Dušan Daniška zo softvérovej firmy WAI hovorí, ako softvér Tribunal a jeho jednotlivé riešenia pomáhajú právnikom i celým tímom a ako im softvér zjednodušuje každodennú prácu. K dispozícii je už aj jeho cloudová verzia.
Čo je Tribunal?
Tribunal je softvér, ktorý zjednodušuje každodennú prácu právnikov, advokátov i mediátorov. Slúži na urýchlenie a sprehľadnenie papierovej agendy právnických či advokátskych kancelárií. Systém ponúka mnoho riešení. Umožňuje založenie spisu klienta a jeho správu, cez ukladanie jednotlivých dokumentov až po meranie času na konkrétnych úlohách, fakturáciu alebo spoločný chat v rámci tímu. Advokáti a právnici môžu využívať Tribunal pri riešení akýchkoľvek prípadov, ba dokonca aj v súdnej sieni. Jeho výhodou je, že s ním možno pracovať odkiaľkoľvek a čoskoro bude dostupná aj jeho cloudová verzia.
Prečo sa právnikom a advokátom oplatí pracovať s Tribunalom?
Mnohé právnické a advokátske kancelárie stále nie sú digitalizované. Avšak digitalizácii sa v dohľadnej dobe nevyhnú. Tá je dnes doslova nevyhnutnosťou. Tribunal nie je iba obyčajné CRM, do ktorého si právnici môžu bezpečne ukladať kontakty svojich klientov či partnerov a pracovať s nimi. Softvér poskytuje špecifické funkcie pre advokátsku a právnickú prácu, ktoré bežné CRM systémy neponúkajú. Softvér sme vyvíjali v úzkej spolupráci s právnikmi a advokátmi. Dnes môžeme povedať, že je presne šitý na ich konkrétne potreby.
Tribunal poskytuje priestor na ukladanie a archiváciu agendy klientov, ich spisov a ďalších rôznych dokumentov. Hodí sa do každej právnickej alebo advokátskej kancelárie, ktorá chce mať štruktúrovaný poriadok v dokumentoch. Do systému si možno zapisovať pracovné úlohy alebo úkony aj s odpracovaným časom. Pri každom klientovi má právnik alebo advokát prehľad, čo pre neho urobil v rámci sporovej alebo nesporovej agendy a v akom štádiu sa jeho riešenie momentálne nachádza. V systéme vidí, či klientovi v minulosti poskytol konzultáciu, akého druhu bolo jednanie s klientom, či sa uskutočnilo súdne pojednávanie alebo pre neho pracoval na zmluvnej agende.
Aké konkrétne riešenia ponúka softvér právnikom a advokátom?
Tribunal pozostáva z jednotlivých modulov, vďaka ktorým možno riešiť rôzne požiadavky advokátskej a právnej praxe. Modul Klienti napríklad umožňuje zakladať ku každému klientovi dôležité informácie, spisy a dokumenty. Do Kalendára si možno zapisovať pojednávania, dôležité lehoty, úlohy či úkony.
Tribunal rozlišuje Úlohy a Úkony. Pri úlohách hovoríme o nesporovej agende, keď sedím v kancelárii a pripravujem zmluvy alebo idem na kataster. Pod úkony zasa patrí sporová agenda, ak idem na súd, obhajujem klienta a podobne. Pridanou hodnotou systému je, že umožňuje meranie času jednotlivých pracovných úloh alebo úkonov. Vďaka tomu si užívateľ môže vypočítať svoj odpracovaný čas a následne vystaviť faktúru klientovi. Ďalšími modulmi sú Výdavky a Služobné cesty.
Modul Fakturácia umožňuje prepracované účtovanie právnych úkonov, služobných ciest alebo práce ohodnotenej hodinovou sadzbou. Samozrejmosťou je vystavovanie faktúr aj v cudzích menách. V rámci Tribunalu dokonca môžu ľudia v tíme alebo v kancelárii navzájom komunikovať alebo diskutovať prostredníctvom interného chatu, posielať pozvánky pre zúčastnených alebo e-mailové notifikácie.
