Život bez mailu. Skúsili ste to?

„Hoď mi to do mailu, aby som nezabudol“. Veta, ktorú v čase smartfónov a počítačov používame až príliš často. Do inboxu prídu každodenne stovky nových správ. Mnohé sú dôležité, ale drvivá väčšina je len zbytočný spam. V podstate to nie je problém, ak by sme ich nekontrolovali a nevybavovali každých pár minút. Narúša to našu sústredenosť, produktivitu a pohodu v práci, údajne až znižuje IQ.

Hlavný problém e- mailu: mnohí ho používajú nesprávne. To znamená pričasto a potom sú konfrontovaní s mnohými informáciámi, ktoré v skutočnosti nepotrebujú.

Michal Kubíček pracuje ako internetový konzultant a prevádzkuje niekoľko webových projektov a e-shopov. Pred štyrmi rokmi si povedal, že prestane odpovedať na všeobecné otázky každému, kto mu napíše.

Zmenil stratégiu vybavovania e-mailov a proces zracionalizoval. „Dnes som dostal už 173 správ, naposledy som ich vybavoval pred obedom,“ vraví pre TREND.sk. E-maily teda vybavuje len niekoľkokrát denne, keď sa mu v inboxe nahromadia.

Do sekcií

„Mám ich rozdelené na tri sekcie. Prvou sú maily, ku ktorým sa vraciam, preto ich archivujem. Sú to maily, ktorých obsah ma zaujíma a prečítam si ich večer. Druhou kategóriou sú maily, na ktoré musím odpovedať. Počkám si, kým ich príde viac a potom na ne odpovedám naraz. Vybavím ich za niekoľko minút a ušetrím čas. Treťou kategóriou sú maily, ktoré si vyžadujú ďalšiu činnosť, napríklad nejaké notifikácie alebo platby,“ vraví M. Kubíček. Aby ho maily nerušili, vypol si zvukové notifikácie a mnohé maily vybavuje cez aplikáciu v smartfóne, keď má na ne chvíľu čas.

Mail považuje za skvelý vynález, ktorý mu umožňuje archivovať si výsledky pracovných stretnutí. Telefón využíva najmenej a má na to racionálne zdôvodnenie. „Viete, keď ste mi zavolali, vyrušili ste ma pri práci na niekoľko minút. Vy ste o tom rozhodli. Ale ak mi pošlete mail, ja rozhodnem, kedy tie minúty obetujem na odpísanie otázok,“ dodáva M. Kubíček.

Podľa štúdie konzultačnej spoločnosti McKinsey je elektronická pošta druhý najväčší požierač pracovného času. Ak by sa komunikácia v práci zefektívnila napríklad cez sociálne siete, zamestnanec by mohol odísť z práce o dve hodiny skôr, ušetril by 25 až 30 percent svojho pracovného času.

Zlepšenie produktivity práce v čase mailovej komunikácie

Až štyri mesiace

Ročne tak zamestnanec vo veľkej korporácii chtiac-nechtiac strávi na mailoch 680 hodín, čo je pri bežnej osemhodinovej šichte 85 dní alebo štyri pracovné mesiace (ak má 20 pracovných dní).

Tieto prepočty urobil bývalý zamestnanec IBM Luis Suarez (podobnosť mien s futbalistom s ostrými zubami čisto náhodná). Ten vo februári 2008 dostal revolučný nápad. Zbavil sa mailov úplne. A to aj napriek tomu, že pracuje v medzinárodnej korporácii IBM, kde je mail hlavným komunikačným prostriedkom.

L. Suarez svoju e-mailovú adresu, samozrejme, stále má, ale rozhodol sa, že prestane odpovedať. Na jeho mail chodili termíny porád a mnohé interné informácie, ktoré si síce pozrel, ale odmietal odpovedať. Jeho šéf pracoval pritom z USA, on žil a pracoval v španielskej Gran Canarii. Kolegovia mu dávali dva týždne, ale on vydržal až do svojho odchodu pred pár mesiacmi. V IBM pracoval 17 rokov.

Kedysi dostával 30 až 40 mailov denne, dnes ich dostáva 16 týždenne. Na prvý pohľad sa Španiel rozhodol pre extrémne riešenie, ale v skutočnosti dal prednosť len iným službám na komunikáciu – internej sociálnej sieti (Connections) a súkromným sociálnym sieťam ako Facebook alebo Twitter.

Dnes si to nevie vynachváliť - zvýšila sa mu vraj efektivita práce a je menej vyrušovaný pri nej. „Je to, samozrejme, komplikované v tom, že nahradíte jednu pomôcku - teda e-mail - viacerými vecami. Akonáhle si na to ale váš mozog zvykne, stanete sa produktívnejším,“ povedal prednedávnom v Hyde Parku ČT24.

Ako sa zvýšila jeho produktivita, chcel aj zmerať. Nainštaloval si počítačovú aplikáciu a rok si meral čas strávený na sociálnych sieťach. Vyšlo mu 35 dní, oproti 85 dňom v dobe aktívneho využívania e-mailov. „Len dve až tri hodiny týždenne som trávil premazávaním schránky.

V skutočnosti nikdy neplánoval pochovať e-mail, len uprednostniť modernejšie a rýchlejšie technológie. Išlo teda o prechod z jednej formy komunikácie do druhej. Tvrdí, že ľudia by nemali odpovedať cez e-mail, ale riešiť inak. Pretože čím viac bude človek na e-maily reagovať, tým viac ho budú zaplavovať. Reťazec preto treba podľa neho prelomiť.

„Keď im budete odpovedať cez Twitter, začnú to robiť aj oni,“ vraví. Ľuďom radí, aby si maily usporiadali do kategórií (v jeho prípade to bolo až 40) ako porady, notifikácie, pozvánky, zdieľanie fotiek a podobne.

Pointou je, aby si človek vygeneroval kategórie a priradil k nim službu, ktorá by to urobila lepšie. Napríklad na zdieľanie súborov nemusí použiť pracovný mail, ale Dropbox. Ak chce okamžitú odpoveď, zavolá dotyčnému cez telefón a ak chce k textu brainstorming, nahrá text do Google Documents. Dnes sa vlastnou skúsenosťou živí: po odchode z IBM sa stal konzultantom, ktorý firmám radí, ako lepšie využívať špecializované sociálne siete pre vnútrofiremnú aj externú komunikáciu.