Prestížne ocenenia Microsoft Awards získali v ostatnom roku ďalší víťazi jednotlivých kategórií. Medzi najnovších sa s návrhom účtovného systému dostala aj IT spoločnosť QPC. Jej víťazný návrh pomáha zvýšiť produktivitu zamestnancov v logistickej spoločnosti Hopi.
Microsoft Awards 2021 za najinovatívnejšie digitálne riešenia alebo aplikácie si tento rok odnáša rad dômyselných nástrojov na zlepšenie efektivity procesov, komunikácie, spolupráce na diaľku a najnovšie aj účtovných systémov.
Zahltení faktúrami
Automatizácia procesov je dnes nutnosťou pre každú spoločnosť, nielen možnosťou, ako to bolo donedávna. Aj preto platí, že kto neautomatizuje, zaostáva a tým stráca konkurenčnú výhodu na trhu.
„Premýšľali sme nad tým, ktoré sú tie procesy, ktoré by podporili zrýchlenie logistiky. Našli sme konzultanta na zlepšenie technologických procesov. Riešenie nám ponúklo QPC Solutions, ktoré zastrešilo všetky požiadavky,“ hovorí výkonný riaditeľ logistickej spoločnosti Hopi Péter Vörös. Vo firme, ktorá má na starosti aj prepravné služby, bolo cieľom zrýchliť proces fakturácie, automatizovať a nahradiť opakované úkony robotom a zjednodušiť prácu pri vystavovaní faktúr klientom.
Dovtedy sa väčšina úkonov vykonávala manuálne a dáta k fakturácii, ako aj samotné cenníky a výnimky sa uchovávali v excelovských tabuľkách. Práca so systémom bola náročná pre časté kopírovanie dát. Pravidelné úkony fakturácie boli kapacitne náročné a samotný výpočet komplikovaný pre množstvo výnimiek.
Ponúknuté riešenie QPC Solutions prišlo s kombináciou viacerých nástrojov od Microsoftu, ktoré možno v procese fakturácie využiť. Súviselo s automatizovaním exportovania údajov zo systému SAP na skladovanie, distribúciu, príjem a výdaj tovarov. Prinieslo aj prehľadnú evidenciu klientov (s prepojením na obchodný register) a zjednodušilo kalkuláciu fakturovaných súm podľa aktuálneho cenníka. Výsledkom nového procesu bolo automatizované generovanie reportov robotom, ktorý mesačne spracoval viac ako osemtisíc kalkulácií.
Postupná aplikácia
Ako dodáva šéfka starostlivosti o zákazníkov Renáta Pištejová, automatizácia fakturácie v novom nastavení znamená najmä uľahčenie práce ľuďom a odstránenie pochybení ľudského faktora.
„Rozhodli sme sa automatizovať proces fakturácie, ktorý bol náročný na mravčiu prácu viacerých kolegov. Bez ľudského faktora a vďaka zníženiu chybovosti je efektivita práce vyššia,“ hovorí. Okamžitým benefitom je, že z niekoľkodňovej fakturácie je niekoľkohodinová. Zamestnanci Hopi vnímali a prijali zmenu pozitívne, pretože im zostal priestor na prácu, ktorá má pridanú hodnotu. Svoju energiu vkladajú do zlepšovania práce, nie do jej udržiavania. „Zároveň sme vyhoveli našim zákazníkom tým, že sme sa stali rýchlejšími a flexibilnejšími, čo je win-win situácia pre všetkých,“ naznačuje R. Pištejová.
Podľa Pétra Vörösa šli v Hopi do nového projektu postupne. Pred ním už absolvovali s QPC menší pilotný projekt podobného druhu v sekcii dopravy, ktorý mal pozitívnu spätnú väzbu. Tá Hopi motivovala pokračovať v ďalších zlepšeniach pri väčších, náročnejších a obsiahlejších projektoch.
„Kolegovia vnímajú osobnú zodpovednosť za všetky činnosti, takže si museli zvyknúť na to, že sa môžu v istých veciach úplne spoľahnúť na nový proces fakturácie. Inak sa však so systémom a s novým systémom práce úplne stotožnili,“ vysvetlila šéfka starostlivosti o zákazníkov. Aj preto v Hopi v ďalších rokoch plánujú v digitalizácii pokračovať. Stanú sa bežnou súčasťou našej práce a života, hovorí šéf Hopi. Otázkou je iba to, do akej miery sa budú spoliehať na externé poradenstvo.
Microsoft hľadá inovatívne firmy
O ocenenie v 22. ročníku súťaže Microsoft Awards sa uchádzalo rekordných 124 unikátnych riešení. Porota vyberala víťaza v celkovo 10 tematických (napríklad dáta & analytics alebo secure remote work) a v dvoch presahových kategóriách: digital transorfmation award a SMB innovation award. Tá kladie dôraz na procesy, služby alebo infraštruktúrne riešenia malých a stredných podnikov, ktoré tvoria asi polovicu českej ekonomiky.
Medzi 22 víťaznými projektmi naprieč rôznymi segmentmi od retailu cez zdravotníctvo, energetiku alebo finančníctvo sa častejšie ako v minulosti umiestnili aplikácie pre hybridnú spoluprácu a zvýšenie efektivity procesov s cieľom zlepšiť zákaznícku skúsenosť.
„Inovatívne technológie prispievajú k lepšiemu fungovaniu veľkých výrobných podnikov a logistických spoločností, akou je aj Hopi. Nástroje pre komunikáciu, spoluprácu, vzdialené pripojenie alebo ochranu dát prinášajú rýchlejšiu a efektívnejšiu koordináciu procesov s vysokou úrovňou zabezpečenia firemných dát. Výsledkom je lepšia komunikácia so zákazníkom a modernizácia produktov a služieb. Cloud samotný je platformou, ktorej dávajú vyšší zmysel práve riešenia našich partnerov. Je pre nás veľkou cťou, že môžeme byť súčasťou digitálnej transformácie slovenských podnikov, ktorá vo výsledku prispieva k posilňovaniu konkurencieschopnosti Slovenska,“ vysvetľuje Martin Hruška, riaditeľ pre partnerský ekosystém v spoločnosti Microsoft Česká republika a Slovensko.
Súťaž Microsoft Awards oceňuje najlepšie a najinovatívnejšie riešenia alebo aplikácie na podporu digitalizácie vyvinuté partnermi z programu Microsoft Partner Network pre svojich klientov za uplynulé obdobie. Pri hodnotení sa odborná porota v rámci jednotlivých odvetví zameriava na to, ako technológie pomohli zmeniť vzťah so zákazníkmi a spôsob práce zamestnancov, ako umožnili inovovať procesy a výrobu alebo ako napomohli vznik nových produktov a služieb. Víťazné riešenia sú odporúčané a podporované spoločnosťou Microsoft v Českej republike a na Slovensku. Prehľad všetkých ocenených riešení je publikovaný v online brožúre Najlepšie riešenia Microsoft Awards za daný rok.
Prečítajte si o ďalších ocenených riešeniach TU.
Tento článok označený We know how vznikol v spolupráci s komerčným partnerom. Redakcia nie je jeho autorom, ale obsah článku považuje za prínosný pre čitateľa.
