Spracovanie osobných údajov už len na základe zmluvy

Dňa 30. apríla 2013 bol v parlamente prijatý nový zákon o ochrane osobných údajov, ktorý vyšiel v Zbierke zákonov Slovenskej republiky dňa 28. mája 2013 pod číslom 122/2013. Nový zákon bol vytvorený v dôsledku povinnosti Slovenskej republiky transponovať smernicu Európskeho parlamentu a rady 95/46/ES z 24. októbra 1995. Platiť začne od 1. júla 2013.

Zákon priniesol významnú zmenu pre podnikateľov pôsobiacich v oblasti informačných technológii, keďže najmä tí pri svojich každodenných činnostiach prichádzajú do kontaktu s osobnými údajmi svojich obchodných partnerov alebo dokonca s osobnými údajmi klientov svojich obchodných partnerov. V týchto situáciách sa stávajú sprostredkovateľom v zmysle zákona o ochrane osobných údajov, lebo spracúvajú osobné údaje v mene iného prevádzkovateľa, svojho obchodného partnera.

Po starom bol sprostredkovateľ oprávnený spracúvať osobné údaje len v prípade, ak mal s prevádzkovateľom uzatvorenú písomnú zmluvu alebo mal od prevádzkovateľa písomné poverenie na spracúvanie osobných údajov. Starý zákon však pritom nestanovoval žiadne obsahové náležitosti na zmluvu alebo poverenie, úplne teda postačovalo stručné písomné poverenie obsahujúce jednu či dve vety.

Nový zákon o ochrane osobných údajov v ustanovení § 8 stanovuje presnejšie požiadavky na obsah písomnej zmluvy medzi prevádzkovateľom a sprostredkovateľom, pričom nový zákon už vôbec nepočíta s písomným poverením. Za každých okolností bude teda potrebná písomná zmluva, ktorá bude musieť obsahovať:

• identifikáciu zmluvných strán v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia a adresu trvalého bydliska fyzickej osoby alebo názov, právnu formu, adresu sídla a IČO právnickej osoby,
• stanovenie dňa, odkedy je sprostredkovateľ oprávnený začať so spracúvaním osobných údajov pre prevádzkovateľa,
• účel spracúvania osobných údajov,
• názov informačného systému,
• zoznam osobných údajov, ktoré sa budú spracúvať,
• okruh dotknutých osôb,
• podmienky spracúvania osobných údajov vrátane zoznamu povolených operácii s osobnými údajmi,
• vyhlásenie prevádzkovateľa, že pri výbere sprostredkovateľa dbal na jeho odbornú, technickú, organizačnú a personálnu spôsobilosť a jeho schopnosť zaručiť bezpečnosť spracúvaných osobných údajov v súlade so zákonom,
• súhlas prevádzkovateľa so spracúvaním osobných údajov sprostredkovateľom prostredníctvom subdodávateľa, tretej osoby,
• dobu, na ktorú sa zmluva uzatvára,
• dátum uzatvorenia zmluvy,
• podpisy zmluvných strán.

Predmetná zmluva musí byť uzatvorená pred začatím spracúvania osobných údajov sprostredkovateľom, alebo najneskôr v deň začatia spracúvania osobných údajov sprostredkovateľom. Napriek tomu, že zákon predpokladá samostatnú zmluvu, možné je tiež iba zakomponovanie jednotlivých ustanovení do inej zmluvy, napr. zmluvy o poskytovaní služieb, zmluvy o dielo a podobne.

Sprostredkovateľ je oprávnený spracúvať osobné údaje len v rozsahu, za podmienok a na účely dojednané v zmluve. Sprostredkovateľ je oprávnený využívať pri spracúvaní osobných údajov pre prevádzkovateľa tretiu osoby, teda subdodávateľa len v prípade, ak to mal dohodnuté v zmluve a prevádzkovateľ s využívaním subdodávateľa súhlasil. Sprostredkovateľ však zodpovedá tak, akoby spracúval osobné údaje sám.

Na zmeny v legislatíve upozornila advokátska kancelária Nechala & Co.

Foto na titulke:sxc.hu / forwardcom