Jedným z nástrojov znižovania nákladov a súčasne boja proti korupcií na úradoch je verejné obstarávanie. Súhlasím s názorom, že najúčinnejším spôsobom šetrenia je nenakupovať to, čo nakupovať netreba. Napríklad ak nejaký úrad nakupuje tonery do tlačiarní (a každý úrad predsa "musí" nakupovať tonery), mali by sa v prvom rade prijať opatrenia nato, aby ich bolo potrebných čo najmenej. Ak už však nakupovať naozaj treba, tak s rozumom a tak, aby sa systémovo zabraňovalo korupcii.

Na ministerstve práce (MPSVaR) preto

  • to čo sa dá, nakupujeme spoločne pre celý rezort
  • pri verejnom obstarávaní využívame elektronické aukcie

...a čo je samozrejmosť, rešpektujeme a dodržiavame zákon č. 25/2006 Z.z. o verejnom obstarávaní.

Účastníkmi elektronickej aukcie (e-aukcie) sa môžu stať len takí uchádzači, ktorí splnili vopred dané podmienky účasti (osobné, technické, ekonomické) a požiadavky verejného obstarávateľa na predmet zákazky. Samotná elektronická aukcia je nástroj na zostavenie poradia ponúk uchádzačov automatizovaným vyhodnotením.  V elektronickej aukcii uchádzači súťažia o samotné zadanie zákazky po splnení všetkých ostatných požiadaviek už len z hľadiska výhodnosti nimi navrhovanej ponuky.

V elektronickej aukcii sa súťaží o najnižšiu ponúknutú cenu za požadovaný predmet zákazky alebo o iné hodnoty ponúk, ktoré verejný obstarávateľ vopred označil ako kritériá na vyhodnotenie ponúk. Tieto hodnoty musia byť vyjadriteľné číselne alebo percentuálne. V zmysle zákona o verejnom obstarávaní e-aukciu nemožno začať skôr ako dva pracovné dni odo dňa odoslania výzvy na účasť v elektronickej aukcii.

Verejný obstarávateľ má zo zákona tieto možnosti určenia spôsobu ukončenia vyhodnocovania ponúk prostredníctvom e-aukcie, ktoré sa môžu aj vzájomne kombinovať:

  • vo výzve na účasť v e-aukcii vopred uvedie dátum a čas jej skončenia (fix) - tak sa stalo v neslávne známej e-aukcii na platinové sitká, ktorá trvala 20 minút
  • alebo e-aukciu ukončí, ak nedostane žiadne ďalšie nové ceny alebo nové hodnoty, ktoré spĺňajú požiadavky týkajúce sa minimálnych rozdielov - v takomto prípade sa uvedie vo výzve na účasť v elektronickej aukcii, aká lehota musí uplynúť od prijatia poslednej ponuky do skončenia elektronickej aukcie (napr. 2 minúty od posledného zníženia), tzv. "plazivá" elektronická aukcia  - takto postupuje MPSVaR SR
  • alebo ak sa dokončil počet etáp v elektronickej aukcii, ktorý bol pevne určený vo výzve na účasť v elektronickej aukcii.

Mimochodom, zákon o verejnom obstarávaní zakazuje verejnému obstarávateľovi používať elektornickú aukciu spôsobom, ktorý by bránil čestnej hospodárskej súťaži.

Ako MPSVaR nastavuje elektornické aukcie pri kritériu, ktorým je najnižšia cena

V elektronickej aukcii môžu účastníci aukcie (vyzvaní uchádzači) znižovať jednotkové ceny a tým celkovú cenu (alebo len celkovú cenu, ak nie je celková cena zložená s viacerých jednotkových cien) za predmet zákazky, ktorú uviedli v cenovej ponuke doručenej verejnému obstarávateľovi v lehote na predkladanie ponúk. 1)

Vo výzve na účasť v e-aukcii verejný obstarávateľ oznámi dátum a čas začatia e-aukcie, pravidlá predkladania ponúk v priebehu e–aukcie a technické nároky aukčného softvéru  so súčasným umožnením vstupu účastníkom do virtuálnej aukčnej siene. Uchádzač sa následne zaregistruje do systému podporujúceho e-aukciu prostredníctvom mena, hesla a kľúča, ktoré mu budú zaslané na kontaktnú e-mailovú adresu, aby sa mohol zúčastniť medzikola a súťažného kola e-aukcie.

