Transparentná komunikácia, automatizácia toku dát, elektronické potvrdenia, bezchybné prehľady či schvaľovanie na diaľku, to všetko je už bežná prax. Kam smeruje oblasť HR, čo všetko ovplyvnila digitalizácia a ako do procesov zasahujú rozličné HR systémy, sme rozobrali s Petrom Vilemom, riaditeľom divízie mzdových a personálnych systémov v spoločnosti Solitea Slovensko.
1. Ste riaditeľom divízie HR a personálnych systémov a v tejto oblasti pôsobíte už 13 rokov. Viete zhodnotiť aký vývoj za tento čas nastal? Ako to bolo so záujmom o takéto systémy kedysi a ako je to teraz?
Peter Vilem: (úsmev) Áno, je to už šťastných 13 rokov. Do HR oblasti som vstupoval v podstate nepobozkaný. Zo začiatku som musel pochopiť celkovú problematiku HR aj z hľadiska miezd, personalistiky a iných vecí. Za ten čas bol vývoj naozaj dynamický. Najdôležitejšie bolo pochopiť potreby zákazníkov, pretože ich máme mnoho, od malých po tých najväčších a každý má iný prístup a požiadavky.
Kedysi bol primárny záujem o mzdové systémy a časom začali pribúdať ďalšie aplikácie ohľadom personalistiky, najmä tie dochádzkové. No a neskôr začali hlavne veľké spoločnosti (tie bývajú lídrami vo vývoji) žiadať nové aplikácie, ktoré podporujú manažérske rozhodovanie na každej úrovni. Práve preto aktívne sledujeme svetové trendy, aby sme dopredu flexibilne reagovali na dopyt na trhu, čím sa vlastne zrýchľuje aj vývoj vo svete IT. Pri veľkých zákazníkoch bežne riešime úpravy na mieru a vysoké nároky zákazníkov.
Trendom posledných rokov je hlavne digitalizácia rozličných procesov. Kedysi boli HR oddelenia akýmsi uzavretým ekosystémom, do ktorého nedokázal nikto mimo oddelenia nahliadnuť. Vďaka moderným systémom sa HR stáva viac transparentné, procesy dokážu byť viac efektívne a môžu do nich vstupovať zamestnanci a aj iní manažéri.
2. Takže aj v oblasti HR je digitalizácia na prvom mieste. Aké úkony, ktoré sa kedysi riešili len osobne alebo papierovo, sú už dnes bežne dostupné elektronicky?
Peter Vilem: Digitalizácia dáva možnosť sprístupňovať informácie a robí organizáciu otvorenejšou, pretože informácie zo systémov sa dostávajú smerom von, k zamestnancom. Zamestnanec vidí všetky dáta, ktoré o ňom firma eviduje a ak napríklad zabudne nahlásiť zmenu adresy, bankového účtu či čokoľvek iné, tak to dokáže jednoducho zmeniť cez systém. A práve túto otvorenosť vnímam ako veľkú vec.
A čo sa týka konkrétnych úkonov, tak určite sa zjednodušila dochádzka, ktorá sa bežne rieši cez systém a zamestnanec si tam nahodí, kedy bol na PN, kedy u lekára, kedy mal dovolenku. Všetko si necháva schvaľovať elektronicky, takže nepotrebuje nosiť žiadne lístočky, či potvrdenia. Z procesu sa tak vynechávajú ľudia, ktorí robili zbytočne medzikroky navyše. Čo treba, to schváli nadriadený a čo potrebuje spracovať personalista, to ide priamo k nemu. Manažér presne vie, kde sa nachádzajú zamestnanci, tí zase vedia, koľko majú vyčerpanej dovolenky, podklady pre výpočet mzdy sa prerátajú automaticky.
Rovnako sa to týka aj ročných zúčtovaní dane, ktoré sa už tiež automatizujú a systémy vedia podľa platnej legislatívy vyrátať bezchybne daň a zamestnanec nemusí chodiť kvôli rozličným papierovým potvrdeniam za mzdárom.
