Za rok fungovania virtuálnu pokladnicu využilo viac ako 23-tisíc podnikateľov, ktorým vznikla povinnosť evidencie tržieb prostredníctvom registračnej pokladnice. Jej výhodou je, že je bezplatne prístupná online na portáli Finančnej správy pre tých podnikateľov, ktorí mesačne nevyhotovia viac ako 1 000 pokladničných dokladov.
Od júla sa jej používanie môže rozšíriť. Ministerstvo financií dalo do pripomienkového konania vyhlášku, ktorou umožní jej použitie všetkým podnikateľov, ktorí vydajú mesačne najviac 3-tisíc bločkov.
O virtuálnu pokladnicu môže podnikateľ požiadať prostredníctvom elektronického formulára alebo osobne na daňovom úrade. Vytlačenú a podpísanú žiadosť podnikateľ naskenuje a pošle elektronicky ako prílohu Všeobecného podania na portáli Finančnej správy v časti register. Môže ju podať aj osobne na podateľni ktoréhokoľvek daňového úradu. Po overení údajov uvedených v žiadosti pracovník daňového úradu podnikateľa zaregistruje a pridelí mu kód VRP. V bezpečnostnej obálke mu poštou prídu prihlasovacie údaje do aplikácie.
Základným predpokladom je internetové pripojenie užívateľa. Virtuálnu pokladnicu je možné používať na klasickom stolovom počítači či notebooku, alebo prostredníctvom smartphonu cez mobilnú aplikáciu. K týmto koncovým zariadeniam musí byť pripojená tlačiareň na tlač dokladov.
Aplikácia Virtuálna pokladnica funguje pre platformy Android a iOS. Táto aplikácia je určená podnikateľom, ktorým nevyhovuje elektronická registračná pokladnica (ERP). Výhodou je, že VRP netreba zakúpiť ani platiť za servis. Za klasickú elektronickú registračku zaplatíte pritom minimálne 300 eur. Podnikateľ nemusí robiť denné uzávierky, archivovať tlačené výstupy ani meniť fiškálnu pamäť – keďže ju vôbec neobsahuje. Inak je práca s pokladnicou podobná práci s ERP. Podnikateľ nablokuje tovar, či službu a vytlačí pokladničný doklad, ktorý odovzdá zákazníkovi.
Užívatelia virtuálnej registračnej pokladnice, ktorí s ňou pracujú prostredníctvom mobilných telefónov, majú od mája prihlasovanie sa do aplikácie jednoduchšie. Finančná správa prichádza s novinkou prihlasovania sa pomocou PIN alebo odtlačku prsta.
Od roku 2015 sa výrazne rozšíril zoznam služieb, na ktoré sa vzťahuje povinnosť evidencie tržieb v pokladnici. Povinnosť používať elektronickú registračnú pokladnicu musí fyzická alebo právnická osobu, ktorá má oprávnenie na podnikanie, teda vykonáva podnikateľskú činnosť podľa Obchodného zákonníka. Môže ísť napríklad o živnosť, eseročku, ale aj neziskovú účtovnú jednotku, ktorá vykonáva okrem svojej hlavnej činnosti aj podnikateľskú činnosť. Povinnosť používať elektronickú registračnú pokladnicu sa vzťahuje aj na zahraničných podnikateľov.
Pokladnicu musia mať aj podnikatelia predávajúci tovar alebo poskytujúci službu uvedenú v prílohe č. 1 zákona o používaní ERP. Na predaj tovaru sa zákon vzťahuje vždy, pričom podľa zákona o používaní ERP je tovarom akýkoľvek výrobok, polotovar, materiál alebo surovina predávaný podnikateľom. Rozsah služieb sa od 1. apríla 2015 výrazným spôsobom rozšíril. Tržby musí v pokladnici evidovať napríklad aj taxikár, opravár áut, hotelové a podobné ubytovania, právnici, účtovníci, audítori, cestovné kancelárie či zubári.