Medzikolo slúži k zadaniu vstupných cenových ponúk. 2) V tomto kole si môže účastník elektronickej aukcie prezrieť a vyskúšať prácu v prostredí konkrétneho aukčného softvéru.

V súťažnom kole elektronickej aukcie môže účastník upravovať svoje cenové ponuky iba smerom dole o vopred stanovený minimálny rozdiel,3) ktorý je určený buď konkrétnou číselnou hodnotou alebo percentuálne, pričom počet jednotlivých krokov nie je limitovaný. Aby sa predišlo omylu účastníka pri predkladaní nových cenových ponúk v priebehu e-aukcie, dôsledkom ktorého by mylne predložil neobvykle nízku cenovú ponuku, verejný obstarávateľ určí aj maximálny krok 4)  zníženia jednotkovej ceny (resp. celkovej ceny) – buď percentuálne vo vzťahu k poslednej predloženej najnižšej cenovej ponuke alebo číselne.

Súťažné kolo má stanovený minimálny (riadny) čas elektronickej aukcie, spravidla 30 minút. Aukcia sa predlžuje o vopred určený čas (spravidla 2 minúty) v tom prípade, že účastník v závere riadneho času e-aukcie (spravidla v posledných 2 minútach riadneho času) zníži svoju ponuku aspoň o minimálnu povolenú sumu a nová cenová ponuka predložená účastníkom je nižšia ako celkovo najnižšia zadaná cenová ponuka. Takto nastavené pravidlá podporujú hospodársku súťaž medzi uchádzačmi a verejnému obstarávateľovi umožňujú dosiahnuť čo najväčšiu úsporu. 

Účastníkovi elektronickej aukcie sa v priebehu súťažného kola zobrazuje okrem organizačných informácií (čas trvania/skončenia e-aukcie a pod.) len jeho vlastná ponuka (posledná ním predložená ponuka), jeho okamžité poradie a najnižšie ponúknuté jednotkové ceny s celkovou cenou (alebo len najnižšia celková cena) v e-aukcii, nesmie sa mu však zobraziť totožnosť ostatných účastníkov. V jeho náhľade na virtuálnu aukčnú sieň sa mu nezobrazuje ani počet účastníkov. Tieto opatrenia pôsobia preventívne voči možnostiam vytvárania kartelových dohôd medzi účastníkmi e-aukcie.

V elektronickej aukcii môže mať verejný obstarávateľ zriadený administrátorský i pozorovateľský prístup s rôznou mierou identifikácie účastníkov, pričom totožnosť jednotlivých účastníkov sa zobrazuje len administrátorovi e-aukcie, zatiaľ čo oprávnený pozorovateľ vo svojom náhľade vidí len ponuky anonymných účastníkov.

Elektronická aukcia sa vyhodnocuje automaticky bez zásahu verejného obstarávateľa a účastník e-aukcie je o výsledku informovaný ihneď. Celý priebeh e-aukcie od odoslania pozvánok až po ukončenie e-aukcie je zaprotokolovaný. Tento proces je nastavený maximálne transparentne, aby sa zamedzilo zneužívaniu aukčného systému. Na internetovej stránke MPSVaR je uvedený zoznam e-aukcií obsahujúci základné informácie o počte účastníkov jednotlivých e-aukcií, o vysúťažených cenách a podobne.

Príklad tzv. „plazivej“ elektronickej aukcie na ministerstve práce

Poznámka. Tzv. "plazivá" elektronická aukcia na rozdiel od e-aukcie s fixne stanoveným časom ukončenia môže trvať aj niekoľko hodín (v danom prípade elektronická aukcia trvala vyše 8 hodín), ale spravidla sa ňou dosiahne väčšia úspora.

