zamestnanca, teda stovky tisíc eur na firmu. Veľké softvérové domy zväčša tieto programy predávajú len korporáciám s viac ako tisíckou zamestnancov.

Dopyt po softvéri rastie

Lokálni hráči si účtujú za úplné programy so všetkými modulmi výrazne menej, zhruba 10- až 30-tisíc eur a ich služby využívajú skôr malé a stredné podniky. Na druhej strane, softvér, ktorý ponúkajú, neobsahuje toľko funkcionalít ako veľké ERP systémy. Jeden modul z takého softvéru vychádza zhruba na tritisíc eur.

Jednou z lokálnych firiem, ktoré sa dlhodobo venujú podnikovým softvérom, je Softip. Jeho modul na výpočet miezd používa 1 200 firiem na Slovensku. „Dopyt po HR programoch rastie, pretože ľudský kapitál začína byť firemné aktívum číslo jedna. Je to obrovský zdroj informácií, s ktorým je potrebné neustále pracovať, dáta spracúvať a vyhodnocovať a bez softvéru to jednoducho nejde,“ hovorí jej finančný riaditeľ Martin Vlčko.

Tento trend potvrdzuje aj riaditeľ spoločnosti Vema Peter Vilem. Tento softvérový dom je takisto silným lokálnym hráčom v ERP programoch. „Vzhľadom na situáciu na trhu práce a nedostatok ľudí majú firmy snahu rozširovať IT nástroje s cieľom lepšieho manažmentu toho najvzácnejšieho kapitálu, ktorý majú – ľudskej pracovnej sily. Snažia sa udržať si kvalitných pracovníkov či mať prehľad, koľko do ľudí investujú,“ konštatuje P. Vilem.

Zdroj: Maňo Štrauch

Agenda pre počítač

Vedenie firmy, ktorá má jedného-dvoch zamestnancov, si mzdy dokáže vypočítať aj samo. Stačí sa vyznať v legislatíve, sledovať zmeny zákonov a ovládať Excel. No pri vyššom počte zamestnancov pribúdajú legislatívne výnimky, administrácia sa komplikuje a predlžuje. Kto nemá čas študovať každú legislatívnu zmenu v daniach a odvodoch, môže zveriť tieto úlohy softvéru.

Tento princíp preniká do čoraz viacerých sfér HR. „Spracovanie miezd je už pre firmy nevyhnutnosť. Zvyšuje sa však záujem o riadenie náboru nových zamestnancov či vzdelávania tých súčasných,“ tvrdí Katarína Záborská, šéfka HR v IT firme Hour. Vďaka softvéru má personalista prehľad v evidencii uchádzačov o prácu, vie im z počítača alebo mobilu prideľovať termíny pohovorov, program automaticky posiela notifikácie zúčastneným manažérom aj s CV uchádzača.

Dáta kandidáta systém po jeho prijatí preklopí do databázy zamestnancov a ďalej s nimi pracuje podľa toho, aké ďalšie moduly firma používa. „Program vie dať automaticky spätnú väzbu neprijatým uchádzačom, uľahčuje komunikáciu a administráciu náboru a na záver vyhodí štatistiky podľa sledovaných parametrov,“ dodáva K. Záborská. V oblasti vzdelávania systém kontroluje absolvovanie zákonom predpísaných školení, napríklad bezpečnosti pri práci. V prípade školení zameraných na rozvoj zamestnanca sleduje spokojnosť s lektorom, náklady na vzdelanie, eviduje získané certifikáty a licencie či sleduje dobu ich platnosti.

IT nástroje umožňujú, aby manažéri bez dlhoročných skúseností zvládli nové úlohy. „Riadenie zamestnancov sa čoraz viac posúva na ich priamych nadriadených,“ upozorňuje P. Vilem. „V prípade mimoriadnych odmien manažér kedysi napísal a zdôvodnil návrh vo Worde, poslal ho e-mailom na personálne oddelenie alebo nadriadenému, urgoval, čakal a napokon odmenil alebo neodmenil. Teraz zvládne administratívu za pár sekúnd, pretože má na to platformu. Navyše tu nájde históriu hodnotení, odmien, splnených úloh a všetko to môže vidieť aj zamestnanec,“ vymenúva P. Vilem.

Tvorcovia softvéru myslia za klientov a program často sprevádza jeho používateľov krok za krokom bežnými procesmi vo firme. Stáva sa tiež spoločným úložiskom historických informácií, vďaka čomu firma nie je odkázaná na zamestnancov bez výkonu, no s unikátnym know-how.

