Ako sa nezblázniť z práce: Organizovať, delegovať, vypínať... a spať

Na neformálny večierok prichádza šéf jednej z najväčších finančných inštitúcií na Slovensku. Pod očami vidieť, že už dlho sa dobre nevyspal. „Potrebujem vypadnúť aspoň na mesiac niekam, kde nie je mobilný signál a nechodia e-maily,“ zdôveruje sa. Do pár minút sa už diskutuje na tému moderných technológií, neustálej záplavy e-mailov, rýchlych mítingov, porád v zhruba desaťčlennom kruhu.

Každý má svoje recepty: tlačové oddelenie razí zásadu „inbox zero“, teda aby každý večer boli e-maily roztriedené, zodpovedané alebo odložené v špeciálnom priečinku na neskôr a aby v hlavnom „chlieviku“ svietila nula. Firma im na to dokonca usporiadala špeciálne školenie. Iní sa k vytúženej nule nezodpovedaných mailov posúvajú skratkami: staré či málo podstatné správy jednoducho označia ako prečítané bez otvárania. „Robím to tak ráno cestou do roboty, takže si sadám v práci k už vyčistenému počítaču,“ hovorí šéf- ekonóm.

Čoskoro pribúdajú odporúčania na softvér a aplikácie, ktoré majú pomôcť skrotiť nával povinností a zjednodušiť plánovanie. Zaujímavé tipy si všetci hneď hľadajú v mobiloch. A, samozrejme, stále niekto odchádza telefonovať či vybavovať e-maily v telefóne. Napriek tomu, že je sedem hodín večer a oficiálnou náplňou večierka je „neformálna zábava“.

Bez poznámok ani na krok

Produktivita je momentálne zaklínadlo, ktoré sťahuje do mobilov a počítačov aplikácie a robí z kníh bestsellery. Klasická príručka Getting Things Done od Davida Allena sa vlani po pätnástich rokoch dočkala aktualizácie a ostáva druhým najpredávanejším titulom v kategórii time management (jednotkou je iný kultový titul, šesť rokov starý, The Checklist Manifesto).

S príchodom aplikácií, ktoré umožňujú synchronizovať počítače s telefónmi, takže človek má vždy pred sebou aktuálny plán, zoznam schôdzok či úloh, ktoré treba splniť, získala Allenova kniha nový život. Internetoví guruovia produktivity prispôsobili jeho systém pre všemožné platformy. Na webe je možné sa dozvedieť, ako jeho systém zapracovať do poznámkového aparátu populárneho „externého mozgu“ Evernote (obdobu ponúka aj Microsoft ako OneNote, jednoduchšiu verziu má aj Google pod názvom Keep). A pre skutočných hipsterov existujú aj šablóny pre populárne – a drahé – zápisníky Moleskine.

Evernote dokonca vytvoril špeciálnu verziu Moleskinov, ktoré sa dajú oskenovať (aj mobilom), rozpoznať písmo či špeciálne nálepky a uložiť ručne písané poznámky v cloude. Poznámky a dôležité veci má teda človek stále poruke. Ak sa však nenaučí oddychovať, tak si už od práce vlastne nikdy a nikde neodpočinie. D. Allen v podtitule svojej knihy sľubuje „Umenie produktivity bez stresu“. To však závisí nielen od zvolenej metódy, ale aj od povahy.

Zdroj: Zsolt Lukács

Prestávka na rajčinu

Nával povinností, neustále nové úlohy a hlavne neutíchajúca komunikácia („Pracovné maily utíchnu len na hodinu, keď u nás už končíme a v Amerike ešte nezačali,“ hovorí Vlastimil, ktorý pracuje v Prahe pre americký Intel) nie sú len problémy vyšších manažérov. Rieši ich v zásade každý bežný pracovník v službách, a nielen v nich.

Bibiana Filípková z Výskumného ústavu detskej psychológie a patopsychológie napríklad pomáha syndróm vyhorenia, teda dôsledok dlhodobého prepracovania a stresu, riešiť u učiteľov. Pri riešení pocitov množstva práce zdôrazňuje napríklad poriadok a dobré využitie času: poriadok na stole či v dokumentoch v počítači zmenšuje potrebu neustáleho hľadania, pomáha aj stanovenie si presných časových úsekov, kedy sa človek venuje e-mailom. „Hlavne netreba zabúdať na oddychové prestávky v činnosti. Dôležité je vážiť si vlastný čas a neplytvať energiou,“ zdôrazňuje. Dobré je tiež sústrediť sa vždy len na jednu činnosť a nerozptyľovať sa inými úlohami.

Švédske sestry, ktorým pri nezmenenom plate skrátili pracovný čas, boli produktívnejšie a šťastnejšie

Na prestávkach je postavených hneď niekoľko produktívnych techník. Najznámejšia je asi pomodoro (nazvaná podľa kuchynských minútok v tvare paradajky). Tá navrhuje rozdeliť si prácu na 25-minútové intervaly. Počas nich má človek robiť len jednu úlohu, ak mu aj napadne niečo iné, má si to len poznačiť a pokračovať. Po každom úseku nasleduje krátka päťminútová prestávka, po štyroch úsekoch nastupuje dlhšia, až polhodinová. Dôsledkom má byť vyššia sústredenosť, lepšia produktivita aj väčšie uspokojenie z plnenia úloh. A, samozrejme, ako u všetkých populárnych metód produktivity, aj na pomodoro existujú appky.