Elektronická aukcia na predmet zákazky: ,,Dodanie originálnych náplní do tlačiarenských zariadení v rezorte práce, sociálnych vecí a rodiny“, ktorá sa uskutočnila dňa 07.06.2011:

  • Čas trvania – od 09:00 do 17:34, t. j. vyše 8 a pol hodiny
  • Spolu 73 cenových položiek – prvých 21 boli skupiny niekoľkých tonerov spolu
  • Cena sa mohla meniť za každú položku samostatne
  • Minimálne zníženie bolo 0,5% z jednotkovej ceny
  • Aukcie sa zúčastnili traja uchádzači
  • Ak sa zmenila akákoľvek cena (nielen najnižšia cena) v posledných 2 minútach riadneho času e-aukcie, aukcia sa predĺžila o ďalšie 2 minúty. Aukcie môžu byť nastavené buď na pevný čas, alebo je často predlžovanie umožnené len pri zmene celkovej najnižšej ceny alebo najnižšej ceny niektorej položky. Ak sa však aukcia nastaví tak, že sa predlžuje pri akejkoľvek zmene ceny (teda nie len pri zmene celkovej najnižšej ceny), aukcia trvá oveľa dlhšie, ale aj dosiahnuté úspory sú spravidla vyššie.
  • Počet predĺžení spolu: 242
  • Konečná úspora oproti predpokladanej hodnote bola 1.227.253,47 Eur bez DPH (1.472.704,16 Eur s DPH)
  • Úspora oproti najnižšej cene na začiatku e-aukcie: 1.174.222,31 Eur s DPH
  • Úspora v rámci aukcie – najnižšia vstupná a konečná cena: 17,79 %

MPSVaR realizuje v procese verejného obstarávania nad rámec zákona o verejnom obstarávaní nasledovné kroky

  • realizuje elektronické aukcie pri verejnom obstarávaní tovarov a služieb od hodnoty 10 000,- Eur bez DPH (pri stavebných prácach od 20 000,- Eur bez DPH) a dokonca aj pri niektorých zákazkách s nízkou hodnotou, ak je to účelné, efektívne a povaha predmetu zákazky to pripúšťa
  • zverejňuje súťažné podklady k verejným obstarávaniam na internetovej stránke MPSVaR, z ktorej si ich záujemcovia môžu bezplatne sťahovať 24 hodín denne, 7 dní v týždni spravidla až do posledného dňa lehoty na predkladanie ponúk v jednotlivých verejných obstarávaniach, zatiaľ čo u väčšiny verejných obstarávateľov je záujemca nútený písomne požiadať o súťažné podklady vo vymedzených úradných hodinách a len v lehote výrazne kratšej (niekedy aj o 1 – 2 týždne) oproti lehote na predkladanie ponúk
  • zasiela na uverejnenie do Vestníka verejného obstarávania aj dobrovoľné oznámenia (výzvy na účasť) pri takých zákazkách s nízkou hodnotou, kde je to efektívne vzhľadom na predpokladanú hodnotu zákazky a kde je predpoklad širšej hospodárskej súťaže, aby sa dosiahla čo najväčšia hospodárnosť a efektivita pri hospodárení s verejnými prostriedkami
  • zverejňovalo na internetovej stránke MPSVaR informácie o zrealizovaných e-aukciách už pred prijatím príslušného uznesenia vlády
  • zverejňuje na internetovej stránke MPSVaR aj nahrávku samotného priebehu e-aukcie
  • približne 9 mesiacov využívalo MPSVaR možnosť bezplatného testovania e-aukčných softvérov od rôznych poskytovateľov  a od septembra 2011 má uzavretú zmluvu so spoločnosťou NAR marketing s.r.o. na poskytovanie virtuálnej aukčnej siene, hotlinu a hostingu.

