Mnoho podnikateľov na Slovensku si ešte stále eviduje a zakladá všetky faktúry či iné účtovné dokumenty v papierovej forme, elektronickú evidenciu berú len ako doplnkovú možnosť. Papieru však možno dať zbohom. Už od januára 2022 totiž novela zákona o účtovníctve umožnila spracovávať doklady modernejším spôsobom, teda elektronizáciou.
Daniari najnovšie už mesiace pracujú na tom, aby spustili informačný systém elektronickej fakturácie eFaktúra. Ak sa po parlamentných voľbách nájde politická vôľa, pravdepodobne sa tento projekt spustí už od roku 2025 alebo 2026. Podnikatelia by mali mať po novom povinnosť vyhotovovať faktúru z každej obchodnej transakcie, pri ktorej nemusia evidovať tržbu cez eKasu a elektronicky ju zasielať daniarom. To, v akej forme sa však napokon tento projekt zavedie, je veľkým otáznikom.
Zavedenie eFaktúr spomínal už koncom roka 2021 vtedajší minister financií Igor Matovič v rámci nikdy nespustenej daňovo-odvodovej reformy, čo sa v tom čase stretlo s ráznou kritikou podnikateľských zväzov. Od septembra 2022 mal byť projekt spustený pre rezort financií a jeho dátové centrum, od januára 2023 aj pre všetky organizácie v pôsobnosti rezortu.
Firmám od začiatku jeho ohlásenia v praxi chýbali kvalitné odborné diskusie, vyhodnotenie vplyvu na prax a logické argumenty. „Takejto zásadnej zmene, ktorá sa plošne dotkne všetkých podnikateľských subjektov, by malo predchádzať vyhodnotenie efektivity v minulosti prijatých opatrení, ich nákladov a prínosov a tiež analýza toho, do akej miery štát využíva existujúce dáta a či potrebuje ďalšie,“ uviedol vtedy pre TREND Ján Solík, prezident Združenia podnikateľov Slovenska.
Zatiaľ možnosť, nie povinnosť
Elektronizácia účtovníctva je pre firmy stále len možnosťou, nie povinnosťou. Niektoré sa s tým vysporiadavajú po svojom, napríklad doklady uchovávajú kombinovane, teda elektronicky aj papierovo. Praktickejšie však pre ne bude, ak pre lepšiu orientáciu v účtovníctve ako celku podobu účtovných záznamov zjednotia, hovorí pre TREND Mária Sameková, daňová poradkyňa a predsedníčka dozornej rady Slovenskej komory daňových poradcov (SKDP).
Špeciálny softvér za pomoci umelej inteligencie vyčíta a prepíše relevantné údaje, napríklad číslo faktúry, obchodného partnera, sumu či variabilný symbol z príslušných dokladov do súboru, ktorý možno importovať do účtovného programu. V niektorých prípadoch tento proces nastáva priamo v účtovnom programe, opisuje M. Sameková. Ďalšie funkcie sa líšia v závislosti od poskytovateľov účtovných riešení.
„V niektorých prípadoch softvér pridelí aj účtovný predpis a úlohou účtovníka je už len skontrolovať jeho správnosť. Automatické rozpoznávanie údajov na dokladoch so sebou prináša nielen časovú a finančnú úsporu, ale aj zníženie chybovosti. Preto aj účtovné firmy, ak chcú uspieť v konkurencii, musia hľadať riešenia automatizácie spracovania a zaúčtovania dokladov,“ dodáva M. Sameková.
Pre automatické spracovanie pokladničných dokladov sú zas na trhu dostupné aplikácie, ktoré pomôžu s „prečítaním“ bločku a jeho zápisom do účtovného softvéru. Po naskenovaní QR kódu si z dokladu vytiahnu všetky potrebné informácie.
Účtovným kanceláriám digitalizácia zlepšuje procesy pomocou využívania digitálnych technológii a digitálnych údajov, pridáva názor pre TREND Ina Kováčová Bečková, daňová poradkyňa poradenskej skupiny Atlas Group.
„Pre spoločnosti, ktoré spracovávajú veľké množstvo rovnakých údajových záznamov, je digitalizácia jednoduchšia. Záleží aj na odvetví, v ktorom firma podniká. Pre IT spoločnosti, technologické spoločnosti a spoločnosti poskytujúce služby je digitalizácia jednoduchšia z hľadiska implementácie, ako pre tie pôsobiace v gastropriemysle alebo hotelierstve,“ dodáva I. Bečková.
Treba sa vedieť rozhodnúť
Ďalšou výhodou spracovávania účtovníctva v elektronickej podobe je možnosť elektronického uchovania účtovnej dokumentácie počas zákonom stanovenej doby. V súčasnosti je možné prostredníctvom cloudu nielen odovzdávať doklady na ich spracovanie, ale takto môže byť vedené i celé účtovníctvo podnikateľov. Vďaka tomu k nemu môžu mať prístup okrem účtovníka aj majitelia firiem cez internet, a to kedykoľvek a z akéhokoľvek miesta na svete, spresňuje M. Sameková.