Ako funguje práca s Tribunalom v praxi?
Všetko začína evidenciou klienta alebo sporovej agendy. Klientovi sa založí nový spis, v rámci ktorého možno ukladať ľubovoľný počet dokumentov. Navyše pod jedným klientom možno vytvoriť ľubovoľný počet spisov, čím má právnik alebo advokát detailný prehľad a poriadok v jeho agende. Systém umožňuje jednoduché vkladanie rôznych dokumentov, ale aj ich rýchle vyhľadávanie, prehľadné zobrazovanie a kontrolu histórie.
Čokoľvek užívateľ hľadá – či už históriu klienta, nejaký konkrétny spis alebo faktúru, vie sa k nim dostať na pár klikov. Kalendár mu zase pripomenie ďalšie pojednávania či dôležité lehoty. Nesporne veľkou výhodou i pridanou hodnotou Tribunalu je sledovanie odpracovaného času a výkazy odpracovaných hodín a aktivít zamestnancov.
Akým spôsobom ho možno využívať? Treba si softvér inštalovať do počítača alebo je dostupný aj na cloude?
Tribunal poskytuje niekoľko možností, aby ho prakticky mohol používať každý – od samostatného advokáta až po stredné či veľké právnické kancelárie. Najnovšie sme spustili aj cloudovú verziu. Jej výhodou je, že klient môže začať pracovať so systémom okamžite a nemusí si platiť žiadny server. Všetky dáta sa ukladajú priamo do bezpečného cloudu.
Existuje aj serverová a bezserverová verzia Tribunalu. Pre samostatných advokátov je vhodná bezserverová verzia, ktorá sa inštaluje do pracovného počítača. Naopak, serverová verzia je vhodná pre kancelárie a umožňuje vzájomnú spoluprácu medzi členmi tímu.
Cena za používanie systému sa odvíja od výberu riešenia a počtu používateľov, či už ide o jedného advokáta, malú advokátsku kanceláriu alebo veľkú právnickú kanceláriu. Predtým, než si však klient vyberie, mu odporúčame vyskúšať si bezplatnú skúšobnú verziu softvéru. Tá je k dispozícii po dobu jedného mesiaca.
Ako funguje serverová verzia Tribunalu?
Serverovú verziu Tribunalu využívajú väčšinou právnické kancelárie. Odporúčame ju najmä tým, ktorí pracujú v tíme a potrebujú medzi sebou efektívne komunikovať. Všetky dokumenty a dáta uložené cez serverovú verziu sa ukladajú na disk samotného servera právnickej kancelárie, čím ich má klient vždy pod kontrolou.
Všetci používatelia tak pristupujú k databáze cez internetový prehliadač, vďaka čomu majú aktuálne dáta neustále k dispozícii. Pred inštaláciou treba myslieť aj na to, aby mala právnická kancelária sprevádzkovaný svoj fyzický alebo virtuálny server. V prípade potreby sa o jeho prípravu a inštaláciu radi postaráme.
A ako funguje Tribunál v bezserverovej verzii?
Mnohí advokáti, ktorí pracujú samostatne, oceňujú možnosť inštalácie Tribunalu bez využitia servera. To znamená, že softvér si nainštalujú priamo do počítača alebo notebooku, v rámci ktorého majú uložené všetky dáta. Máme aj prípady, kedy niektoré kancelárie najprv používali bezserverovú verziu, ale neskôr sa natoľko rozrástli, že sa napokon rozhodli pre serverovú verziu. V takomto prípade premigrujeme všetky dáta z bezserverovej na serverovú verziu Tribunalu, aby v ňom užívatelia mohli nerušene ďalej pracovať bez straty akýchkoľvek dát.
Ako je zabezpečená ochrana dát v Tribunali?
