Elektronické schránky pre firmy sú zriadené. Čakajú na svoje oživenie

Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby (NASES) oznámila, že už zriadila 322 974 schránok právnických osôb na doručovanie úradných rozhodnutí. Podľa generálneho riaditeľa Norberta Molnára proces zriaďovania týchto elektronických schránok prebehol bezproblémovo.

To však neznamená, že rovnako bezproblémové je aj oživovanie týchto schránok. Doteraz si ich totiž aktivovalo len okolo 1 600 právnických osôb. Povinná aktivácia sa týka len právnických osôb a zapísaných organizačných zložiek, ktoré majú sídlo na území Slovenskej republiky. Netýka sa malých živnostníkov – teda fyzických osôb  - podnikateľov.

Čas pre firmy sa ale už kráti. Povinnosť mať aktívnu takúto schránku mali pôvodne firmy určenú na 1. august. Podpredseda vlády pre investície a informatizáciu Peter Pellegrini však na aktiváciu schránok zaviedol prechodné obdobie do 1. januára 2017.

Pre koho sú

Elektronické schránky si budú musieť do januára aktivovať konatelia alebo štatutári firiem. Schránka sa automaticky aktivuje prvým prihlásením. V súčasnosti je však veľmi málo firiem pripravených na doručovanie úradných dokumentov do svojich elektronických schránok. Zástupcovia firiem totiž ešte nemajú vybavený elektronický občiansky preukaz a bezpečnostný osobný kód, tzv. BOK. Ten si musia vybaviť na oddelení dokladov na polícii.

Ak sa firma do svojej elektronickej schránky prvýkrát prihlási od 1. augusta do 31. decembra, budú môcť od tohto momentu úrady tejto firme doručovať dokumenty aj elektronicky. 

Ak sa firma do svojej elektronickej schránky už prihlásila pred 1. augustom, úrady jej môžu začať doručovať dokumenty elektronicky až vtedy, keď sa do svojej elektronickej schránky znovu prihlási v čase od 1. augusta do 31. decembra. 

Konatelia a štatutári firiem by si mali elektronické občianske preukazy vybaviť čo najskôr, lebo od 1. januára budú môcť byť úradné dokumenty doručované elektronicky ktorejkoľvek firme, teda aj tej, ktorá sa do svojej elektronickej schránky nikdy predtým neprihlásila.  

Právnickým osobám môžu teda úrady do aktivovaných elektronických schránok doručovať oznámenia a rozhodnutia úradov, súdne rozhodnutia. V prípade, že majú zaručený elektronický podpis, môžu schránky využívať aj na aktívnu komunikáciu so štátom.

Na doručenú poštu v schránke si užívatelia potom môžu nastaviť notifikácie, či už na e-mail alebo SMS. Zároveň môžu poveriť inú osobu na vstup do schránky. 

Táto forma doručenia bude rovnocenná s tou písomnou. To znamená, že úradná pošta sa bude pokladať za doručenú aj keď si ju zástupca firmy v schránke neprečíta. Elektronická správa vrátane elektronických dokumentov sa bude považovať sa doručenú v deň bezprostredne nasledujúci po dni jej prijatia do elektronickej schránky.

Ak ide o elektronickú správu do vlastných rúk, tá sa bude považovať za doručenú potvrdením doručenky (bez jej potvrdenia nie je možné zobraziť obsah správy) alebo uplynutím 15-dňovej lehoty odo dňa nasledujúceho po dni jej prijatia do elektronickej schránky podľa toho, ktorá skutočnosť nastane skôr. Firmy tak budú musieť svoju schránku pravidelne sledovať.

Deaktivácia firemnej elektronickej schránky aktivovanej na doručovanie nebude možná. Elektronická schránka bude firme zrušená až po jej zániku, keď bude firma vymazaná z obchodného registra.

Ako sa dostať k schránke

Prístup do elektronických schránok majú štatutárni zástupcovia spoločností. Znamená to, že napríklad v s.r.o. majú prístup do jej elektronickej schránky všetci jej konatelia. Prístup do elektronickej schránky je však možné zveriť aj akejkoľvek inej osobe ako štatutárnemu orgánu alebo členovi štatutárneho orgánu firmy.

Môže tak urobiť jedine niektorý z členov štatutárneho orgánu, ktorý priamo vo svojej elektronickej schránke poverí prístupom do nej inú osobu, ktorá má elektronickú schránku tiež zriadenú (napríklad ako bežný občan). 

Aby sa štatutárny zástupca právnickej osoby mohol prihlásiť do elektronickej schránky a komunikovať elektronicky, potrebuje občiansky preukaz s čipom a bezpečnostný osobný kód BOK. Ten si vybaví na oddelení dokladov na polícii alebo v jednom z klientskych centier.