„Elektronické účtovné záznamy je možné v ich elektronickej podobe aj archivovať. Ak je dodržaný zákon, už nie je potrebné mať ich aj v listinnej podobe,“ pripomína. Daniari však môžu požadovať od podnikateľov účtovné záznamy len v takej podobe, v akej sa títo rozhodli dáta spracovávať a archivovať.
Bez ohľadu na to, o aký druh dane ide, zákon o účtovníctve akceptuje obe formy vyhotovovania účtovných záznamov, potvrdila pre TREND Martina Rybanská, hovorkyňa Finančnej správy SR (FS SR).
„Predpokladom na vyhotovovanie elektronických faktúr alebo elektronických účtovných záznamov je existujúca dohoda vyhotoviteľa faktúry či účtovného záznamu s ich prijímateľom. Zákon o účtovníctve umožňuje vedenie účtovníctva v oboch formách. Tiež umožňuje vykonanie zmeny (tzv. transformácie) listinných účtovných záznamov na elektronickú podobu za splnenia zákonom daných podmienok,“ dodáva hovorkyňa.
V súčasnej dobe je trendom mať účtovníctvo stopercentne pokryté elektronicky či digitálne. „Už aj pokladničné dokumenty z virtuálnej pokladnice je možné získať v digitálnej forme priamo na mail firmy, prípadne oprávnenej osoby, ktorá je povedená vedením účtovníctva. Všetky faktúry vieme získať v elektronickej forme priamo na mail alebo iné cloudové úložisko. Aktuálna možnosť využívania (rozhrania) API v bankových službách napríklad umožňuje automatické sťahovanie bankových transakcií,“ podotýka I. Kováčová Bečková.
Aj preto si vhodnú účtovnú kanceláriu odporúča napríklad vyberať podľa toho, aké má skúsenosti s digitalizáciou či automatizáciou údajov, tiež či má vlastný informačný systém, ktorý je možné integrovať so systémom klienta a podobne. V neposlednom rade je vhodné riešiť aj otázku kybernetickej bezpečnosti v záujme zabezpečenia dát klientom.
- Čo sa pred dvomi rokmi zmenilo
Elektronickú formu účtovných záznamov má Slovensko v účtovných predpisoch upravenú už dlhšie. Do konca roku 2021 bolo možné zmeniť účtovný záznam z listinnej formy do elektronickej len zaručenou konverziou.
V ostatných prípadoch musel daňovník v prípade kontroly vedieť preukázať zhodu transformovaného záznamu aj pôvodným listinným dokladom. Od roku 2022 už zákon o účtovníctve neupravuje, aké technické riešenie má daňovník zvoliť, avšak vymedzil zásady obehu dokladov až po ich archiváciu.
Základom je preukázateľnosť účtovného záznamu, konštatuje pre TREND Mária Sameková, daňová poradkyňa a predsedníčka dozornej rady Slovenskej komory daňových poradcov (SKDP). Ten sa môže zmeniť z listinnej formy na elektronickú buď zaručenou konverziou, alebo skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme (formáty PDF, PNG, JPG, TIFF, atď.). Elektronický účtovný záznam sa považuje za preukázateľný a už nie je potrebné predkladať pôvodný účtovný záznam v listinnej podobe.
Vo všeobecnosti platí, že je nutné zachovať vizuálnu zhodu s pôvodnou formou účtového záznamu. Zákon povoľuje uskutočniť zmenu účtovného záznamu len raz. V praxi sa však M. Sameková stretáva s tým, že v účtovnej firme, ktorá jej spracováva účtovníctvo externe, sa táto zákonná požiadavka nedodržiava.
„Ak dodávateľ zašle odberateľovi faktúru ako prílohu e-mailu v PDF, odberateľ by mal faktúru spracovať v rámci obehu účtovných dokladov v jej elektronickej podobe bez zmien. Ak však faktúru transformuje do listinnej podoby vytlačením, nie je možné opäť faktúru napríklad skenovaním previesť do elektronického formátu PDF,“ dodáva M. Sameková.
V praxi sa neraz stáva, že firma odovzdá účtovníkovi všetky doklady v papierovej podobe bez ohľadu na to, v akej forme jej boli doručené. Účtovník následne prevedie všetky doklady z listinnej do elektronickej podoby, čím dochádza v prípadoch, keď bol pôvodný doklad vyhotovený a doručený v elektronickej podobe, k porušeniu zákona.
„Firma by si mala preto zabezpečiť túto transformáciu sama a na spracovanie účtovníkovi odovzdať už transformované doklady. Tie faktúry, ktoré jej boli doručené v listinnej podobe poštou, môže do elektronickej podoby upraviť skenovaním,“ poznamenáva predsedníčka dozornej rady SKDP.
Sken dokumentu môže byť ďalej uložený v digitálnej schránke alebo na cloudovom úložisku, ku ktorému má prístup aj účtovník, ktorý zaúčtuje príslušný účtovný prípad. Druhým riešením je, že úpravy vykoná účtovník, avšak firma mu musí odovzdať doklady v takej forme, v akej boli pôvodne vyhotovené.
