S príchodom digitalizácie, ktorá sa stala neodmysliteľnou súčasťou biznisu, prichádza aj revolúcia v podpisovaní a správe dokumentov. Podpisovanie perom na papier sa pomaly stáva minulosťou a do čoraz širšieho okruhu biznis aktivít sa aplikuje náhrada tradičného podpisovania – elektronické podpisovanie. O možnostiach elektronického podpisovania a správy dokumentov sme sa porozprávali s odborníkom na túto tému, Eduardom Baraniakom. Ten je spoluzakladateľom a výkonným manažérom spoločnosti Brain:IT, ktorá sa digitalizácii v tejto oblasti venuje.
V rozhovore sa dozviete:
- Uspeli by ste na súde s digitálnou zmluvou podpísanou prilepeným scanom podpisu?
- Dá sa podpisovať s právnou istotou aj bez občianskeho a čítačky?
- Aké výhody ma digitalizácia podpisovej agendy?
- Ako by elektronické podpisovanie mohlo pomôcť aj vám?
Čo je hlavnou myšlienkou elektronického podpisovania?
Digitalizácia celej agendy podpisovania má rovnaký účel ako digitalizácia akéhokoľvek iného biznis procesu vo firme. Optimalizovať daný proces, zefektívniť náklady a ušetriť čas zamestnancom. V prípade podpisovania je tu však ešte jeden dôležitý aspekt. A to zvýšenie právnej istoty pri práci s dokumentami, pri komunikácii s orgánmi verejnej moci alebo ochotnými partnermi. Zhrnul by som teda hlavnú myšlienku troma slovami: jednoduchosť, efektivita a právna istota.
Prečo by firma mala uvažovať nad prechodom na elektronické podpisy?
No tu musím povedať, že každá firma už elektronický podpis aspoň v nejakej forme používa. Teda, minimálne by zo zákona mala. Aj pre štát je jednoduchšie a bezpečnejšie komunikovať s firmami elektronicky, preto zaviedol povinnosť komunikovať niektoré úkony elektronicky. Podpisovanie tejto dokumentácie preto rovnako prebieha elektronicky. Najčastejšie s využitím kvalifikovaného elektronického podpisu na občianskom preukaze.
Veľa firiem, respektíve štatutárov, vníma komunikáciu so štátom skôr ako povinnú a byrokratickú administratívu. No, ak by sme mali znova všetko podpisovať ručne a osobne čakať v radoch na úradoch, aby sme vybavili základné úkony, tak by sme si uvedomili, že elektronický podpis v komunikácií so štátom nie je až tak zlý. A to aj napriek tomu, akým spôsobom je poskytovaný. Elektronický podpis však nie je iba o občianskom preukaze, čítačke a slovensko.sk. Ak človek otvorí svoju myseľ, uvedomí si, že elektronický podpis prináša veľa výhod, možností a obrovskú efektivitu.
Nestačí iba prilepiť scan podpisu?
Toto je druhý extrém, s ktorým sa často stretávame v slovenskom biznis prostredí. Buď sa všetko podpisuje ručne a vo firme sa prikladá veľký dôraz na bezpečnosť a na to, aby štatutár všetko videl a podpísal. Alebo existuje nejaký univerzálny scan jeho podpisu, ktorý koluje vo firme a zamestnanci ho lepia do pdf súborov alebo dokonca upravujú dokumenty cez skicár. Ja naozaj dúfam, že táto prax sa už zo slovenských firiem vytráca. Jej negatívne právne dôsledky sú dúfam jasné všetkým. Dokument síce vyzerá s podpisom pekne a máte ho niekde uložený, ale jeho reálna právna hodnota je prakticky nulová. Teraz si predstavte, že vám príde objednávka od odberateľa na 200 tisíc. Vy mu tovar dodáte a zrazu vám vedenie povie, že tovar nikdy nechcelo a nepreberie ho. Jediné, čo máte je obrázok, kde možno skladník alebo ktokoľvek iný v skicári prilepil podpis štatutára. V prípade, ak by sa takýto scenár dostal na súd, tak podpis na danej objednávke nemá prakticky žiadnu váhu. Preto je dobré dbať nie len na to, aby ste mali všetky firemné podpisy právne ošetrené, ale aby takto zodpovedne pristupovali aj vaši obchodní partneri.
