Ako stihnúť všetky stretnutia, porady, pripraviť prezentáciu, napísať report, absolvovať školenie, vybaviť poštu a telefonáty a popritom ešte rozmýšľať nad stratégiou a motivovať ľudí? Time manažment je pre manažérov jeden z najpálčivejších problémov.
Kníhkupectvá sú plné kníh, ako zvládať stres a vtesnať maximum povinností do pracovného dňa, ktorý nikdy nie je dosť dlhý, a pritom dodržiavať zdravú rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom. Napriek tomu sa to mnohým nedarí.
Vlastný zmysel
„Ak by existovalo univerzálne použiteľné riešenie, veľa konzultantov by prišlo o prácu,“ mieni generálny riaditeľ spoločnosti SAP Slovensko Milan Hán. A priznáva, že všelieky a rady o nastavení priorít mu veľmi nepomáhajú. Skôr som zmietaný udalosťami, ktoré premazávajú moje nastavenia, a jediným pánom všetkého je inštinkt, vysvetľuje.
Príčinu svojich problémov s časovým manažmentom vidí v rýchlych zmenách, ktoré prináša život. Tie vedia poriadne zamávať s prioritami.
A na trochu nadnesenom príklade vysvetľuje, že to, čo sa zdá byť jeden deň najdôležitejšie, sa o 24 hodín môže javiť v úplne inom svetle: „Ako by ste sa pozerali na získanie významnej zákazky, keby vám pod oknami fičali tanky?“
Aj šéf spotrebného družstva COOP Jednota Adrián Ďurček priznáva, že time manažment patrí k jeho najväčším problémom. Preto sa ostatného polroka venoval jeho dôslednej analýze, na čo si prizval aj poradenskú firmu. Odpoveď našiel: treba prestať riadiť operatívu, ktorá zaberá najviac času. A delegovať viac právomocí, činností a úloh.
„Správny top manažér by mal používať osemdesiat percent svojho času na definovanie strategických a vizionárskych cieľov, lebo iba tie môžu zabezpečiť dlhodobý úspech firmy,“ sumarizuje. S dodatkom, že sa to oveľa ľahšie hovorí, ako zabezpečuje.
Prirodzene, s delegovaním úzko súvisí schopnosť určiť si ciele a priority. „Zásadnou chybou je, ak manažéri nevedia rozdeliť čas na rovnako dôležité problémy,“ vysvetľuje člen predstavenstva spoločnosti Penta Investments Jaroslav Haščák.
Potom totiž môžu minúť hodinu svojho času na riešenie otázky za sto korún namiesto problému za desať miliónov. Napríklad tak, že sa venujú nákupu toaletného papiera namiesto otvárania novej fabriky, vysvetľuje.
Plánovanie
Za nevyhnutnosť považujú úspešní manažéri dôsledné plánovanie. Najväčšie strategické úlohy a ciele veľakrát definujú a prehodnocujú podľa toho, kedy sa sumarizujú chod a výsledky firmy.
Teda ročne, polročne či kvartálne. Spolu so strategickými úlohami im najdlhšie v kalendároch svietia udalosti ako konferencie, školenia či pracovné cesty, keďže sa o nich rozhoduje aj mesiace dopredu.
Technickému riaditeľovi Soitronu Petrovi Horňákovi sa napríklad osvedčilo bežne plánovať tri týždne vopred. „Mesiac považujem za príliš dlhý čas a týždenné plánovanie je už operatíva,“ hovorí.
A dodáva, že aj keď si precízne rozvrhne každý týždeň a deň projektu, od prvého dňa musí robiť zmeny podľa aktuálneho diania.
Tak ako mnohí iní manažéri, aj on zaviedol plánovanie, aspoň čiastočne, i v súkromnom živote. Napríklad si vyhradil čas na dcérkine hodiny jazdenia na koni a zapísal si rodinné výročia a sviatky.
„Prirodzene sa však bránim tomu, aby som mal súkromný život naplánovaný do detailov,“ hovorí. Aby sa nestalo, že si manželka bude musieť pozrieť kalendár a dohodnúť termín stretnutia, dodáva s úsmevom.
Niektorí manažéri svoje súkromie nielenže neplánujú, ale naň úplne zabúdajú. Potom po desiatich rokoch veľkého pracovného nasadenia zistia, že majú rozbitú väčšinu vzťahov, pretože ich zanedbávali, hovorí Zoltán Demján, majiteľ konzultačnej spoločnosti Peak Explorers.
