Virtuálky fungujú ako aplikácia na počítači či v tablete alebo v telefóne. Podľa informácie Finančnej správy o kód k VRT požiadalo dosiaľ vyše 10-tisíc podnikateľov. Nové žiadosti však pribúdajú každý deň. Daniari ich vybavia do týždňa.

Čo čaká tých, ktorí si ešte žiadosť o virtuálnu pokladnicu nepodali a tak ju reálne budú môcť používať napríklad až o mesiac?

„Zákon platí. Od apríla musia podnikatelia pri nových službách evidovať úhrady v hotovosti v pokladnici. Ak si ešte virtuálnu nestihli vybaviť, mali by začať používať klasickú registračnú pokladnicu,“ konštatuje hovorkyňa Finančnej správy Patrícia Macíková. Prvých pätnásť aprílových dní sa podnikateľ pokuty obávať nemusí ak čaká na pridelenie kódu pokladnice. Zákazníkom môže vydávať do 15. apríla príjmové pokladničné doklady. 

Ak príde do prevádzky podnikateľa kontrola a tá zistí, že začal používať virtuálnu pokladnicu neskôr a napríklad dvojmesačné  mesačné tržby neevidoval v pokladnici, daniari mu dajú pokutu minimálne 330 eur.

Ubytovanie v zozname

V zozname služieb s povinnou registráciou platieb sa ocitlo napríklad „hotelové a podobné ubytovanie, autokempingy, táboriská a miesta pre karavány, turistické a iné ubytovanie a ešte aj ostatné ubytovanie.“ Podnikateľ začína sezónu ubytovania až v júli. Musí od apríla začať používať pokladnicu? Ak začne ubytovávať hostí a prijímať od nich poplatok za ubytovanie až v lete, stačí keď začne podnikateľ virtuálnu pokladnicu používať až v lete. Tak znie odpoveď Finančnej správy.

Iné pravidlá platia pre podnikateľov, ktorí už vlani používali klasickú registračku. Virtuálnu pokladnicu môžu začať používať až od 1. januára 2016.

Denná uzávierka nie je

Do konca marca mali podnikatelia možnosť vyskúšať si všetky funkcie virtuálky okrem vytlačenia bločku v testovacom prostredí. Od apríla už musia pracovať s pokladnicou naostro - napríklad s dokladmi s veľmi nízkou sumou.

Dušan Peško ako zástupca softvérovej firmy Cígler Software mal možnosť zoznámiť sa s fungovaním virtuálnych pokladníc skôr. Upozorňuje na hlavné odlišnosti oproti klasickej registračke.

„Dennú uzávierku vo virtuálnej pokladnici nehľadajte. Zatiaľ čo používatelia klasických registračných pokladníc a fiškálnych tlačiarní sú povinní vyhotoviť na konci dňa dennú uzávierku a nalepiť ju do knihy pokladnice, vo VRP táto funkcia nie je.“

Narábanie s peniazmi

Ďalším rozdielom je, že ranný počiatočný vklad hotovosti nahradí (večerný) výber. Virtuálna pokladnica podľa D. Peška rieši lepšie a logickejšie prácu s peňažnou hotovosťou. Klasické registračné pokladnice totiž majú tú vlastnosť, že po dennej uzávierke vynulujú aj stav hotovosti.

„Je to nelogické, pretože ak večer pokladník väčšiu časť tržby vyberie a v pokladnici si ponechá iba drobné na vydávanie do druhého dňa, nemala by hotovosť klesnúť na nulu. V praxi preto používatelia klasických registračných pokladníc pred začiatkom predaja zaevidujú do pokladnice hotovostný vklad. VRP vzhľadom k tomu, že nevykonáva dennú uzávierku, ani nenuluje stav hotovosti, ktorý v nej ostáva. Ak tržbu odnášate napríklad do banky, musíte na konci zmeny vybranú hotovosť zaevidovať ako výber.“

Eviduje len peniaze

Ak začínate od apríla používať VRP, zabudnite na platenie platobnými kartami, poukážkami, či stravenkami. Ak vám teda zákazník zaplatí kartou, budete si to musieť poznačiť a večer potom hotovosť prepočítať tak, že platby inými platidlami zohľadníte tak, aby pokladníkovi nevzniklo manko.

D. Peško to ilustruje na príklade. Ráno vloží obsluha do pokladnice hotovosť na rozmieňanie 40 eur. Zákazník zaplatí v hotovosti 35 eur - VRP zaeviduje tržbu. Zákazník zaplatí kartou 60 eur - VRP zaeviduje tržbu. Pokladnica teda eviduje hotovosť 135 eur (40+35+60), ale reálne je v pokladnici o 60 eur menej, teda 75 eur.

„Preto si pokladník musí odkladať papieriky o platbách kartou, aby večer vedel povedať, že mu nechýbajú peniaze, lebo časť tržieb nebola hotovosť ale karta a peniaze prídu na účet podniku do banky.“

Bez drahého servisu a plomby

Podnikateľ s virtuálkou nepotrebuje servisnú organizáciu, ani povinnú servisnú prehliadku. Výhodou je, že nie je potrebné ju kupovať či nosiť do opravy. Zaobíde sa aj bez plomby. Tlačiareň, pripojená k počítaču, ktorá bude tlačiť pokladničné doklady, nepotrebuje byť označená plombou.

Na druhej strane môže byť problémom, že VRP sa nedá spojiť so žiadnym účtovným softvérom. Rovnako sa nedá pripojiť k inému zariadeniu na predaj, napríklad k čítačke čiarových kódov, alebo k peňažnej zásuvke. Jedna dobrá správa tu však podľa D. Peška je. „Aby podnikateľ nemusel všetky doklady vypisovať ručne, obsahuje VRP aj zoznam predávaných položiek - akýsi cenník a tento okrem možnosti vytvoriť si ho cez internet ručne umožňuje aj načítanie (tzv. import) cenníkových položiek z Excelu (vo formáte csv, alebo xml). Samozrejme počet a veľkosť importného súboru sú obmedzené, aby nedošlo k preťaženiu systému neadekvátne veľkými dátami.“

Manipulácia? Skoro nemožná

Tržby budú uložené priamo na serveroch Finančnej správy. Bude možné s údajmi nejako manipulovať? Podľa D. Peška to bude takmer nemožné.

„Pokiaľ ide o riziká na strane podnikateľa, tak je dôležité aby si pracovníci s pokladnicou dobre uchovávali heslá. Riziko je hlavne v tom, že ak niekto bude poznať meno a heslo k VRP, môže to zneužiť a vystaviť doklad za „inú“ firmu. Zákazník by potom odišiel z obchodu s pocitom že má legálny bloček, ale tržba by sa vo výnosoch objavila niekomu inému.“