V oblasti event marketingu množstvo firiem funguje na princípe outsourcingu, subdodávky služieb teda prenechávajú externému poskytovateľovi, ktorý službu dodáva. Outsourcing ale môže prerásť do situácie, kedy sa podnik stáva neúnosne závislým na externých dodávateľoch, čo môže občas skomplikovať komunikáciu s klientom a niekedy aj zmariť potenciálne úspešný projekt.
„Je to jednoduché. Predstavte si, že plánujete firemný event. Každý hosť sa chce dobre zabaviť, ale aj najesť, preto logicky hľadáte dodávateľa kvalitného cateringu a účinkujúcich. Hostia však musia na niečom sedieť, jedlo je potrebné profesionálne servírovať a celé „sa to musí“ niekde pripraviť. Obvoláte niekoľko dodávateľov, kým zladíte miesto, menu, personál, objednáte stoly, stoličky, nastavíte počty a čas dodania. Máte veľa otázok a požiadaviek – alebo ich nemáte a vyskytnú sa až na mieste. V procese sa môže vyskytnúť množstvo rizík a komunikačných nedorozumení. A práve tu prichádza výhoda insourcingu, teda fullservisových eventových agentúr, ktoré vďaka vlastným „in house“ službám eliminujú tieto problémy na minimum,“ vysvetľuje Pavol Sirotný.
Insourcing znamená teda nielen schopnosť zabezpečiť pre klienta kompletné služby, ale hlavne ich zabezpečiť včas. „Eventová agentúra by mala byť schopná zabezpečiť projekt na kľúč. To dokáže jednoduchšie, ak nie je závislá od druhej firmy. To bol náš cieľ aj v rámci SpicyBrown. Fungovať samostatne. Vďaka tomuto prístupu sme schopní v rámci eventu zabezpečiť vlastné priestory, zabezpečiť techniku, vlastný inventár, pripraviť vlastné dezerty a celý catering a v podstate pripraviť celý event pod jednou strechou,“ uvádza P. Sirotný.
Výhoda insourcingu nie je len na strane agentúry, ale predstavuje pozitívum hlavne pre klienta. „Vďaka fullservisovým službám sme schopní ušetriť hlavne čas. Vždy vieme, kde sa nachádza inventár, kde sa nachádzajú naši ľudia a čo máme k dispozícii. To znamená, že nás nebrzdí čakanie na vyjadrenie firmy či je schopná nazvučiť nám kapelu, ale jednoducho máme na to tím svojich ľudí, o ktorých vieme že sú k dispozícii. Eventy sa teda hýbu rýchlejšie a v konečnom dôsledku to šetrí čas a peniaze klientovi,“ dodáva P. Sirotný.
V súčasnej uponáhľanej dobe klienti od svojich agentúr prirodzene očakávajú, že všetky svoje požiadavky vyriešia prostredníctvom jednej komunikačnej osoby. Jednoducho na strane klienta nie je možné stretávať sa individuálne s dodávateľom cateringu, techniky, mobiliáru alebo účinkujúcich. „Výhodou fullservisovej eventovej agentúry je nie len to, že sa klient stretne s jedným človekom z našej agentúry, s ktorým si dôkladne odkomunikujú predstavu a požiadavky, ale zároveň je táto osoba schopná následne zastrešiť všetky služby v rámci interného prostredia. Vďaka insourcingu má komunikačná osoba úplnú kontrolu nad dodávanými službami a vie, že tieto služby budú dodané v kvalite, akú klient požaduje. Je schopná nabriefovať jednotlivé oddelenia, operatívne riešiť problémy a predovšetkým celá agentúra funguje v jednej línii, takže ani služby sa medzi sebou nebijú a vieme klientovi odprezentovať čo presne dostane. Nepotýkame sa s rozdielnym nastavením služieb subdodávateľov,“ vysvetľuje P. Sirotný.
Práca s agentúrou, ktorá poskytuje eventové služby fullservisovo zároveň dáva priestor kreatívnym riešeniam. Téma eventu vie byť tak prenesená do výberu cateringu, oblečenia personálu, technických projekcií. Každé oddelenie preto vníma svoj význam na evente a prepojenie medzi jednotlivými časťami je zrejmé a vysvetlené. Insourcing okrem individuality a samostatnosti znamená dômyselne premyslené a pripravené zážitky. Len vďaka nemu má podnik istotu v tom, čo ponúka a je schopný 100 % za svoje služby ručiť. Úspešný event tak dokáže podporiť lojalitu zamestnancov či vyzdvihnúť hodnotu firmy v prostredí stakeholderov a partnerov.
Ako teda nájsť v rámci event marketingu profesionalitu? Pri výbere agentúry, ktorá má zabezpečiť event marketingové služby by mal klient zhodnotiť niekoľko aspektov, aby mal istotu, že jeho investície sa mu vrátia:
Má agentúra dostatočné skúsenosti s podobnými aktivitami?
Je agentúra schopná odpovedať na všetky vaše otázky?
Je agentúra schopná prísť s vlastnými nápadmi a návrhmi pre zlepšenie a zvýšenie efektivity?
Reaguje na vaše maily a telefonáty pohotovo, a teda má priestor na to, aby sa vášmu projektu venovala naozaj dostačujúco?
Je agentúra schopná zrealizovať event na kľúč a zabezpečiť všetky služby „in house“?
Je agentúra ochotná za svoje služby ručiť a postaviť za projekt, ktorý realizuje?
O SpicyBrown
Eventová fullservisová agentúra SpicyBrown, je špecialistom na vytváranie zážitkov a nezabudnuteľných okamihov. Každoročne organizuje viac ako 300 súkromných a verejných podujatí naprieč celým Slovenskom. Agentúra zabezpečuje komplexné eventové služby, catering, technické zabezpečenie, eventový inventár a mobiliár a vizuál podujatí. Súčasťou agentúry sú eventové piestory Kursalon Trenčianske Teplice a Event House Žilina.
SpicyBrown je členom skupiny SB Group.