Aké sú hlavné výhody používania elektronického podpisu oproti tradičným papierovým podpisom?
Výhod je veľa. Jednu z nich predstavím na konkrétnej situácii zo života firmy. Konateľ alebo štatutár príde ráno do kancelárie a asistentka mu prinesie 30 centimetrovú kopu papierov, ktorá sa nazbierala za to obdobie, čo na podpisovanie nemal čas. Celá firma čaká na podpísanie, lebo pokiaľ zmluva alebo preberací protokol nebudú podpísané, nikam sa nepohnú. Ak sú asistentka alebo asistent šikovní, dokumenty sú už pripravené na podpis aj s nálepkami, kde ich podpísať a počas celého procesu mu dávajú pokyny – tu treba podpísať trikrát, tu stačí parafovať a pod.
Celá firma čakala na tieto podpisy a obmedzovalo ich to v tvorbe hodnoty, konateľ nemá možnosť mať prehľad o všetkom, čo podpísal a hlavne nevyhnutne musí dôjsť k chybám. Zabudne sa na 1 podpis niekde, je tam zlý dátum, omylom sa vytlačila zlá verzia zmluvy a pod. Zmluva za pol milióna teda nie je podpísaná, štatutár už odišiel a dnes sa mala poslať druhej strane na podpis poštou. Spätne sa mu zároveň komplikovane orientuje v tom, čo kedy podpísal a kde to je založené. Myslím si, že dostatočne veľa podnikateľov/konateľov/štatutárov sa v danej situácii nájde.
Teraz druhá alternatíva. Štatutár má 24/7 online prístup cez notebook alebo mobil ku všetkým dokumentom. V momente, ako mu prídu do elektronickej stránky, si ich vie rýchlo pozrieť a jedným kliknutím na mobile podpísať a poslať elektronicky do schránky druhej strane na podpis. Tá to rovnako môže podpísať okamžite so 100% právnou istotou jedným kliknutím. Celý proces je vybavený za pár minút a hlavne, ak v procese vznikne akýkoľvek problém alebo chyba, systém to vyhodnotí a upozorní okamžite.
Predovšetkým ide o výrazné urýchlenie procesu podpisovania dokumentov, pretože už nie je nutné čakať na fyzickú prítomnosť osoby. Elektronický podpis nám umožňuje podpisovať dokumenty z akéhokoľvek miesta. To priamo súvisí so zvýšením efektivity práce a tiež ušetrením nákladov na tlač, dopravu a archiváciu. A čo je najlepšie, ak ide o rutinné dokumenty, alebo dokumenty, ktoré už dopredu štatutár videl, vie ich všetky podpísať naraz 1 kliknutím. Bez ohľadu na to, či sú ich jednotky, desiatky alebo stovky. Celá ta kopa dokumentov, kde každú zmluvu musíte podpisovať viackrát sa dá vybaviť z mobilu naraz 1 kliknutím a so 100% právnou istotou.
Vravíte, že je možné podpísať viacero dokumentov jedným kliknutím na mobile so 100% právnou istotou. Nepotrebujem na to občiansky a čítačku?
Ešte donedávna to bolo potrebné. Teda ak ste chceli použiť kvalifikovaný elektronický podpis, ktorý je na úrovni notársky overeného podpisu, tak ste potrebovali občiansky preukaz alebo inú certifikovanú kartu s kvalifikovaným certifikátom a čítačku.
To už neplatí. V Európe sa už našli certifikačné autority, ktoré splnili všetky podmienky preto, aby mohli umožniť zákazníkom bezpečne kvalifikovane podpisovať aj bez kartičky a čítačky. V Brain:IT sme jednou z týchto certifikačných autorít a náš produkt NFQES umožňuje naozaj všetko vyriešiť cez mobil pár kliknutiami. Pokiaľ viem, tak momentálne je v celej Európe iba pár takýchto certifikačných autorít. Vrátane nás.