Komunikácia online

Bratislavská pobočka technologickej spoločnosti Dell používa denne v oblasti HR viacero ítečkových systémov. Jedným z nich je online portál, ktorý zabezpečuje komunikáciu so zamestnancami. „Je to miesto, kde si každý môže nájsť online interné predpisy, dokumenty firemnej politiky a dôležité informácie o dianí v korporácii. Okrem vyhľadávania informácií umožňuje chat zamestnancov so špecialistami HR oddelenia,“ hovorí programová manažérka Dellu Tatiana Šurinová. Časté sú napríklad otázky na podmienky práce z domu, možnosti zmeny pracovnej pozície v rámci firmy alebo postup pri odchode na materskú dovolenku.

Aj v HR oblasti sa osvedčil tvorcom softvéru pre korporácie systém ticketov. Pracovník písomne zadá cez online portál požiadavku a algoritmy ju podľa obsahu nasmerujú k zodpovednej osobe s termínom na vybavenie. „Systém ticketov je určite efektívnejší nástroj z pohľadu alokovania HR zdrojov, ale zároveň je to výhodné riešenie aj pre používateľov a ich zákaznícku skúsenosť,“ vysvetľuje T. Šurinová.

Ďalší HR program, ktorý bratislavský Dell implementoval len nedávno, obsahuje informácie o zamestnancoch, ich cieľoch, plánoch, výkonnosti a zaradení v prehľadnej firemnej štruktúre. Zamestnanci vidia tiež časť informácií o svojich kolegoch a manažéroch. „Pre manažéra je to efektívny nástroj, ktorý umožňuje riadiť väčší počet zamestnancov s tým, že má všetky kľúčové informácie na jednom mieste,“ hovorí T. Šurinová.

Bratislavský Dell má pre svojich zamestnancov k dispozícii aj kompletnú ponuku online vzdelávania. Zamestnanec si sám volí, kedy si školenie urobí podľa svojich potrieb a možností, prípadne sa prihlási do skupiny s inštruktorom a ďalšími kolegami. Firma využíva aj databázu zručností, ktorá obsahuje certifikáty, absolvované školenia, zručnosti a know-how, ktoré pracovníci uvedú.

Je zrejmé, že kontakt HR oddelenia so zamestnancami sa presúva z osobnej do online sféry. Napriek tomu si personalisti nemyslia, že by softvér personalistov vzďaľoval od ľudí. „Technológie nám umožňujú robiť HR inak. Veľký prínos vidíme práve v online nástrojoch, ktoré podporujú self service, pomáha nám to urýchľovať procesy a zlepšuje to celkovo zákaznícku skúsenosť. Vo veľkých korporáciách typu Dell by bolo neúmerné, ak by čo i len polovica ľudí vybavovala všetko osobne,“ uzatvára T. Šurinová.

More aplikácií

Okrem komplexných programov, ktoré umožňujú veľkým firmám riadiť ľudské zdroje, existujú tisícky menších programov a aplikácií pre malé a stredné podniky. A denne vznikajú ďalšie.

More softvéru dopĺňajú rôzne špecializované IT nástroje. CapaCV je nástroj na vytvorenie si digitálneho životopisu zo slovenského prostredia, HireOwl aplikácia na prepojenie študentov vysokých škôl s firmami hľadajúcimi stážistov, Expensify na účtovanie cestovných výdavkov zamestnancov, Talmundo, ktoré umožňuje na mieru šitý onboarding nových zamestnancov. „Veľkým trendom sú aplikácie na riadenie databázy uchádzačov o prácu, ktoré sú prípadne rozšírené o systém manažmentu talentov vo firme,“ hovorí spoluzakladateľ portálu JobAngels Andrej Winter.

Budúcnosťou aj v HR bude zrejme umelá inteligencia, ktorej nasadenie už dnes umožňuje fungovanie rôznych prediktívnych modelov. Na základe obrovského objemu dát o správaní zamestnancov v minulosti dokáže softvér napríklad nájsť nečakané korelácie a predpovedať pravdepodobnosť, že zamestnanec do troch mesiacov podá výpoveď.

Komplexný podnikový softvér, ktorý slúži na riadenie firemných zdrojov (angl. Enterprise Resource Planning), napríklad ľudských zdrojov, financií či materiálu. Program spája procesy, informácie a ľudí z rôznych častí organizácie na spoločnej platforme a pomáha tak pri efektívnejšom riadení a chode firmy.

Partneri seriálu: