Napriek tomu, že certifikát vie organizáciám otvoriť dvere do sveta, stále ho mnoho z nich považuje za nutné zlo. Na výber certifikačných spoločností, ktoré ich vystavujú, sa tak dívajú nie len cez prsty, ale aj cez peňaženku. Mali by si však dať pozor na to, s akými odborníkmi budú spolupracovať.
Výkonný riaditeľ spoločnosti DQS Slovakia s.r.o., Pavol Plevják upozorňuje, že správne nastavený certifikačný proces môže nielen zamedziť problémom, ale aj ušetriť náklady, či zefektívniť interné fungovanie firmy. To je však možné iba v prípade, ak si organizácie pri výbere audítorov a certifikačných spoločností budú klásť tie správne otázky a budú otvorení spolupráci.
Stále platí, že sa organizácie obávajú auditu?
Dnes je už, na rozdiel od 90. rokov, proces certifikácie systémov manažérstva pomerne známa realita. Keď sme v tom období, ako prvá Nemecká certifikačná spoločnosť, riešili prvotné certifikácie, pre našincov išlo o veľkú neznámu. Nikto nevedel, čo môže od auditov a audítorov očakávať. Dnes však tieto obavy už riešiť nemusíme, stačí ak sa budeme snažiť využiť potenciál certifikácie a auditu v prospech organizácie a rozvoja svojho podnikania.
Narazíte aj v tejto dobe na klienta s obavami?
Áno, ide o organizácie, ktoré sa boja, že neprejdú samotným certifikačným procesom. V praxi to znamená, že vykonaný audit a následný postup nebude ukončený vystavením certifikátu, respektíve bude odobratý. Druhým, častejším aspektom, ktorého sa obávajú, je samotný audítor, prípadne jeho zmena, napríklad v novom certifikačnom procese.
Z čoho tento strach pramení?
V prvom rade je to neistota organizácie z toho, či sú jej procesy nastavené správne v súlade s predmetom certifikácie, a požiadavkami normy na ktorú je certifikovaná alebo sa plánuje certifikovať. Môže ju však zmierniť dobrá príprava. Aj tu platí staré známe: „Ťažko na cvičisku, ľahko na bojisku.“ Implementácia jednotlivých požiadaviek totiž organizácií zaručí istotu v tom, že urobila maximum pre naplnenie požiadaviek relevantnej normy.
Na čo by v rámci prípravného procesu nemala firma zabudnúť?
V prvom rade je to dobre naplánovaný, vykonaný a nezávislý interný audit. Prostredníctvom neho je možné efektívne posúdiť, či požiadavky predmetnej normy boli do praxe dostatočne implementované. Ide v podstate o začiatok certifikačného procesu, v rámci ktorého by už organizácia mala mať vybratú certifikačnú spoločnosť.
Ako by mal výberový proces vyzerať?
Organizácia by si mala overiť odbornosť audítora. Mal by byť kvalifikovaný pre predmet požadovanej certifikácie, v ktorom jeho klient vykonáva svoju podnikateľskú činnosť. Upriamiť pozornosť by mala aj na akreditáciu samotnej certifikačnej spoločnosti, ako aj na úroveň servisu a komunikácie, ktorú poskytuje. V neposlednom rade, by som sa opýtal aj na to, či certifikačná spoločnosť ponúka v celom procese softvérovú podporu respektíve akou mierou digitalizácie disponuje. Mala by byť klientovi dostupná 24 hodín denne, a to od plánovania auditu cez jeho realizáciu. Samozrejmosťou by mal byť 24 hodinový online prístup zákazníka k jeho dokumentácii ako sú správy z auditov, akčné plány a certifikáty.
A čo renomé certifikačnej spoločnosti?
Tak ako v inom odvetví aj tu hrá meno certifikačnej spoločnosti na medzinárodnej úrovni nemalú úlohu. Napríklad ak organizácia plánuje expandovať za hranice Slovenska, rieši certifikáciu vyžadovanú štátnou správou a štátnymi orgánmi alebo chce spolupracovať, respektíve už spolupracuje so zahraničnými spoločnosťami pôsobiacimi na Slovensku.
Vyzerá takto výber audítora v praxi?
Nie. Organizácie sa častejšie pri výbere pozerajú na cenu služieb, čo je samozrejme logické a v dnešnej dobe aj plne pochopiteľné. Zabúdajú si však preveriť kompetentnosť audítora. Najmä či má znalosti z odboru, v ktorom organizácia realizuje svoju podnikateľskú činnosť, aké má praktické skúsenosti a v neposlednom rade jeho profesionálny prístup. Medzi hlavné úlohy audítora totiž patrí nielen potvrdzovanie plnenia požiadaviek certifikovanej normy, ale aj pochopenie procesov organizácie, jej súčasný stav a strategické smerovanie. Musí zároveň vedieť správne posúdiť potenciál jej rozvoja, s ohľadom na možné riziká a ich dopad na jeho klienta.
Mali by teda firmy od audítora očakávať viac než potvrdenie zhody?
Jeho úlohou je sprostredkovať spoločnosti okrem samotného certifikátu aj pridanú hodnotu vo forme spätnej väzby pre ďalší rozvoj a zlepšovanie. Organizáciám môže pomôcť zistiť zdroje plytvania, povedzme v podobe dvojitej práce alebo nadpráce. Certifikácia pomáha aj v rozvoji podnikania a plnenia podnikateľských cieľov.
Dobrá certifikačná spoločnosť by teda nemala len „vystavovať papiere“?
Určite vie ponúknuť viac než certifikát alebo audit jeden krát ročne. Svet sa mení a s ním aj prínos a úloha poskytovateľov certifikačných služieb. Certifikačná spoločnosť by mala byť oporou svojmu certifikačnému partnerovi, pomáhať mu v neľahkých chvíľach a prostredníctvom auditov posúvať organizáciu dopredu k ďalšiemu zlepšovaniu, plneniu strategických zámerov a požiadaviek zákazníka.
Aké pridané služby by mali organizácie od audítora ešte žiadať?
Bežnou praxou sú napríklad podporné softvérové riešenia pre plánovanie, realizáciu a vyhodnotenie auditu. Tak isto je pre organizáciu dôležité zbaviť sa predsudkov voči auditu a nebáť sa spolupracovať s vybranou certifikačnou spoločnosťou po celý rok. Dnes to umožňuje online svet, napríklad formou rôznych webinárov či školení, newsletterov a internetovej podpory. Klient tak certifikačnej spoločnosti umožní, aby ho lepšie spoznala a pomáhala mu napĺňať jeho ciele aj mimo obdobia auditu.
Patrí do tejto komunikácie aj kritika?
Určite. Firmy by sa nemali báť certifikačnej spoločnosti podať spätnú väzbu týkajúcu sa spolupráce s ňou a s jej audítormi. Je potrebné sa podeliť o pozitívne ako aj negatívne skúsenosti, obavy či riziká. Každá spätná väzba zo strany certifikačného partnera by však mala byť objektívne posúdená, pretože poskytuje certifikačnej spoločnosti možnosť rastu. V neposlednom rade by pre organizáciu nemalo byť problémom požiadať v niektorej oblasti o zmenu, napríklad o odôvodnenú zmenu audítora, zmenu prístupu a podobne.
Rozhoduje o úspechu procesu aj to, ako je organizácia myšlienke certifikácie naklonená?
Aj napriek pokroku je stále málo organizácií, ktoré sa svojvoľne rozhodnú pre certifikáciu niektorého z manažérskeho systému. A neberú ju ako nutné zlo, ktoré od nich požadujú zákazníci. Certifikácia a audítor by už dávno nemali byť strašiaci tejto doby, ale podpora, ktorá posúva organizácie vpred. Preto nezáleží na tom, či sa do procesu certifikácie pustili kvôli zákazníkom alebo z dôvodu svojho interného rozhodnutia, napríklad pre zlepšenie svojej situácie či riadenia svojich procesov alebo rizík. Vždy by sa mali sústrediť najmä na výhody, ktoré im prináša.
Napríklad?
Málo klientov si uvedomuje, že certifikácia môže znamenať konkurenčnú výhodu. Otvára pomyselné dvere do konkrétneho sektoru, ku konkrétnemu zákazníkovi či štátnej zákazke. Organizácií môže poslúžiť aj pri vstupe na nové trhy, respektíve pri uchádzaní sa o nové projekty alebo výzvy. Zlepší si tým nielen svoju povesť, ale ukáže aj snahu o udržateľné fungovanie a kultúru organizácie.
Spomínali ste aj obmedzovanie nadpráce...
Ak sa postupy v organizácií nastavia správne a efektívne, výsledok bude badateľný v lepšom, flexibilnejšom, ale aj rentabilnejšom vykonávaní interných procesov či v jej celkovom hospodárení. Zároveň dôjde k optimalizácii a posilneniu samotnej kultúry organizácie aj jej vnímania zamestnancami.
Patrí do tohto konceptu aj téma udržateľnosti, o ktorej sa dnes tak často hovorí?
Chcem pripomenúť, že certifikačné spoločnosti tu nie sú len na to, aby vystavovali certifikáty, ale aby šírili osvetu v udržateľný rozvoj a zlepšovanie kvality života vo všetkých aspektoch a všetkých sektoroch. V rámci svojej práce by preto mali dodržiavať zásady udržateľnosti u auditovaných organizácií a podporovať ich v udržateľnom rozvoji.
- Pavol Plevják
Riaditeľ a konateľ medzinárodnej certifikačnej spoločnosti DQS Slovakia, s.r.o, ktorá je dcérskou spoločnosťou DQS Holding GmbH. Zároveň je certifikačným audítorom treťou stranou pre normy ISO 9001 a IATF 16949. Dlhé roky spolupracoval s výrobcami automobilov (OEM) a ich dodávateľmi, kde častokrát mohol nahliadnuť do toho, čo sa skrýva za množstvom požiadaviek na systémy kvality. Umožnilo mu to lepšie pochopiť, prečo nejde „len“ o požiadavky, ale aj o filozofiu myslenia smerom k zákazníkovi. Automobilovému priemyslu sa naplno venoval už od ukončenia štúdia na vysokej škole, čo mu dovolilo nazbierať skúsenosti na pozíciách ako predstaviteľ pre kvalitu, realizácie školení a konzultácií, manažér pre vývoj až k certifikácií systémov manažérstva kvality.