3. Aké výhody to podľa Vás prináša HR manažérom, či personalistom a aké naopak zamestnancom?
Peter Vilem: Určite je to otvorenosť procesov voči zamestnancom, automatizácia, eliminovanie chybovosti. Zoberte si napríklad takú nemocnicu, ktorá ma stovky zamestnancov a treba evidovať, koľko kto odpracoval cez bežný deň, na nočnej smene či cez víkend. Sú tam rozličné príplatky, eviduje sa mnoho číselných údajov. Keď to mali mzdoví účtovníci ručne nahadzovať, tak to zaberalo neskutočné množstvo času. Teraz sa to spracuje v systéme, do ktorého to padá automaticky a mzdári to už len formálne schvaľujú. Takže systémy šetria čas, zefektívňujú prácu, dá sa pomocou nich dobre komunikovať smerom k zamestnancom.
4. Po akých produktoch najčastejšie siahajú podnikatelia? Je tam nejaký rozdiel, ak napríklad príde menšia spoločnosť s tým, že potrebuje vyriešiť HR agendu a ak príde niekto, kto zastupuje korporáciu?
Peter Vilem: Personalistika je povinná jazda každej spoločnosti, takže je dopyt po všetkom, čo uľahčuje nastavenie týchto procesov. Na druhej strane, ťažko sa hľadajú noví zamestnanci, takže je dôležité starať sa o tých, ktorí už v spoločnosti sú. A to sa dá práve na základe dát, ktoré o nich systém zbiera. Tým myslím napríklad to, čo potrebujú, kedy a ako pracujú, kedy sa im naposledy dvíhal plat, ako majú nastavené odmeny. Na základe toho sa s nimi dá otvorene komunikovať a prispôsobovať im podmienky.
Väčšie korporácie žiadajú už sofistikovanejšie systémy a tam je to už o nástrojoch pre manažérov, ktorí dokážu lepšie zhodnocovať informácie o svojich podriadených. No a s personálnymi systémami idú v ruka v ruke tie mzdové, o ktoré je tiež veľký záujem. Ale z môjho pohľadu je najideálnejšie mať jeden systém, ktorý prepojí obe problematiky.
5. Okrem digitalizácie rozličných úkonov ste spomínali, že spoločnosti často zavádzajú zamestnanecké portály. Na čo slúžia a ako prijímajú zamestnanci to, že musia pracovať s novým systémom?
Peter Vilem: Prijímané sú veľmi kladne. Takýto portál sa dá považovať za interné internetové stránky spoločnosti, na ktorých sa nachádzajú informácie o manažéroch a ich podriadených. Je tam viditeľná v prehľadnej forme ich dochádzka, absolvované vzdelávacie kurzy a podobne. Manažér vie cez takýto portál navrhovať a spracovať odmeny, spracovávať iné pracovné procesy, ktoré sa následne preklápajú do iných systémov – napr. mzdových. A ako som už spomínal, aj zamestnanci vedia o sebe aktualizovať rôzne personálne údaje, čo následne zefektívňuje prácu personalistom. Obsahujú aj informačné okná, ktoré pripomínajú sviatky či jubileá zamestnancov.
6. Existujú aj systémy, ktoré uľahčujú prácu HR managerom a dokážu merať rôzne ukazovatele, tvoriť prehľady, prípadne plánovať?
Peter Vilem: Každý kvalitný systém by mal mať možnosť poskytovať rozličné merania dát a reporty. V našom personálnom systéme Vema to funguje tak, že všetko, čo doň zadám, dokážem následne dostať von vo forme prehľadov. Existujú aj aplikácie, ktoré evidujú plán výkonov, a keď je zamestnanec odmeňovaný za svoj výkon, aplikácia dokáže presne prerátať aktuálny stav na výšku odmeny.
Ale aby som sa ešte vrátil k Veme. Ide o modulárny systém, ktorý má jeden hlavný základ a následne si ju vie zákazník rozširovať o rozličné moduly s funkciami, ktoré práve zákazník potrebuje riešiť. Ide o funkcie od procesu hodnotenia zamestnancov, plánovanie výkonov, nástup a výstup zamestnanca, prehľady až po mnoho iného. Je dobré, ak má spoločnosť jeden systém, ktorý sa dokáže ohýbať podľa jej potrieb, pretože je to omnoho efektívnejšie, než keď má systémov niekoľko, ktoré ale následne treba prepájať medzi sebou.