A pripomína, že nikto by nemal zabúdať ani na seba. Je dobré vyhradiť si každý týždeň v kalendári čas na fyzický či osobnostný rozvoj. Napríklad šport, vzdelávanie sa, meditáciu, hudbu či literatúru.
Skúsenosti pritom ukazujú, že manažéri by mali rozplánovať približne 60 až 70 percent svojho času. Ak to nedodržia a nastane nejaká kríza, obvykle si nájdu čas na úkor seba.
„Sami pred sebou sa najľahšie ospravedlníme. Je jednoduchšie odsunúť napríklad vzdelávanie sa, ako zrušiť pracovné stretnutie,“ vysvetľuje Z. Demján.
Kúpte budík
Aj keď netreba rozplánovať každú minútu dňa, je dôležité dodržiavať harmonogram. Ak mám na pracovné stretnutie vyhradenú hodinu, tak na nej musím trvať, podotýka predseda predstavenstva firmy Trenkwalder Luboš Sirota.
Docieliť sa to dá dobrou prípravou. A pripomína, že mítingy, ktoré majú viac ako 90 minút, sú poznačené stratou koncentrácie účastníkov, točením sa v kruhu a v konečnom dôsledku nižšou efektívnosťou.
Pre tých, ktorí nezvládajú takýto time manažment, má členka predstavenstva VÚB Elena Kohútiková jednoduchú radu. Treba si zaobstarať minútky, ktoré zazvonia päť minút pred rokovaním, a hneď odísť.
Budík by mal zvoniť aj štvrť hodiny pred ukončením stretnutia. Aby účastníci vedeli, že treba smerovať k záverom, odporúča.
Samozrejme, míting, ktorý nemá jasný program či význam pre účastníka, je stratou času. „Ak neviem, ako môžem prispieť svojou účasťou, treba sa jednoducho slušnou formou opýtať na program,“ hovorí Z. Demján.
Spomína si na jedného manažéra, ktorý dlhší čas chodieval na porady generálneho riaditeľa, hoci nevedel načo. Keď po školení o time manažmente konečne našiel odvahu opýtať sa na dôvod, zistil, že šlo o chybu.
Asistentka ho omylom zaradila na mailing list. On ako poslušný psík chodil na schôdze a nemal odvahu odporovať, dodáva Z. Demján.
Žrúti času
Za jeden z najrušivejších faktorov pri dodržiavaní plánov a najväčších „žrútov času“ viacerí konzultanti označujú elektronickú poštu. „S e-mailami treba zaobchádzať ako s klasickou poštou,“ pripomína Demján. To znamená, spoľahnúť sa na asistentku pri jej triedení, prípadne zap- núť v programe filter na ich triedenie.
Vhodné je aj vypnúť upozorňovanie na nové e-maily. Len málokto totiž odolá zvedavosti a otvorí ich. Manažéri si preto na prácu s elektronickou poštou často vyhradia konkrétnu hodinu a inak ju nekontrolujú.
„Nikdy sa nevenujte bezprostredne po príchode do práce čítaniu a prechádzaniu e-mailov,“ odporúča obchodný riaditeľ TV Joj Martin Heržo. Podľa neho je lepšie ráno najprv spraviť prácu, ktorá je najdôležitejšia. Potom sa nestane, že pred obedom má človek pocit, že stratil pol dňa, dodáva.
Ďalšou častou chybou je, že sa manažéri nechajú pri práci vyrušovať. Či už asistentkou, kolegami alebo podriadenými. A to aj problémami, ktoré nie sú veľmi dôležité. „Treba naučiť okolie, že nemôže kedykoľvek prísť s hocijakou banalitou,“ zhrňuje Z. Demján svoje skúsenosti zo školení.
Vyrušenie, ktoré trvá desať minút, totiž v skutočnosti zaberie raz toľko času. Pretože manažéra vytrhne zo sledu myšlienok a nejaký čas trvá, kým sa znovu dostane do tvorivého stavu, dodáva.
A treba si vytvoriť aj systém ukladania informácií alebo dát – papierových aj elektronických. Hľadaním rôznych zle uložených informácií totiž manažér priemerne stratí denne 40 minút.
Výnimky
Dodržiavať všetky zásady time manažmentu, pravda, vyžaduje pevnú vôľu a sebadisciplínu. „Je to ako so zdravým životným štýlom. Veľa sa o tom popísalo, no stačí sa neprejedať a športovať,“ mieni J. Haščák.
