Bez ohľadu na veľkosť firmy a typ odvetvia, v ktorom pôsobí, zostávajú hlavné ciele mnohých spoločností rovnaké. To, o čo sa väčšina z nich popri zvyšovaní zisku neustále snaží, je zjednodušenie obchodných procesov, väčšia efektivita a produktivita práce ľudí a znižovanie nákladov.
V boji o získavanie lojálnych zákazníkov a zvyšovania zisku obstoja najmä firmy, ktoré sú otvorené inováciám a dokážu sa adaptovať meniacemu sa trhu. Ak sa vám ešte nepodarilo získať konkurenčnú výhodu, môže to byť spôsobené aj tým, že využívate staré informačné systémy, alebo naopak nepoužívate žiadne. Najväčšou devízou firiem v biznise sú však v súčasnosti najmä aktuálne dáta. Moderný ERP systém vám poskytuje okamžitý prístup k najdôležitejším informáciám, bez ktorých sa dnes nezaobíde žiadna firma. Kým sa vaši konkurenti spoliehajú na manuálne narábanie údajov z excelovských tabuliek, vaši ľudia môžu mať prístup k dátam oveľa rýchlejšie.
Čo je ERP systém?
ERP je skratka, ktorá pochádza z anglického pojmu Enterprise Resource Planning. V preklade znamená plánovanie podnikových zdrojov. Aj z toho teda vyplýva, že ide o systém pre strategické riadenie firmy alebo podniku. Firmy, ktoré využívajú ERP, dokážu lepšie plánovať, dosahovať svoje ciele a koordinovať firemné zdroje. Vďaka cenným dátam v systéme môžu vyhodnocovať a nastavovať svoje obchodné stratégie.
Vďaka využívaniu ERP systému si každá firma môže zodpovedať aj dôležité otázky typu: ako efektívnejšie evidovať obchodné prípady a pracovať s objednávkami, lepšie plánovať výrobu, nákup alebo predaj tovaru, skladovať zásoby alebo expedovať tovary.
ERP sytém môžete využívať pri riadení procesov v rôznych oblastiach, či už ide o financie a účtovníctvo, riadenie zákaziek a obchodu, v rámci ľudských zdrojov, zákazníckej podpory či výroby a logistiky. Stačí si to len predstaviť v praxi. Neprofesionálna komunikácia ľahko zmarí možnú objednávku zákazníka. Predĺženie dodacej lehoty vyvoláva nedôveru. Nedostatočná dostupnosť produktov a služieb zase obchodu znižuje tržby. S dobre vybraným ERP systémom môže ísť ľahšie aj logistika. Jednak zabezpečí plynulé prijímanie a vybavovanie objednávok v požadovanom čase a kvalite, evidenciu zásob a skladu, ale aj monitoringu prepravy a mnohé ďalšie procesy.
Aké sú výhody ERP?
ERP ponúka aj FLOWii. Jeho hlavnou výhodou je, že dokáže spájať firemné procesy ako sú administratíva, financie, sklad, výrobu a zjednocovať všetky dáta do jedného systému. Jeho využívaním možno zefektívniť spoluprácu s partnermi, zákazníkmi, odberateľmi i dodávateľmi.
Kvalitný zákaznícky servis, krátke dodacie lehoty, dostupnosť produktov a služieb, ochota riešiť reklamácie - to sú všetko faktory, ktoré zákazníci a odberatelia vnímajú pri každej transakcii. Pre mnohé firmy je už iba otázkou času, kedy siahnu po ERP ako logistickom informačnom systéme, aby mohli dlhodobo zabezpečiť neustále rastúce požiadavky zákazníkov a zároveň skvalitňovať svoje služby a byť tak míľovými krokmi pred konkurenciou.
ERP má rôzne ďalšie výhody, ktoré by ste mali poznať:
- centralizácia dát - všetky informácie máte v jednom systéme a vaši ľudia k nim majú prístup odkiaľkoľvek (či sú v kancelárii, pracujú z domu alebo sú na služobnej ceste)
- efektívnejšie riadenie procesov a lepšie pracovné podmienky pre zamestnancov
- detailný monitoring udalostí v rámci firmy – vždy viete, čo sa vo firme deje a na čom vaše tímy práve pracujú
- sledovanie pohybu materiálu medzi jednotlivými strediskami (sklad, výroba, výrobky po záruke, hotové výrobky a pod.)· výmena dát (import, export) s inými systémami
- umožňuje jednoduché globálne integrácie (výmenné kurzy, jazyky a pod.)
- prispôsobiteľné užívateľské rozhranie vrátane nastavenia oprávnení jednotlivých zamestnancov
- bezpečnosť dát
Vďaka dobrému ERP riešeniu sa už nemusíte vo firme manuálne viesť záznamy. Ba práve naopak, zlepšíte kvalitu spracovania získaných informácií. Dáta dnes majú pre firmy veľkú cenu. Vaše oddelenia majú bezproblémový a okamžitý prístup k informáciám. Ak ich pravidelne aktualizujete a máte v nich prehľad, môžete s nimi ďalej efektívne pracovať aj vďaka analytickým ERP nástrojom na plánovanie a prognózy obchodu, vystavovanie cielenejších ponúk či strategickejšie rozhodovanie sa. Vďaka reportingu je firma pripravená proaktívne reagovať na meniace sa potreby trhu.