7. Väčšina novodobých systémov funguje v cloudovom prostredí. Občas vznikajú pochybnosti, či je cloud skutočne taký bezpečný. Predsa len, pracovníci HR pracujú často s citlivými a osobnými údajmi. Ako to vnímate?
Peter Vilem: HR komunita je zväčša stabilná a pracujú v nej ľudia, ktorí sú na svojich pozíciách niekedy aj desaťročia. Takýto ľudia sú zvyknutí na procesy, ktoré fungovali pred mnohými rokmi a rovnako sú zvyknutí držať všetky informácie u seba. Práve toto občas naráža na konzervatizmus a jemne skeptický prístup. Ale musím povedať, že situácia sa mení, pretože najmä počas obdobia spojeného s pandémiou koronavírusu, kedy boli ľudia nútení pracovať na diaľku, sa presvedčili, že cloud je naozaj bezpečný a hlavne so sebou prináša množstvo benefitov, ako je dostupnosť odkiaľkoľvek a kedykoľvek, alebo jeho jednoduché sprevádzkovanie.
A môžem povedať, že v dnešnej dobe drvivá väčšina dnešných zákazníkov má záujem priamo o cloud. A nie sú to len malé firmy, ale sú to aj veľké korporácie. My sa cloudu venujeme už viac ako 18 rokov, vlastne od čias kedy bol cloud ešte neznámy pojem a aktuálne naše cloudové služby využíva viac ako 2000 zákazníkov. Tým chcem povedať to, že máme cloudové služby vybudované na veľmi vysokej úrovni a trúfam si tvrdiť, že sú zabezpečené rovnako ako bankové systémy. V lete sme dokonca prešli auditom ISO 27 001, čo je kybernetická bezpečnosť a je to známka toho, že to máme zabezpečené naozaj kvalitne. A mnohé firmy, ktoré držia dáta u seba, na vlastnej infraštruktúre, ani zďaleka nedosiahnu takú bezpečnosť.
8. Aktuálnou témou je aj ePN, ktorá už nejaký čas úspešné funguje v Českej republike. Tento model sa plánuje prevziať aj nás na Slovensku. Ako vnímate tento krok?
Peter Vilem: Na úvod by som povedal, že sa nepreberá úplne totožný model, aký funguje v Čechách, pretože Sociálna poisťovňa, ktorá je zadávateľom tohto projektu, si navrhla vlastný systém fungovania. Solitea Vema a ďalší dvaja dodávatelia sú v tomto procese akýmsi konzultantami, ktorí sa delia o svoje skúsenosti a snažia sa systém pripraviť a nastaviť tak, aby sa neopakovali chyby, ktoré vznikali pri českom modeli ePNky. Spoločne pracujeme na pilotnom projekte, ktorý rieši prepojenie a fungovanie systému a až po odsúhlasení navrhovaného projektu Sociálnou poisťovňou budú do spolupráce zapojené ďalšie spoločnosti.
Legislatívne to podľa mňa nie je úplne šťastne nastavené, pretože proces zavádzania do praxe je natiahnutý na rok. Lekári to totiž zatiaľ nemajú povinné, a teda sa zatiaľ pridáva práca len personalistom, ktorí dostávajú potvrdenia aj v papierovej, aj v elektronickej podobe súčasne a aj tá elektronická komunikácia si zatiaľ vyžaduje dodatočné vyhľadávanie potvrdení napríklad na portáli Sociálnej poisťovne. Treba tomu ešte vychytať muchy a počkať, kým to bude zavedené plošne, a až následne sa dajú hodnotiť benefity tohto kroku. Primárnym cieľom je ale automatizácia toku dát, zjednodušenie práce a odbúranie byrokracie. A malo by to fungovať podobne ako eRecept – žiadne papierovanie, dáta sa presúvajú automaticky medzi zainteresovanými organizáciami. A HR systémy budú tiež reagovať na túto zmenu, a to vďaka aktualizáciám verzií konkrétnych systémov.