Ľuďom sa však tieto dve zásady nechce dodržiavať a potom špekulujú a utiekajú sa k rôznym teóriám, vysvetľuje. Hoci priznáva, že ani on sám svoje plány vždy nedodržiava. Dokonca robí výnimky takmer každý deň. Viem, čo je racionálne, no neviem sa toho držať a často podľahnem emocionálnym faktorom, hovorí.
Napríklad pri otázkach súvisiacich s problematikou medziľudských vzťahov a personálnym manažmentom. „Nechal som sa vtiahnuť do diskusie, či má na svojej pozícii zotrvať človek, ktorý je štyri úrovne podo mnou,“ hovorí sebakriticky.
A dodáva, že chyba bola už to, že s týmto problémom za ním prišiel šéf divízie, ktorý to tiež nemal riešiť. Dobrým príkladom je aj rozhovor s TRENDOM o time manažmente v deň, ktorý mal J. Haščák pôvodne vyhradený na samoštúdium.
Aj keď zvládať manažment času je pre manažérov zdanlivo nevyhnutné, nebýva táto schopnosť pravidlom. „Stretol som sa dokonca s projektovým manažérom, ktorý nebol schopný zorganizovať ani sám seba, nieto ešte ostatných,“ spomína P. Horňák. A dodáva, že s pracovníkom sa firma rýchlo rozlúčila.
Ak sa človek nevie vnútorne stotožniť s time manažmentom a nepociťuje ho ako potrebu, nemal by byť na vyšších pozíciách, súhlasí Z. Demján. A dodáva, že takíto ľudia nájdu skôr uplatnenie v kreatívnej oblasti. No spomína si aj na výnimku.
Na jednom z jeho seminárov sa zúčastnil vrcholový top manažér, ktorý nebol schopný zostavovať a dodržiavať plán ani po individuálnom koučingu. Napriek tomu ostal vo svojej funkcii.
Jeho ľudské kvality a odborné schopnosti sú také vysoké, že okolie tento nedostatok akceptuje. Bežný manažér si to však málokedy môže dovoliť.
- Sedem návykov efektívnych ľudí
- pochopte význam a silu každodenných rozhodnutí, ktoré vo svojom živote robíte
- prekonajte obavy a nedostatok motivácie na prevzatie iniciatívy
- naučte sa, ako prekonávať nepriaznivé podmienky a dosahovať ciele v osobnej i pracovnej oblasti
- vytvorte si svoje osobné poslanie, ktoré vám bude oporou pri vyjasnení hodnôt a stanovení cieľov v živote
- pomôžte členom svojho tímu stanoviť víziu, vytvoriť jednotu a prekonať negatívne myslenie
- zamerajte úsilie svojho tímu na potreby zákazníkov
- využívajte svoj čas tak, aby naliehavé veci neodsúvali nabok tie skutočne dôležité
- naučte sa zvládať čas a pracovný stres pomocou efektívneho plánovania
- dosiahnite rovnováhu medzi prácou a osobným životom
- naučte sa stanovovať si ciele a dodržiavať sebadisciplínu pri ich naplňovaní
- nahraďte konkurenčné myslenie ko operatívnym
- naučte sa vytvárať pri riešení konfliktov a rokovaní atmosféru dôvery
- uzatvárajte dohody výhra – výhra
- naučte sa počúvať, aby ľudia okolo vás cítili porozumenie
- uvedomte si, že ak venujete čas pochopeniu druhých, budete aj vy lepšie chápaný
- pochopte, ako vnímame a ako toto vnímanie ovplyvňuje naše myslenie a rozhodovanie
- naučte sa vytvárať trvalé vzťahy založené na vzájomnej dôvere
- zažite prínos skutočne tímovej práce, ktorá je založená na vzájomnej úcte a ocenení rozdielností
- naučte sa riešiť konflikty hľadaním nových riešení, nie pomocou kompromisov
- naučte sa obnovovať sily vo všetkých oblastiach osobného i pracovného života
- rozpoznajte činnosti, ktoré vo vašom tíme zvyšujú schopnosť a spôsobilosť dosahovať vynikajúce výsledky
1. Buďte proaktívni
2. Začínajte s myšlienkou na koniec
3. To najdôležitejšie dávajte na prvé miesto
4. Myslite spôsobom výhra – výhra
5. Najprv sa snažte pochopiť, potom byť pochopený
6. Vytvárajte synergiu
7. Ostrite pílu
PRAMEŇ: www.franklincovey.cz
Ilustračné foto - Profimedia.cz