Ocenenie ministerstva práce

Dňa 9.11.2011 bola na 7. ročníku konferencie eBF v Ostrave (ČR) riaditeľovi odboru verejného obstarávania MPSVR SR, Mgr. Jaroslavovi Lexovi, udelená cena FSA MASTER za r. 2011 za 2. miesto  v kategórii MASTER.

FSA - Fair Sourcing Awards (cena čestného nákupu) sú ocenenia udelené za inovatívne alebo dlhodobé využívanie e-aukcií a iných elektronických nástrojov, ktoré umožňujú zvyšovať ekonomickú efektivitu nákupných rozhodnutí, ktoré prinášajú väčšiu transparentnosť výberových konaní (vrátane verejného obstarávania) a obmedzujú korupčné správanie. Kategória MASTER – je určená pre oceňovanie najvýraznejších osobností v elektronizácii súťaží nákupných procesov a verejných obstarávaní.- ide o vizitku ministerstva práce, s prehľadným a férovým priebehom tendrov a využívaním e-aukcií, umožňovaniu elektronického prístupu k súťažným podkladom 24-hodín denne, zverejňovaniu informácií o ukončených elektronických aukciách nad rámec zákona, vďaka čomu dokázal rezort práce ušetriť viac ako 5 miliónov eur oproti cenám z minulosti. Fair Sourcing Awards sa odovzdávajú jedenkrát ročne pri príležitosti konania konferencie eBF (predtým e-biz forum) na základe prihlášok uchádzačov  tieto ocenenia.  Ide o odbornú medzinárodnú konferenciu, obyčajne usporiadanú v prvej polovici novembra v Ostrave už od roku 2005, zameranú predovšetkým na zdieľanie skúseností  vo využívaní e-aukcií a obstarávania. Od roku 2007 sa na konferencii udeľujú čestné uznania a ocenenia. Doteraz ich FSA udelila 48 a ich význam a prestíž každým rokom narastá. 

*****

Poznámky:

1) O jednotkové ceny sa súťaží spravidla pri predmete zákazky zloženom z viacerých položiek, najmä však v prípadoch rámcových dohôd, kde je tento spôsob efektívnejší, ako predkladanie len celkovej ceny za predmet zákazky.

2) Vstupné cenové ponuky sú cenové ponuky účastníkov e-aukcie, ktoré sú zhodné s ich ponukami predloženými verejnému obstarávateľovi v papierovej podobe v lehote na predkladanie súťažných ponúk. 

3) Minimálny rozdiel po sebe predkladaných ponúk jednotlivým účastníkom elektronickej aukcie (alebo minimálny krok) - verejný obstarávateľ ho môže stanoviť z preventívnych dôvodov, aby sa zbytočne nepredlžoval priebeh e-aukcie a aby podnietil účastníkov výraznejšie znižovať ponuky v priebehu e-aukcie. Minimálny rozdiel predkladaných ponúk verejný obstarávateľ uvedie už v súťažných podkladoch. Príklad stanovenia minimálneho rozdielu: ak verejný obstarávateľ stanoví v e-aukcii minimálny rozdiel predkladaných ponúk vo výške 50 eur, kde je predpoklad nacenenia dotknutej položky vo výške 10.000 eur, účastník, ktorý v e-aukcii predložil ponuku vo výške 10.000 eur, môže svoju ďalšiu ponuku znížiť minimálne o 50 eur, teda aspoň na 9.950 eur, atď.

4) Maximálny rozdiel po sebe predkladaných ponúk jednotlivým účastníkom elektronickej aukcie (alebo maximálny krok) - verejný obstarávateľ ho môže stanoviť z preventívnych dôvodov. Príklad stanovenia maximálneho rozdielu: ak verejný obstarávateľ stanoví v e-aukcii maximálny rozdiel predkladaných ponúk vo výške 2000 eur, znamená to, že ak účastník e-aukcie predložil ponuku vo výške 10.000 eur, môže svoju ďalšiu ponuku znížiť maximálne o 2000 eur, teda maximálne na 8.000 eur, ďalšia ponuka predkladaná týmto účastníkom sa môže znížiť maximálne na 6.000 eur, atď.