Aký je rozdiel medzi elektronickým podpisom a kvalifikovaným elektronickým podpisom?
Podľa európskeho nariadenia eIDAS existujú tri úrovne elektronických podpisov. Jednoduchý, zdokonalený a kvalifikovaný elektronický podpis. Bez toho aby som išiel do technických detailov môžem povedať, že sa líšia najmä v právnej istote, ktorú ponúkajú. S tým je spojený aj rozdiel v procese overovania totožnosti osoby pri vydávaní certifikátu pre daný podpis. Čím je vyššia úroveň právnej istoty, tým dôslednejšie je overovanie osoby alebo subjektu pre získanie certifikátu. Keď už raz osoba alebo subjekt certifikát získajú, môžu s ním následne počas doby platnosti podpisovať podľa uváženia
Pri akých dokumentoch by si mala dať firma záležať na právnej istote a kde to nie je až tak potrebné?
Ako som spomínal, každý z certifikátov si vyžaduje určitú formu overenia. Kvalifikovaný elektronický podpis si človek musí zriadiť osobne. Ak potrebujem v konkrétnej veci podpisy od veľkého množstva osôb, je pomerne nepraktické požadovať od každého kvalifikovaný elektronický podpis, pre získanie ktorého by sa museli osobne dostaviť na certifikačnú autoritu. Aj keď by to poskytlo dokumentu najvyššiu právnu istotu a stačilo by, aby sa osobne ukázali iba raz pri vybavení certifikátu. V takomto prípade je praktickejší zdokonalený elektronický podpis.
Ja osobne odporúčam postupovať strategicky. Pri zmluvách, preberacích protokoloch a iných dokumentoch, ktorých hodnota transakcie sa pohybuje v desiatkach eur, je podľa mňa dostačujúci aj jednoduchý elektronický podpis.
Ak už hodnota transakcie prekročí danú hranicu, odporúčam zdokonalený elektronický podpis. Ten má jednoduchšie podmienky na overenie, ale veľmi vysokú právnu istotu. Nie je však vhodný na komunikáciu so štátom. Existujú prípady, kde firmy používajú zdokonalený podpis aj na zmluvy v hodnote stoviek tisíc eur.
Ak však ide o dokumenty, ktoré sú pre rast a rozvoj firmy kľúčové, často idú na istotu a použijú kvalifikovaný podpis. Rovnako aj pri komunikácií so štátom.
Čo všetko sa dá okrem samotného podpisovania vybaviť elektronicky?
Spriaznených aktivít je aj v rámci našej platformy NFQES dosť. V prvom rade ide o overenie dokumentu, či bol naozaj podpísaný danou osobou. Pri vytlačenom dokumente by ste potrebovali zavolať znalca na podpisy. V digitálnom svete je overenie podpisu rýchle a jednoduché. V prípade, že obe podpisujúce strany využívajú rovnakú službu na elektronické podpisovanie, nesmierne prínosnou je aj elektronická schránka priamo s možnosťou podpísania. Jej výhody som vysvetlil už v príklade so štatutárom vyššie. Schránka zabezpečuje komplexný workflow nástroj pri podpisovaní. Napríklad po podpise viete poslať dokument druhej strane okamžite, ktorá ho vie rýchlo podpísať a poslať späť. Takto je celý proces časovo omnoho efektívnejší. Digitalizácia podpisovania a správy dokumentu zároveň umožňuje široké možnosti pre uchovávanie, triedenie a vyhľadávanie dokumentov. Užívateľom tak dáva omnoho lepší prehľad o všetkých dokumentoch.
Rozvíjajúce sa technológie v oblasti digitalizácie neustále prinášajú nové možnosti, ktoré sa prenášajú aj do oblasti elektronických podpisov. Preto vidím veľký potenciál pre množstvo nových funkcií. Zároveň je už jasne viditeľný trend, ktorý ukazuje, že aj vplyvom legislatívy bude využívanie elektronických podpisov čoraz rozšírenejšie. To podporí ďalšie inovácie a vznik nových funkcií.