Byť produktívny a nerobiť veľa

Byť produktívny nevyhnutne neznamená veľa robiť. Príklad švédskych sestričiek, ktorým pri nezmenenom plate skrátili pracovný čas o dve hodiny, nedávno obletel svet. S najčastejším komentárom, že „to by bolo dobré spraviť aj u nás“. Sestry svoju prácu po zmene vykonávali lepšie, boli spokojnejšie – a produktívnejšie. Ide o rozsahovo obmedzený experiment, avšak skrátenie pracovného času je koncept, ktorý už dlhšie poletuje aj vo viacerých vládach.

Francúzi sa napríklad už dlhšie zahrávajú s nápadom štvordňového pracovného týždňa, aby mali ľudia viac času na seba. Treba pripomenúť, že podobné úpravy by sa týkali ľudí s pracovnou zmluvou na dobu neurčitú. Tých je vo Francúzsku veľa hlavne v štátnej správe. Získať plné zamestnanie pred dosiahnutím 35 rokov, keď to už zákon prikazuje, je v krajine takmer nemožné. V takomto prípade totiž nastupuje mohutná odborárska ochrana. A tak by štvordňový týždeň bol hlavne výhrou úradníkov, nie bežných pracujúcich.

Makať dlhé hodiny je naopak výsadou viacerých povolaní, a to aj na Slovensku. Audítorské a konzultačné firmy z veľkej štvorky napríklad počítajú u svojich juniorov s tým, že budú v kanceláriách tráviť aj noci, ak to bude potrebné, a ak vydržia, čakajú ich slušné bonusy.

„A viem, že po troch rokoch odídem s perfektným CV-čkom a môžem si vyberať, kam pôjdem robiť manažéra,“ vysvetľuje mi nad pivom spolužiak z vysokej. Stretli sme sa o pol siedmej, lebo skôr odísť nemohol. A aj to sa naňho ostatní junior kolegovia pozerali prísne, pretože oni ťahali ďalej.

Nie všetci zamestnávatelia vidia takéto „ťahanie“ do noci radi. Nepokladajú to za produktívne ani dlhodobo prospešné, aj keď u mladých ľudí bez záväzkov to chápu – chcú si zarobiť, niečo dosiahnuť a domov ich nič neťahá. B. Filípková však tiež upozorňuje, že prehnané naviazanie sa na robotu je rýchlym receptom na vyhorenie.

Preč so stolmi

Na „work-life balance“ kladie dôraz aj šéf slovenskej pobočky zaisťovne Swiss Re Nima Motazed. „Prvý rok ľudí len školíme, nemá význam, aby sme ich potom zničili nadmerným pracovným zaťažením,“ vysvetľuje. Z vyše tisícky zamestnancov a spolupracovníkov spadá viac ako 80 percent práve do kategórie „millenials“, teda mladých ľudí, často po skončení školy.

„Ich predstava o pracovnom prostredí je iná, sú ochotní veľa pracovať, ale chcú mať aj čas na seba,“ opisuje N. Motazed. Firma im vychádza v ústrety, namiesto kancelárií aktuálne testuje otvorené priestory, ktoré skôr pripomínajú kantínu či oddychové miestnosti. Dá sa v nich sadnúť medzi kolegov alebo do tichého kúta podľa potreby. Počítače, samozrejme, idú s nimi, v dnešnej dobe prenosnej elektroniky to nie je problém.

Flexibilné pracovné prostredie pritom neznamená automaticky nadštandard. „Ušetrí nám to zhruba 20 percent pracovnej plochy, pretože zmiznú tie pevné stoly, pri ktorých sú ľudia inak stále na školeniach či pracovných cestách. Aj keď musím povedať, že prvotná reakcia je často šok, keď človek zistí, že prišiel o „svoj“ stôl,“ dodáva N. Motazed.

Termín „work-life balance“ naopak nemá rada dlhoročná bývalá šéfka Slovenskej sporiteľne Regina Ovesny-Straka. Sama je známa vysokým pracovným nasadením. „Znie mi to, ako keby to „work“ bolo niečo negatívne, čo treba vyvážiť tým pozitívnym „life“,“ myslí si. Sama tvrdí, že najlepšou prevenciou na to, aby človeka práca nezničila, nie je pracovať menej, ale robiť to, čo človeka baví. „Keď máte dobrý kolektív, na ktorý sa ráno tešíte, keď robíte to, čo vám prináša radosť, tak nepočítate hodiny strávené prácou. Áno, človek má stres, ale je to pozitívny stres, ktorý ho núti riešiť problémy,“ vysvetľuje svoj prístup k životu.

Práca nás baví

Dôležitosť toho, aby zvolená práca človeka bavila, zdôrazňujú všetci. Šéfka personalistiky veľkého slovenského priemyselného holdingu (nakoniec nesúhlasila s uvedením mena, keďže hovorila aj o svojich najvyšších šéfoch, takže sa pre potreby článku bude volať Andrea) hovorí o tom, že „človek, ktorý sa ráno do práce teší, je túžbou každého zamestnávateľa“. Pretože kto je spokojný, je podľa interných prieskumov aj lojálny, výkonnejší, trávi menej času na PN a má menej stresu. „A, samozrejme, každý zamestnávateľ chce ponúknuť také prostredie, aby pritiahol čo najviac takýchto ľudí.“

Rýchle povýšenia ľuďom pridali novú zodpovednosť, no nie všetkých naučili, ako delegovať ich staré úlohy na iných. Dôsledkom je únava a prepracovanosť.

Andrea má na starosti aj získavanie manažérov vrátane tých najvyšších. A všimla si, že od krízy sa manažérska klíma zmenila. Ľudia dostali