Rozlišujem tu dve základné veci – cloudové riešenie Tribunalu a inštaláciu softvéru na vlastný server. Je to podobné ako s trezorom. Čím lepšie je zabezpečený, tým bezpečnejšie sú uložené vaše dáta.
Cloudové riešenie si klient nainštaluje za pár sekúnd a nemusí platiť za žiadny server navyše. Cloud aj dnes u mnohých vyvoláva mnoho otázok ohľadne bezpečnosti dát, no faktom je, že dáta v cloude sú fyzicky zabezpečenejšie než bývajú samostatné servery, ktoré prevádzkujú firmy. Cloudový server sa nachádza v dátovom centre pod nepretržitou a niekoľkonásobnou ochranou.
Prevádzkovateľ dátového centra zároveň zabezpečuje neustálu dostupnosť internetového pripojenia, ochranu pred výpadkami elektrického prúdu a tiež servis hardvérových častí.
V prípade využitia Tribunalu v cloude sa dokumenty ukladajú na Microsoft Sharepoint, čím s nimi možno pracovať online a sú dostupné odkiaľkoľvek, kde je bezpečné pripojenie na internet. Je to aplikácia, ktorá poskytuje priestor v Microsoft 365 na uloženie pracovných dokumentov priamo do zabezpečeného cloudu. Zároveň umožňuje pripojenie priestoru OneDrive a tímových úložísk k počítaču i synchronizáciu dokumentov, aby boli užívateľovi dostupné aj bez pripojenia na internet. Ochranu dát v cloude teda v tomto prípade zabezpečuje Microsoft.
Pri rôznych úpravách dokumentov sa verzie súborov ukladajú, vďaka čomu je možné vrátiť sa k ich staršej verzii. Všetky ostatné dáta ako zoznam spisov, faktúry, kontakty klientov sú bezpečne uložené na našom cloude. Uvedomujeme si, že právnici a advokáti pracujú s citlivými údajmi a je pre nás dôležité maximálne zachovať zabezpečenie týchto údajov. Klienti sa tak nebudú musieť obávať straty alebo úniku dát.
Ak si právnická kancelária inštaluje softvér na vlastný, či už fyzický alebo virtuálny server, beží na infraštruktúre klienta. Tým sa stará aj o bezpečnosť svojich dát. Je iba na ňom, koľko peňazí do nej investuje.
Prečo by dnes právnické a advokátske kancelárie mali myslieť na digitalizáciu?
Mnohí právnici alebo právnické kancelárie veľa pracujú s papierovou agendou. Bežne si dokumenty naskenujú a následne fungujú na nejakom zdieľanom disku. Následne si v emailoch posielajú odkazy, kde sa nachádza konkrétny dokument alebo spis. V súčasnej dobe je však dôležité mať poriadok a prehľad nielen v dokumentoch, ale aj v celej firemnej agende. Je to oveľa efektívnejšie a neraz to uľahčuje prácu celému tímu. S vedením advokátskej agendy ide ruka v ruke mnoho zákonných a ďalších povinností. Tribunal umožňuje mať nielen evidenčnú, ale aj finančnú agendu a všetky dôležité informácie pokope v jednom systéme, ktorí sú dostupné na pár klikov.
Ako funguje vaša zákaznícka podpora?
Ak niekto zvažuje prácu s Tribunalom, v rámci online konzultácie vysvetlíme, ako softvér funguje, aké riešenia ponúka a následne má k dispozícii skúšobnú testovaciu verziu. Ak sa rozhodne pre Tribunal, môže si vybrať jednu z ponúkaných možností na jeho prevádzku.
Pri cloudovej verzii stačí klienta navigovať, pri inštalácii ide o komplexnejšiu technickú podporu a asistujeme mu aj pri samotnom obstarávaní servera. Kedykoľvek nás klient potrebuje, naša zákaznícka podpora je k dispozícii telefonicky i prostredníctvom mailu.
Viac informácií nájdete na stránke Tribunal