Za úspechom firmy Profirol, ktorá sa zaoberá tieniacou technikou, sú najmä dobre nastavené procesy, v rámci ktorých využíva aj FLOWii. Manažéri i zamestnanci majú prostredníctvom ERP všetky informácie na jednom mieste. „Vo firme máme dobrý prehľad o cash flow, využívame online fakturáciu i CRM. Na mesačnej báze si robíme finančné štatistiky a tak vieme, koľko peňazí do firmy prichádza alebo koľko odišlo. Vieme si usledovať aj obchodné prípady a evidenciu zákaziek a omnoho viac,“ hovorí majiteľ spoločnosti Andrej Lehota.
Ako vybrať vhodného dodávateľa ERP?
Zavedenie ERP systému vo firme potrebuje svoj čas. Jeho nesprávny výber môže mať dôsledky aj pre váš biznis, preto dôležité rozhodovanie sa a porovnávanie jednotlivých systémov na trhu nepodceňujte.
Skúste sa držať niekoľkých dôležitých pravidiel, kým si vyberiete vhodný ERP systém:
- Pred výberom ERP pre vašu firmu si zadefinujte ciele, ktoré systém musí spĺňať
- Doprajte si čas nielen pri výbere EPR, ale aj pri zavedení softvéru
- Naštudujte si všetky funkcionality, ktoré ERP ponúka a porovnajte, či prinášajú vhodné riešenia pre vašu firmu
- Vyberajte si ERP nielen podľa veľkosti firmy, ale aj jej zamerania
- Dobre si preverte vášho budúceho dodávateľa a uistite sa, že ponúka kvalitnú zákaznícku podporu (ideálne v jazyku, ktorý vo firme využívate)
- Do výberu ERP, testovania a pripomienkovania zapojte všetkých ľudí, ktorí budú systém používať
- Pred zavedením ERP pripravte potrebné smernice a zaveďte interné pravidlá
- Doba zavedenia ERP môže trvať pol roka, aj viac – závisí od toho, ako budete vo firme disciplinovaní
Aká je cena ERP systému?
Cena ERP, a teda podnikového informačného systému, sa na trhu značne líši. Odvíja sa od veľkosti firmy, ale aj od jej požiadaviek na funkcionality softvéru. Najnižšia cenová kategória ERP systémov sa pohybuje od 2 až do 10-tisíc eur. Pod túto cenu spadá napríklad základné doplnenie funkcionalít k už existujúcemu účtovnému softvéru.
Stredná cenová kategória ERP sa pohybuje v rozmedzí 10 až 70-tisíc eur. Ide o systém určený najmä stredne veľkým spoločnostiam, ktoré majú do 250 zamestnancov. Cena môže byť samozrejme aj vyššia. Závisí od požiadaviek na softvér a ako sú vo firme nastavené procesy. Najvyššia cenová kategória za ERP sa pohybuje od 70-tisíc eur a týka sa najmä veľkých nadnárodných a globálnych spoločností.
V prípade FLOWii cena ERP systému závisí od ceny licencie i konkrétnych riešení, ktoré si firma vyberie pre zlepšenie procesov svojho biznisu. Ceny sa odvíjajú aj od aktualizácie a údržby systému, či dostupnosti zákazníckej podpory a prípadných špeciálnych požiadaviek firiem.
Vlastný server alebo cloud?
Nefunkčné technológie môžu spôsobiť vo firme doslova chaos. Už pandémia ukázala, že držať sa dát na vlastných serveroch alebo počítačoch môže byť pre biznis kontraproduktívne. Jednak z hľadiska prístupu zamestnancov k dátam a jednak z hľadiska financií. Koľko vás dnes stojí prevádzka serverov a ich bezpečnosť?
Využívanie cloudových služieb firmami je už v digitálnej dobe samozrejmosťou. Výhodou ERP na cloude je, že k nemu môžete pristupovať prostredníctvom webového prehliadača, vďaka čomu systém môžete používať prakticky odkiaľkoľvek. Cloudový ERP softvér už nepotrebujete inštalovať do počítačov.
Mini ERP systém od FLOWii umožňuje jednoduchú registráciu cez internetový prehliadač, pričom softvér si môžete zakúpiť na ľubovoľný počet mesiacov. Výhodou tiež je, že máte k dispozícii aj mobilnú aplikáciu, čím sa k firemným dátam dostanete prostredníctvom počítača, tabletu alebo mobilu kdekoľvek, kde je prístup na internet. Ide o cenovo dostupné riešenia, ktorých aktualizácia je vykonávaná poskytovateľom softvéru v pravidelných intervaloch.
ERP systém pomáha aj pri zvyšovaní reputácie značky
Akákoľvek nepredvídateľná kríza môže byť pre firmu znesiteľnejšia, ak má pod kontrolu dôležité procesy a prehľad o tom, čo sa vo firme deje. Firmy neustále migrujú na cloudový erp systém a využívajú jeho potenciál. Manuálne procesy sú dnes už nielen nákladné a neefektívne na prevádzku, ale veľakrát pri nich dochádza k chybovosti, ktorú možno eliminovať práve vďaka automatizácii. Aj tým firmy prispievajú k dobrej povesti svojej značky.
Okrem znižovania firemných nákladov softvér môže výrazne pomôcť reputácii značky. Jednoducho sa vyhnete neželaným sťažnostiam zákazníkov a obchodných partnerov a vaša dôveryhodnosť sa zvýši, čo sa v strednodobom a dlhodobom horizonte odzrkadlí aj na počte vašich lojálnych zákazníkov.
